購買物品前要落實經費來源。預算采購計劃明細內的物品，按預算執行；有預算資金但未列入預算采購計劃明細的零星物品采購，須先履行報批手續，經主管院長及相關職能部門負責人同意；預算外申購物品的，要經過有關部門的可行性論證，並嚴格履行追加預算程序，落實資金來源後再組織采購。
報銷發票（境內發票）必須是稅務部門統壹印制並印有稅務監制章的有效票據。報銷發票必須具備：付款單位名稱（華北科技學院）、開票日期、開票人姓名、發生費用的內容、商品的名稱、數量、單價、金額等；購買辦公用品、實驗材料、圖書資料等物品，品種較多票據上無法逐項列明的，需附銷貨單位提供的機打小票或加蓋財務專用章的購物清單。報銷票據上必須蓋有填制單位的發票專用章或財務專用章。凡填寫有大寫和小寫金額的發票，大寫與小寫金額必須相符。報銷時，票據必須有經手人、驗收人及部門負責人的簽字。購置設備屬於固定資產（800元及以上）的需提前到資產處辦理固定資產驗收手續，購置教學實驗材料、低值耗材、辦公耗材等需提前到資產處辦理驗收、入庫等相關手續，然後持驗收單、入庫單等及發票到財務處報銷；各部門用日常經費購置儀器設備的，需提前征得主管院領導、資產處及財務處的同意，由資產處組織采購後，持驗收單及發票到財務處報銷。