首先，最大的不同就是發票除了可以做為收取往來款的憑證外，還可以作為壹家企業成本、費用和收入的原始憑證，而收據只能作為收取往來款項的憑證。說白了，發票可以作為報銷的憑證列入成本費用;而收據僅僅能夠證明發生的現金關系而無法列入成本費用。所以，從消費者的角度來說，如果只是為了證明支付了某筆款項，並不不是用之於報銷，則開收據就行。而如果是企業用途的支出，之後需要用在企業報銷，這個時候必須索要發票。
收據也分成很多種。用於單位內部發生的業務如材料內部調撥、收取員工押金、退還多余出差借款等，這個時候使用企業內部自制收據是合法的憑據可作為成本費用入賬。企業和部隊之間發生業務往來，按照規定免稅的可以使用部隊監制的收據，這種收據也可以入賬。行政事業單位發生的行政事業性收費，可以使用財政部門監制的收據，同樣可以入賬。還有稅務機關監制的收據，用於企業之間業務往來。