(1)確定會議舉行時間，地點。可以開個籌備會，確定開會時間，提前預定好開會的地點場所。
（2）確定參加會議的人員。既然是籃球社的成立大會，自然參加的人員就有籃球社的社員，社團內部管理人員和學校領導了，大會前夕要確定好參加的人員，擬定人員（特別是學校領導）的名單。最重要的是要提前預約好他們。
（3）找好會議主持人，擬定主持辭。提前安排發言人，擬定好發言稿。
（4）擬定會議內容。例如整理會場現場，，介紹參加大會的人員和與會領導的名單，進行升國旗儀式，揭牌儀式，社員代表發言，學校領導發言等等。
（5）開會前夕將與會人員進行明確的分工：如整理會場（安排人員的座次，現場的桌椅擺放，麥克風等音響設備的調試），通知參加會議的人員，進行宣傳。
（6）召開大會時，安排人員引導入場和維護好現場秩序。
（7）可以開會了。