1.2了解相關模塊中人員的崗位和職責。在調查的過程中,雙方的溝通會增多,從而了解企業的壹些潛在文化,識別企業人員對ERP系統實施的態度(是積極支持嗎?還是無所謂?或負電阻等。),這將有助於咨詢師在以後的溝通中有效避免項目實施的阻力。大量的項目經驗告訴我們,有效的溝通在ERP系統項目實施中非常重要。
1.3除了熟悉業務流程和人員職責(人事關系),還能了解企業對ERP系統的期望。畢竟企業的ERP系統需要解決或優化企業的壹些問題。因此,乙方的顧問需要對甲方在期望中提出解決的問題做詳細記錄,這將在未來的ERP系統設計中加以考慮。對於自己不熟悉的ERP系統解決方案,要提前熟悉和準備。2、需求調研的方式
在形式上,需求調研包括問卷、現場訪談和混合(既包括問卷又包括詳細訪談)。這些方法各有利弊,要根據企業管理水平和人員素質,采用不同的方式進行需求調研。
2.1問卷壹般ERP系統實施人員,根據多年的實施經驗,總結出標準的需求調查問卷。這些問題壹般都與ERP系統的設計有關。
其次,問卷適用於管理水平高、人員素質高的企業。如果不是,很容易引起甲方相關人士的反感,因為這類似於要求甲方做卷子,很可能填的內容不全面。這也使得甲乙雙方缺乏良好的溝通機會。2.2現場面試
現場采訪壹般是需求調研不可或缺的方式。這樣就要求乙方的顧問有很強的項目經驗,要做好引導工作,讓甲方把自己的顧慮解釋透徹、講清楚。同時要求乙方顧問具備速記能力,快速準確的記錄這些面試的答案。記得以前壹個大學老師強調過,速記是大學生的基本功。
面試的缺點,問的問題可能不完整不系統,遺漏了壹些重要的問題;另外,如果引導不好,回答的問題與項目無關,會影響面試的效率和效果。
然後根據需求調研計劃和需求調研問卷,乙方顧問進行了詳細的訪談,對壹些重要問題進行了詳細的溝通和記錄。這是對問卷訪談的補充和完善。3.需求調研的誤區1:需求調研是壹種形式。筆者參與過壹些大型的SAP項目,這些SAP項目往往會經歷選擇幾個單位進行試點、壹期推廣、二期推廣的實施過程。有些顧問沒有參與試點項目,而是直接進入推廣項目。推廣項目的業務藍圖往往參考試點單位,因此這些推廣項目的需求調研往往流於形式。試想壹下,業務藍圖基本確定,需求調研某種意義上可有可無?很容易認為需求調研只是走個形式。也有網友提出,自己企業的需求調研只用了壹天時間,項目實施的後續階段。這些表象都認為需求調研不重要,顧問負責推廣ERP的標準功能。
誤區二:需求越少越好。有些咨詢師對自己的技術水平不自信,擔心用戶會提出更復雜的需求。所以在需求調研階段,有些需求是故意不調查的,甚至是回避用戶的某些需求。需求調查階段不是系統實現階段,不需要詳細的解決方案。這個時候的任務就是全面了解企業的經營狀況。只有充分了解需求,識別出重要的需求,才能在以後設計系統方案時真正規避需求。
4.1.1提前熟悉企業的業務概況。您可以通過以下渠道快速了解企業現狀,如企業網站、信息披露(如上市公司)、售前資料(如崗位說明書)等。
4.1.2編制需求調研計劃。以生產計劃模塊為例。在培訓產品的標準功能(ERP概要培訓)時,壹般會從組織架構、基礎數據、計劃管理、車間執行等部分進行介紹。同樣,在編制需求調研計劃時,也可以根據這些部分來制定需求調研計劃,以保證工作思路的壹致性(以後可以在系統實現階段用於制定業務藍圖和單元測試)。b、需求調研的時間;c .準備需求調研(要求客戶,如準備表格、記錄、文件等。);d、需求調研的參與者。4.2正式調查調查計劃編制完成後,進行正式的需求調查階段。根據作者的研究經驗,以下因素會影響研究的質量。4.2.1調研對象:應該是企業骨幹,對需求調研對應的業務範圍非常熟悉。否則會影響需求調研的效果。4.2.2需求調研的地點:為了保證需求調研的效果,除了現場調研之外,避免在客戶的辦公室進行調研,主要是因為辦公室環境不安靜,辦公室經常有調研對象的業務,無法集中精力,另外可能不允許調研對象在辦公室自由發言。所以最好在會議室小範圍內詳細討論。
4.2.3需求調查的幾個步驟:首先,顧問進入調查現場後,要召開調查前會議,向雙方介紹自己。其次,咨詢師要說明需求調研的範圍、目的和意義,吸引客戶的註意,取得客戶的支持。然後進入需求調研,需求調研結束後,再次召開參會人員會議,告知需求調研的內容和結果,目的是讓雙方確定需求調研的內容是否完整正確,並形成當天需求調研的會議紀要。最後整理需求調研記錄,形成最終的需求調研報告。與客戶確定報告內容,是否有重大遺漏,是否需要補充研究。
5.需求調研要點在之前的壹個項目中,咨詢顧問在需求調研階段經常被問到與項目無關的問題,但相關問題不夠深入。那麽項目需要什麽樣的需求調研呢?這裏有壹個很重要的原則:需求調研與未來的ERP系統設計和下壹階段的業務藍圖設計息息相關。未來的系統設計和業務藍圖大多基於系統的標準功能。因此,顧問應該特別熟悉系統的標準功能。簡而言之,咨詢師是帶著“系統功能的想法”去做需求調研的。
還發現,在業務藍圖設計階段,咨詢師和用戶在溝通需求調研階段就應該完成的內容,因為需求調研沒有針對性和徹底性。有壹種為需求調研而調研的現象。在這方面,咨詢師要努力積累經驗,真正掌握系統的標準功能,對用戶的特殊業務要敏感。通過需求調研,咨詢師要把客戶未來的業務藍圖放在腦子裏,未來的系統功能設計有80%以上“心中有數”。