1.確認律師函的真實性
首先確定律師函的真實性，防止被騙。律師函需要加蓋律師事務所公章和律師簽名。可以通過網絡查詢相關律所和律師的情況，也可以撥打律師函上的電話進行查詢。不過，打電話詢問時要小心，以免對方保留相關證據。所以建議優先選擇網上驗證渠道。
2.檢查自己，停止使用盜版軟件或離線使用軟件。
自查可采取編輯網上問卷、員工自行申報、IT部門統計信息後重新核查等形式。問卷的內容應該包括:列出可能的軟件，安裝時間，授權等。獲得自檢統計數據後，對自檢結果涉及的軟件進行市場調研，估算單價或套餐授權價，初步估算賠償金額。
3.聯系發行人評估其擁有的證據。
律師函中並未包含該公司使用盜版軟件的相關證據，只是羅列了壹大段計算機法規等法律條款，表述極其簡單。初步判斷對方可能證據不足，勝訴幾率不大。需要註意的是，評估對方掌握的證據水平或對方取證的能力是壹項技術活。記住不要粗心大意。實踐中，有不少軟件公司通過工商局或版權局“突擊查封”等行政執法手段取證，然後提起民事訴訟勝訴的案例。
4.洽談購買，優惠價購買正版軟件。
根據自檢結果估算的賠償金額，與軟件公司協商軟件購買事宜。
5.辦理工商執法和訴訟保全
如果協商不順利，軟件公司可能會采取工商舉報或訴訟保全等過激手段來施壓。首先要盡量避免刺激軟件公司激烈維權。如果實在無法避免，可以在協商僵局後，要求員工暫時刪除相關軟件或者在家辦公。如果遇到沒有準備的突然執法，要全力配合執法人員或法官調查取證。
處理訴訟
如果妳認為軟件公司的方案不能接受，妳要積極準備應對。目前我國著作權法規定的侵權賠償計算標準和順序；
(1)債權人的實際損失；
(二)侵權人的違法所得；
(3)法定賠償，50萬元以下。賠償數額還應包括權利人為制止侵權行為所支付的合理費用，如律師費、證據保全公證費等。
7.軟件替代
即使用替代軟件，不再使用涉案軟件。由於涉及行業習慣、員工培訓成本、歷史數據處理等原因，更換工作並不容易，市場上質量相近的軟件往往需要付費。Softshop還對同類型軟件進行分類，方便同類型軟件的比較和選擇。
律師函本身不會產生法律後果，只是壹個警告。律師函壹般被認為是訴訟威脅，可能是當事人為了取得談判優勢，向對方施加壓力，迫使對方主動講和；也有可能是當事人對沖突解決失去信心，發出訴訟警告。
法律依據:
中華人民共和國民事訴訟法
第壹百壹十六條被執行人與他人惡意串通，通過訴訟、仲裁或者調解逃避履行法律文書確定的義務的，人民法院應當根據情節輕重予以罰款、拘留；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
中華人民共和國律師法
第二十八條律師可以從事下列業務:
(壹)接受自然人、法人或者其他組織的委托，擔任法律顧問；
(二)接受民事案件和行政案件當事人的委托，擔任代理人，參加訴訟；
(三)接受刑事案件犯罪嫌疑人、被告人的委托或者法律援助機構依法指派擔任辯護人，接受自訴案件自訴人、公訴案件被害人或者其近親屬的委托，代理參加訴訟；
(四)接受委托，代理各種訴訟案件的申訴；
(五)接受委托，參與調解和仲裁活動；
(六)接受委托，提供非訴訟法律服務；
(七)回答有關法律的問題，書寫訴訟文書和其他與法律事務有關的文書。