需要註意的是,除了法人章,其他四章都需要按照相關規定在工商、公安、開戶銀行備案或蓋章。
1,公司公章
公司最有效的章是法人權利的象征。除非法律有特殊規定(如發票的蓋章),公章可以代表法人的意誌,簽署合同等法律文件。
使用範圍:所有以公司名義發送的信函、公文、合同、介紹信、證書或其他公司資料均可使用公章。
保管人:壹般來說,公章的負責人應該是公司的創始人或者他最信任的人,比如董事長或者總經理。
2.財務印章
使用範圍:通常在與銀行打交道時使用,如各種銀行憑證、匯票、支票的打印。此外,它還將用於金融交易的結算。
托管人:壹般由企業財務人員管理,可以是財務主管,也可以是出納。
3.合同印章
使用範圍:本單位對外簽訂合同時使用。可以在簽訂範圍內代表單位並加蓋合同專用章,由單位承擔由此引起的權利和義務。
壹般來說,合同在業務初期可以直接加蓋公章,減少壹個公章可以降低風險(如公章丟失、私用等。).
托管人:可以是公司法務人員、合作律師或行政部門。
4.發票印章
企業、單位和個體工商戶在購買和開具發票時需要加蓋發票專用章。印模上有公司名稱、發票專用章字樣和稅務登記號。
根據《發票管理辦法實施細則》的規定,通常需要在發票和抵扣聯上加蓋發票專用章。
註:只有在發票上蓋章或在發票領取簿上蓋章才有效。
保管人:壹般由財務部門發票管理員保管。
5.法定代表人姓名章
使用範圍:公司印章主要用於公司相關決議和銀行相關事務的辦理。印模上有公司名稱、發票專用章字樣和稅務登記號。通常用於註冊公司、企業基本賬戶開戶、支票背書的打印。
托管人:壹般是法人本人,有時候是公司財務部出納管理。
註:印章保管人沒有具體的法律規定,可以根據公司情況設置保管人。以上僅供參考。
公司各種印章的權威性不壹樣,所有文件都要重視。因此,公司印章的保存壹定要註意。
公司印章由專人保管,加蓋負責人印章和財務專用章,嚴格執行保管人交接制度。
6.壹般來說,可以采取以下措施保管公司印章:
1)印章管理員:明確印章管理員的崗位法律風險防範意識和職責。
公司可要求印章保管人或管理人簽訂《法律風險崗位承諾書》,明確保管人的法律風險防控意識和責任;同時,也要加強對他們印章管理的法律防範教育,讓他們充分認識到印章的重要性,加強印章管理技能和法律風險防範意識。
在強化管理者崗位意識的同時,還應建立規範的印章管理規章制度;比如明確印章管理員的管理職責,規範印章使用的業務流程,定期檢查印章使用情況,讓印章管理有章可循。
2)印章使用:建立並使用統壹的印章使用審批制度和使用登記表。
公司應建立並使用統壹的印章使用審批制度和使用登記表,使用者應遵守公司的印章使用規定。壹般來說,經企業領導批準後,印章使用者應填寫統壹的登記表;企業文書人員應認真審核待打印文件,核對是否與申請打印的內容和時間壹致,方可在相關文件上打印。
需要註意的是,使用印章時,要保證印章保管人親自使用印章,不能讓他人代為使用印章,更不能讓印章離開保管人的視線。壹般情況下,未經企業主要領導親自批準,使用者不得將印章取出。即使需要取出,也最好指定信得過的人跟隨,以保證印章的安全。
3)嚴格控制或禁止在空白單據上蓋章。
印章管理員在使用印章的過程中,必須保證使用者無法在空白單據上加蓋公司印章,如空白紙張、空白單據、空白介紹信等。如遇特殊情況,須經公司核心管理人員批準;如果蓋了章的空白單據沒用了,持有人也希望空白單據交回印章管理部門(如行政部、辦公室)妥善處理,以保證印章的安全。
4)對於變更或註銷的部門或公司,及時處理相關印章。
企業部門變更或撤銷後,統壹印章管理部門必須收集部門印章和印章記錄;掛靠分支機構註銷後;工商註銷手續辦理完畢後,分公司的所有印章和印鑒記錄,包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人印章等,都要收繳;項目部關閉後,項目部所有印章和印章記錄必須上繳企業印章管理部門。企業印章管理部門會同法律部門統壹銷毀收繳的印章,印章管理部門按照檔案管理規定對印章記錄進行歸檔。
5)印章不小心丟了怎麽辦?
印章丟失必須第壹時間向公安機關報案,並取得報案證明。同時,損失聲明應刊登在當地或當地報紙上。
之後刻章時要拿公安機關的報案回執、登報聲明、刻章申請等材料到當地公安機關備案,然後到指定的印章公司刻章。
如果公章丟失,即使保留了所有的公章信息,如樣式、代碼等,也不能私自刻制,否則將面臨拘留的行政處罰。
7.印章法律效力的判斷是價值判斷而非事實認定,所以主要體現在發生糾紛時。簡單舉幾個經常遇到的情況:
1)密封不當
內部印章對外使用,比如簽合同用人力印章和行政印章。錯誤使用印章類型,如對賬單上的稅票和勞動合同上的財務章。壹般情況下,只有印章不生效,但如果同時有代理人簽字蓋章,是否對公司生效,要看代理人是代理人還是合同中規定的具體代理人。
2)鍛造密封件
如果鑒定與工商、公安備案的印章不壹致,壹般可以認定不代表公司意思表示,即公司不承擔責任。但如果公司法定代表人同時有簽名(不是簽字),壹般會被推定為對公司有約束力;如果與同壹交易對手有類似的交易且已履行(如以前的合同、對賬等。),它們也將被推定為對公司具有約束力。
3)分公司蓋章的有效性
根據公司法,分公司不具有法人資格,產生的責任由公司承擔,地位類似於公司的內設機構。但是,分支機構和普通內設機構因為公司法的特殊規定,後果是不壹樣的;比如,壹個分支機構可以成為民事糾紛的被告,而壹個內設部門不能。公司的事情都是蓋分公司的章,壹般會對公司有約束力。