1.境外R&D費用必須是實際發生的，且與企業生產經營和技術創新直接相關；
2.境外R&D費用在企業所得稅匯算清繳時予以扣除；
3.具體扣除方式為，在計算企業所得稅應納稅所得額時，境外R&D費用計入當期成本或費用，從應納稅所得額中扣除，扣除比例壹般為80%；
4.相關證明材料，如R&D合同、發票、付款憑證等。，扣除時需要提供。
申請委托境外R&D費用壹般需要遵循以下步驟:
1.預申報:境外R&D費用發生前，需向相關管理部門進行預申報，如提前向地稅局備案，申請辦理《企業境外支付申請表》等相關申請表；
2.提供證明材料:需要相關證明材料，如境外服務貿易合同、境外服務貿易結算單、發票、匯票等。
3.繳納相關稅費:需要繳納相關稅費，如企業所得稅、增值稅等；
4.申請審批:需要向相關行政部門申請審批，如地稅局、國家外匯管理局等。
綜上所述，境外R&D費用扣除涉及企業所得稅的計算和申報，具體操作程序和要求可能因地區而異。具體操作建議咨詢當地稅務機關或會計師事務所。
法律依據:
《中華人民共和國民法典》第919條
委托合同是委托人和受托人約定由受托人處理委托人事務的合同。
第922條
受托人應當按照委托人的指示處理委托事務。如需變更委托人的指令，應經委托人同意；因緊急情況難以與委托人取得聯系的，受托人應當妥善處理委托事務，但事後應當及時向委托人報告情況。