壹、物業服務企業對業主的檔案材料實行專人管理，並由檔案管理員承擔管理不當的法律責任。
業主的檔案資料涉及業主的個人隱私，壹般都會記錄業主所住的房號、電話號碼、家庭成員情況、身份證件等信息。如果在檔案使用過程中不註意保密，可能對業主的隱私權造成侵害。因此，對業主的檔案資料應實行專人管理，建立檔案管理網絡，明確責任人。可在物業管理企業中建立由企業負責人、分管部門和專職（兼職）管理人員組成的三級網絡管理系統，指定專人負責業主檔案資料的管理工作。具體負責檔案管理的人員需經過專業的檔案管理培訓，具備檔案管理知識。如果在檔案管理過程中，因檔案管理人員的疏忽和過失導致檔案資料泄露，由檔案管理人員承擔法律責任。通過這種具體分工負責的管理模式，強化對業主檔案資料的管理。
二、物業服務企業與外部公司簽訂合作合同時，嚴格規定業主個人資料保密條款及相應的違約賠償責任，並在業主資料被泄露後及時啟動救濟程序，防止業主個人資料的進壹步泄露。
物業服務企業在履行物業服務合同過程中因工作需要掌握了業主的個人資料，但這些資料只能用於與物業管理服務相關的工作之中。在與外部公司簽訂合作合同時，如果可能涉及到業主資料的使用，物業服務企業應在合作合同中明確約定保密條款。即未經物業服務公司和業主的書面同意，不得泄露業主資料信息。如未經物業管理公司及業主書面同意，向第三方泄露業主信息，物業管理公司有權解除合同，並追究違約方的違約責任，要求違約方賠償違約金
。通過加大違約方的違約成本，限制外部公司的違約行為。物業服務企業在發現業主個人資料被泄露後，應及時向違約方主張權利，通過新聞媒體曝光等方式督促違約方停止侵權，甚至通過訴訟方式追究其法律責任。
三、物業服務企業應采用先進技術，在檔案管理現代化的同時加強檔案的保密性管理。
隨著計算機科學技術的飛速發展，檔案數字化管理日益成熟，名目眾多的檔案管理數字化軟件也相繼登臺亮相。物業服務企業在采用先進技術的同時，也應采取相應措施防止檔案資料信息的泄露。物業服務公司可以在業主檔案資料管理方面選擇使用相關軟件如個人使用隱私選擇平臺等方式達到保護網絡隱私權的目的。在進入業主信息資料庫時，軟件會提醒哪些信息正在被搜索，由由用戶決定是否允許繼續瀏覽信息資料，或者在軟件中預先設定只允許搜集特定的信息，除此之外的信息不允許搜集等等。通過安裝類似的防範業主資料被盜取的軟件，有效保護業主信息資料的安全性。
四、由政府行政主管部門和行業協會出臺相關的指導性或指引性文件加強對物業管理企業檔案的監管，物業服務企業內部制定業主檔案管理實施細則，強化對業主檔案資料的管理。
各級房地產行政管理部門負責轄區內物業管理活動的監督管理工作，針對目前物業服務企業存在的小區業主信息資料、檔案管理不嚴格的現象，政府部門應出臺相應的指導性文件加強監管。北京市建委最近出臺了《關於要求物業服務企業加強業主個人資料管理的指導意見》，要求物業公司要嚴防業主個人資料泄露，物業服務企業要建立健全業主個人資料管理制度。做好隱患排查工作，嚴格查閱制度，實行專人管理，明確責任人，堅決杜絕私自帶走或泄露業主個人資料的行為。並規定如發生上述情況，物業管理公司將不得評優，並記入企業不良記錄。行政主管部門在指導文件中應明確物業服務企業如果因管理不善導致業主個人資料泄露應承擔的法律責任，將物業管理企業的管理不當行為錄入信用檔案，並要求物業管理企業對具體的責任人員進行追究。各地的物業管理行業協會應積極發揮協會在政府和企業之間的橋梁紐帶作用，研究物業管理行業的現實問題，針對目前物業管理企業在業主檔案管理方面存在的不足，探索行之有效的解決途徑。宣傳與隱私權保護相關的法律法規
，制定行業的檔案管理操作指引，引導物業管理企業為業主提供更為專業化、規範化的服務。物業服務企業可以根據企業的實際情況，參照《中華人民***和國檔案法》、《中華人民***和國檔案法實施辦法》、《機關檔案工作條例》、《企業登記檔案資料查詢辦法》等法律法規的規定，制定企業內部檔案管理操作規程，要求公司員工嚴格按照操作規程進行業主檔案資料的管理。（作者系廣東博厚律師事務所律師，兼任廣州市律師協會民事法律專業委員會秘書長）