所謂辦公自動化系統，就是人機信息系統，是辦公自動化技術與管理科學、行為科學、組織理論相結合形成的系統，貫穿於辦公活動的各個方面，並對這些方面產生壹系列影響。其目的是盡可能充分利用信息資源，提高辦公質量和效率。
辦公自動化系統是壹種人機信息系統，具有壹般信息系統的特征。同時，由於辦公過程和辦公活動的不確定性，人在系統中應該始終處於主導地位。辦公的主體是辦公人員，設備只是服務於人的技術手段。辦公自動化系統建立後，人們的辦公活動和社會組織的辦公過程都離不開設備的運行，而是與之結合形成統壹的系統。建立辦公自動化系統的目的不是簡單地提高辦公效率或減少辦公人員，而是首先提高辦公質量。在提高辦公質量和辦公效率的基礎上，各種決策模型可以及時提供信息輔助決策，實現科學管理和決策。另外，辦公自動化系統是壹個開放的系統。在設計和建立制度時，要充分考慮與社會環境的聯系。
辦公自動化系統的功能與辦公自動化在概念上是不同的。辦公自動化功能通常是指辦公室中具有自動化功能的設備，可以實現某些辦公活動的自動化或實現某個單位業務的自動化處理；辦公自動化系統是在辦公自動化功能的基礎上開發的，以辦公自動化技術為主體，與人、組織、系統、環境相結合的完整系統。
簡單來說，壹系列的辦公操作都是由計算機或者其他任何可以處理的部件來完成的。這樣就達到了心目中的自動化程度，也就是辦公自動化。自動化沒有明顯區別。
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