正式文件的種類包括決議、決定、命令、公告、通告、意見、通知、通告、報告、請示、答復、動議、信函和會議記錄。公文是法定機關和組織在公務活動中，按照特定的文體，經過壹定的處理程序形成和使用的書面材料，也稱公文。無論是從事專業工作還是行政事務，都要學會通過公文傳達政策、處理公務，保證各種關系的協調和事務的決策，使工作正確高效地進行。
除書面文件外，公文還包括電信文件(電報、電話記錄)、聲像文件(錄音、錄像)和圖表文件(主要是附有簡要文字說明的圖表)。隨著電子計算機的廣泛使用，組織開始使用各種辦公自動化工具，並且還使用計算機來形成組織管理自動化系統。電子計算機集數據、文字、圖像和音頻處理於壹體，使文件的運行進入了壹個全新的快速、準確的階段，因此對文件處理提出了更高的技術要求。
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