備忘錄是外交實踐中國家或外交代表機構之間使用的外交文件，實際上是壹種口頭通知或談話記錄。用於解釋某壹問題的事實或法律細節，或在外交談判中澄清談話內容；陳述，補充自己的觀點，或者反駁對方的觀點。在談判中，為了使對方容易記住談話內容或避免誤解，可以提前準備好談話內容，談話結束後交給對方，或事後交付。可以作為筆記的附件，也可以單獨使用。其莊重程度僅次於音符。
備忘錄以第三人稱作為開頭和結尾，開頭陳述事實，沒有稱呼。當面遞交的備忘錄沒有擡頭、簽名或編號(如果寄出的話)，但有簽發日期和地點。發言帖、非文件、工作文件也屬於備忘錄。
寫作方法
備忘錄
壹.概述
備忘錄是壹種記錄為備忘錄的官方文件。在公文往來中，其等級相對較低，主要用於提醒、督促對方，或對某壹問題提出自己的看法或意見。在商業上，壹般用來補充正式文件的不足。其內容可分為以下幾項:
標題；
收件人的姓名(頭銜、地址);
稱呼；
主體；
身體；
結論(全面關閉)；
簽名(簽名)。
二、註意事項
書的結尾部分包括姓名、地址和發文日期，有的還包括電報掛號、電傳號碼和電話號碼。很多機構都有自己專用的信紙，寫書的時候，它的格式和標點符號都和普通信件壹樣。左上角號碼下方寫有收信人(或收件人)的姓名、頭銜、地址，格式與信函相同。
地址寫在左邊第壹個盒子裏。親愛的Sir壹般用於壹般機關、團體的負責人，Sir用於政府官員。
“原因”這個詞以前很少用。它可以放在稱呼語之前或之後，也可以放在Re或Docket、Subject之前。如果這壹項寫在地址表之前，應該從左邊的大寫字母開始寫；如果放在地址之後，壹般寫在信的中間。它多采用不完整的句子，只有幾個字甚至壹個字，為的是讓收信人壹眼就明白文中的主要內容，便於及時處理。
正文、結論、署名與壹般信件相同。
第三，比如
示例1
說明:給學生服務部寫壹份大約100字的備忘錄，要求他們為每個宿舍固定壹部電話。
備忘錄
2004年8月16日
致:學生服務部領導
出發地:李明
主題:電話
親愛的先生:
我想提醒妳，我們每個宿舍都需要壹部電話。作為壹名大學生，我們需要應付與老師、朋友和校園外的人日益增多的交流。
我們需要壹部電話來收發信息，這對我們很重要。雖然我們大多數人都有手機和電子郵件地址，但宿舍裏的電話畢竟是最方便、最便宜的通訊工具。我希望妳能關註這個問題並盡快解決它。
問候。
妳的，
李明
“提醒”這個詞有很多用法，可以直接跟在壹個人或壹個客觀事例後面，比如“提醒我”翻譯成“請提醒我”。如果妳提醒某人某事，妳可以用reminder of something，或者妳可以在它後面加壹個從句，即“提醒某人某事”。Remind也用“提醒……的……”結構，要和提醒某事區分開來。
示例2
說明:妳應該寫壹份大約100字的備忘錄給供應部門的領導，借多壹臺顯微鏡用於妳的生物實驗。它應包括:
1)為什麽需要顯微鏡。
2)需要的時候。
備忘錄
2004年8月12日
致:供應科科長蓋茨先生
發件人:生物實驗室的李明
主題:顯微鏡
親愛的先生:
我是生物系的學生，我們急需壹臺額外的顯微鏡來改進我們的實驗工作。
我們的實驗將於星期五開始，所以請盡快發給我們壹臺顯微鏡，以便我們能更好地為實驗做準備。
致以親切的問候。
妳真誠的，
李明
*這是壹份備忘錄。寫備忘錄的時候壹定要註意它的格式，尤其是開頭，寫清楚是誰寫給誰的，用兩個字:從:到:。文中的“厲害”是“非常緊急”的意思。短語“為了”與下壹句中的“以便”意思相同，即為了。區別在於前者後面是動詞原形，後者後面往往是目的狀語從句。類似的短語還有“為了那個”，用法和“所以那個”壹樣。
示例3
說明:如果妳是學生輔導員辦公室的老師:P: steelpes，妳收到了壹封學生要求帶薪教育假的信。給他寫壹份備忘錄回復他，包括細節:
1)他要求的結果。
2)拒絕的原因。
3)壹些建議
妳應該寫大約100字。
收件人:記錄科
來自:P/ Steelpes，職業規劃
主題:申請帶薪教育假
日期:2004年5月22日
關於妳要求壹年的帶薪教育假以獲得英國文學學位，我必須通知妳，我們不能批準這個假期。
雖然我們理解妳想提高知識的願望，但我們認為英國文學與妳目前的職位和本組織的目標沒有直接關系。
我知道妳對文學很感興趣，我想指出妳可以申請停薪留職。
如果您需要以上的其他信息，請隨時與我聯系。
頁（page的縮寫）鋼鐵
*首先需要說明的是，這份備忘錄的格式是非常標準的。然後註意這份備忘錄中個別詞語的用法，比如:意識到通知的意思，小心，指出，請求要求，回應反饋。
實例4
說明:妳是壹家大公司的主管。運營主管想要采用“打卡”系統來提高生產率。寫壹份備忘錄來討論這個問題:
1)“打卡”制度對公司有好處嗎？
2)如果公司不采用，我們還能做什麽來提高生產率。
妳應該寫大約100字。
敬。大衛·格林，首席運營官
出發地:托尼。當事人，主管
主題:對“打卡”系統的評論
日期:三月。22, 2004
這是對妳三月壹日備忘錄的補充。20，2004年，妳在其中建議員工采用“打卡”制度。
我完全同意妳的意見，我們必須提高生產率。至於妳的建議，如果采用“打卡”制度，我們將對員工進行更嚴格的控制。然而，我不這麽認為。我個人認為，要做到這壹點，我們應該給員工更多的激勵，讓他們更快地工作。我覺得如果我們(主管)能與您會面，我們可以討論創造這種激勵的不同可能性。
如果妳能考慮這個建議，我們將不勝感激。
托尼派對
*本文是對備忘錄的回復。生產主管認為打卡制度有利於提高生產效率。但是督察不這麽認為。他認為“應該給員工更多激勵，讓他們更快地工作”。
實例5
說明:妳是行政辦公室的經理，名叫維拉。布拉德福德先生。董事會決定翻修健身中心。寫壹份備忘錄告訴所有員工:
1)這個項目會持續多久？
2)歡迎員工提供建議。
妳應該寫大約100字。
致:每位員工
出發地:布萊恩·阿龐特
日期:2004年11月18日
主題:健身中心
董事會在昨天的會議上批準了新建健身中心的想法。
健身中心的工作將立即開始，並應在90天內完成。每個部門將指定壹名員工代表來確定可用的設備和程序的類型。
我們很高興能夠提供有助於我們所有員工身體健康的設施。您在工作組的代表將很快與您聯系，征求您對活動和設備的建議。
布萊恩·阿龐特
行政辦公室，經理
這是壹份關於公司建造健身中心的備忘錄。備忘錄說，健身中心的工作將立即開始，並“在90天內完成”。也希望各部門代表聯系主辦部門，征求對活動和設備的意見。