2 .機密文件應按簽發機關的要求和有關規定進行清理或銷毀。
3 .不具有歸檔和保存價值的公文，經批準後可以銷毀。銷毀涉密文件必須嚴格按照審批登記程序的有關規定進行，確保不丟失、不遺漏。未經允許，個人不得銷毀或保存機密文件。
4.機關合並時，所有公文應相應合並管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文，應當按照規定向檔案管理部門移交。工作人員離職時，其所在機關應當督促其按照有關規定移交和清理臨時保管和借閱的公文。