核實函只能用於環保課題調研或相關資訊核實，內容要打印或工整書寫，塗改無效。復印件或電子版存根要妥善保存備查。使用範圍不能超出發函人的工作區域。
填寫收件人單位、收件人名稱、身份等信息必須真實，填寫主題內容必須清楚明了，資訊稿件不得有虛假不實內容。
主題詞***4組（即本函件所涉關鍵詞）：行業或領域（相關職能部門的詞）、事件或課題（文件內容的詞）、網訊或內參（文件平臺的詞）、並核實函字樣（反映文件形式的詞），依先後順序使用。
核實函領用人負責其領用核實函的簽發和使用，領用人不得將空白核實函交予他人使用
核實函不得影印、彩印或復制後對外使用，每個編號核實函必須使用帶紅章原件，並明確標有開具日期，有上述違規者以偽造公函論處。附件是資訊核實稿件，稿件內容要真實，並向總部報備。
按接收核實函的主體或核實函的核實內容，做到壹函壹主體，壹函壹事件，不可壹函多用。
因聘任期滿、自願離退、違規除名等情況不再從事本單位工作之日起，停止使用《帶章空白核實函》，應及時退回總部繳銷，以免保管不當出現問題。