1.作用:材料集中，時間有針對性，起到基礎作用。直接查閱匯編文件可以代替查閱原始文件，有利於查閱和利用。
2.結構:由封面、文件目錄和匯編文件組成。
封面:由公司名稱+文件編制、起止時間、編制單位、編制時間組成。
文件目錄:由序號、文號、發文單位、標題、發文時間、頁碼、備註組成。
編譯文件:即按文件字體大小排列的文件。
發文較少的單位壹年可以編壹個匯編，發文較多的單位可以根據發文數量編幾個匯編。