終稿又稱原稿，是經領導審閱簽發或會議討論通過的終稿，是印刷原稿的依據。草案壹經領導簽字，即成為最終稿，未經領導同意不得修改。終稿反映了文件起草、審核、簽發的全過程，具有重要的參考價值和憑證作用。因此，任何需要保留的文件的最終草案也應該保留。
原件是根據最終版本打印的正式文本，用於發送。主送機關與抄送機關有分歧的，應當將原件送交主送機關。原件有標準格式和有效標誌，具有法律效力。其證據價值得到法律認可和保護。
與原件在形式上完全或部分相同的經更正的副本或復印件，用於復印、流通和歸檔備查。其中，與最終版本壹起用於歸檔的文本也可稱為歸檔。