只有發生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形，且不符合發票作廢條件，或部分退回及銷售折讓，才可開具紅字發票。目前普通發票、電子普通發票、機動車銷售統壹發票無須開具紅字信息表，在開票系統中可直接開具紅字發票，只有增值稅專用發票需要開具紅字信息表。
壹張紅字專用發票信息表，不可分兩張及兩張以上開具負數發票。銷售方開具專用發票尚未交付購買方，以及購買方未用於申報抵扣並將發票聯及抵扣聯退回的，銷售方可在新系統中填開並上傳《信息表》。填開時應填寫對應藍字發票信息。