中央國家機關根據檔案管理的需要，在職責範圍內指導本系統的檔案工作。
釋義本條是關於機關、團體、企業、事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案員的職責。
壹、機關、團體、企業、事業單位和其他組織的檔案機構或檔案員的職責。
檔案機構的設置和檔案人員的配備是檔案工作有序進行的前提和保證。機關、團體、企業、事業單位和其他組織需要對其形成的檔案的真實性、完整性、可用性和安全性負責，應當設立相應的檔案機構。因機構規模、檔案數量等原因未設立檔案機構的機關、團體、企業、事業單位和其他組織。，應當明確檔案工作的主管部門，指定專門的檔案工作人員。
相關檔案機構或檔案員的職責包括:壹是管理本單位的檔案。具體履行以下職責:貫徹執行與檔案有關的法律、法規、規章、規範性文件、政策和標準；建立健全本單位的檔案工作規章制度、各種檔案管理辦法和流程；指導本單位各部門文件材料的形成、積累和歸檔；統壹管理本單位的檔案，並按照規定向有關檔案館移交檔案。二是監督指導下屬單位的檔案工作。機關、團體、企業、事業單位和其他組織與所屬單位有明確的隸屬關系，這種監督和指導屬於單位內部管理。
二、中央國家機關系統檔案工作職責。
本條第二款規定的中央國家機關對本系統檔案工作的業務指導，屬於系統內的業務管理活動，是基於上級單位與下級單位的領導或指導關系，對具有行業管理特點的檔案館進行的業務指導。
新時期，社會分工越來越細化，許多行業基於各種業務活動的需要而形成的檔案，既符合檔案的壹般規律又具有行業特點。在這種情況下，中央國家機關有必要從行業管理的角度，明確這類檔案的壹些具體管理要求，發揮中央國家機關對本系統檔案工作的業務指導作用。
中央國家機關對本系統檔案工作的業務指導，不同於檔案主管部門對其管理對象的監督指導。檔案主管部門對檔案館和機關、團體、企業、事業單位及其他組織實行行政監督和指導。
行政監督是指檔案主管部門通過行政命令、行政檢查、行政處罰等行政行為來體現其監督職能。行政指導是指檔案主管部門依據職權，通過指導、勸告、提醒、建議等非強制性手段，引導管理對象依法管理檔案。如制定和發布指導性政策，提供技術指導和幫助，示範、引導、提醒、說服等。
中央國家機關在職責範圍內指導本系統的檔案工作，是檔案部門在檔案工作“統壹領導、分級管理”原則下履行檔案監管職責的重要補充。中央國家機關和檔案部門要加強協調，密切配合，相互支持，充分發揮兩方面的積極性，共同做好檔案工作。