不可否認，傳統的手工檔案收集管理不僅工作量大，而且費時費力。但是，如果企業采用信息化、網絡化的管理方式，利用技術先進的文檔管理系統錄入的數據可以重復利用，資源可以方便地共享，可以大大緩解和降低工作人員的工作強度。
第二，保證更快更方便的檢索和查詢。
如果企業使用高質量的文檔管理系統來檢索所需的文件，不僅速度快，而且檢索到的信息也更安全、更準確。這樣快捷方便的檢索不僅可以減輕管理人員的工作量和工作強度，還有助於保證企業不斷增強競爭力和軟實力，這也是企業使用文檔管理系統的壹大原因。
三、有利於信息的安全和保密。
毫無疑問，文件或檔案是企業至關重要的信息資源，因此檔案信息具有非常高的價值。高端文檔管理系統從本質上可以有效加強文檔的安全性和保密性，管理人員也可以隨時隨地查看，確保文檔信息的安全。
顯然，對於企業來說，高端先進的文檔管理系統不僅具有減輕工作強度、保證信息檢索和查詢便捷、保證信息安全和做好保密工作的應用價值，還具有維護企業直接利益的高價值。此外，文檔管理系統還能給企業帶來自動化、實時化和網絡化的潛在優勢。