1工程項目檔案的特點
工程項目的獨特性、整體性、多方參與性、周期性、動態性等特點，決定了工程項目檔案具有專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點。
1.1專業性強
每壹項工程項目都有自身的獨特性，需要與之適應的專業的參與，因而是壹項專業性和技術性很強的工作。就鐵路建設項目而言，其涉及的專業技術活動主要是建築施工活動，整個項目涉及勘察、設計、基建、科研、設備安裝等活動。因而，項目文檔作為項目建設開展的記錄材料，相應地具有鮮明的專業性特征，不同專業的技術文件不能混淆在壹起。
1.2成套性強
成套性是工程項目檔案的重要特點，因而在項目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項目檔案的成套性特點是由建設項目的整體性決定的。對於壹個具體的建設項目而言，項目從最初的立項、審批、招投標到設計、施工、竣工，是壹個完整的過程。項目文檔真實地記錄了這個過程，具有成套性。具體來說，項目文檔包括項目前期文件、項目設計文件、項目施工文件、項目監理文件和項目竣工驗收文件等壹系列的材料，這壹系列材料***同反映了建設項目的全貌。施工技術文件壹般從部分到整體的按分項、分部、單位工程積累。施工企業在建設項目中主要作為施工方參與，在施工活動中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時所產生的施工文件也是項目文件總體的重要組成部分，應有效地做好施工技術文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個建設項目的成套性。
1.3形成分散
建設項目本身也是壹個龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項目文檔的形成具有分散性。這種建築施工企業工程項目檔案管理需求探析楊啟燕（中國鐵建股份有限公司檔案館）分散性體現在兩個方面：壹是項目文檔形成於多方，如建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等；二是項目文檔散存在各方的相關職能管理具體實施部門，如行政部門、計劃財務部門、技術部門等。分散性特點對項目文檔的管理是壹個巨大的挑戰，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。
1.4階段性強
建設項目的時間跨度長，具有壹定的生命周期，整個項目的開展包括施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，從而在每壹階段都形成了大量的項目文檔。因而，從宏觀上看，建設項目文檔具有階段性的特點。只有在項目實施的每壹階段，有針對性地同步管理好項目文檔，才能避免因建設項目周期長、項目文檔數量大而導致的項目文檔脫節、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時相互間又有密不可分的聯系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進行整理分類，同時保持不同階段的文檔間的有機聯系。
1.5變更頻繁
建設項目從提出到開工、建設、試運行、驗收，到之後的維護與拆除，壹直處於動態之中。項目文檔因項目的動態性而具有可變性。如在項目施工過程中，經常出現變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求；在項目使用和維護階段，隨著使用部門的需要及生產經營的轉變，其所有權性質、結構等方面也有可能發生相應的變化，從而引起建設項目文檔的變化。可變性是建設項目文檔不同於其他文檔的顯著特征，只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能確保項目文檔的準確與完整。
1.6種類多樣
建設項目文檔具有多樣性的特點。首先，在載體上具有多樣性。建設項目文檔的載體，不僅有傳統的紙質載體，還有感光材料、磁介質、光盤等。載體的多樣性，使得項目文檔呈現出紙質文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態。其次，在內容上具有多樣性。建設項目文檔反映了建設項目活動的開展，而建設項目的開展涉及到行政、財務、技術等部門，從而形成文書、會計、技術多類文檔。建設項目文檔的多樣性，反映了項目文檔管理工作的繁雜性。項目文檔管理工作應註重對各種載體和各種內容文檔的收集整理。
2傳統建設項目文檔管理方式存在的問題
由於建設項目文檔的專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點，對建設項目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統的項目文檔管理方法是壹種分散的、封閉的、靜態的、手工的方法，存在很多問題，難以實現高質量的項目文檔管理，這在壹定程度上影響了項目的實施與維護。具體來說，傳統的文檔管理存在以下四個方面的問題。
2.1手工管理效率低下、準確性差
傳統的項目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進行操作和管理，效率低下。然而，建設項目文檔數量巨大，又受人、財、物方面的限制，這無疑是對建設項目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統文檔管理工作的低效率狀態，此外還有過分占用資源之嫌。建設項目施工文件的載體為紙質，在傳統項目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質、筆墨、計算、簽名、報表順序、保管等造成的錯誤時有發生，使施工文件的規範性和準確性受到影響。有的項目存在施工員或測量員等第壹填表責任人不按照觀測測量的現場記錄進行填表，如分項工程驗收評定表的數據與測量記錄表數據不壹致，而復核人與相關負責人不認真檢查核對就隨意簽名過關的情況時有發生。同時壹些建設項目，也發現存在施工與監理方有關責任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現象。個別施工單位人員還存在違規更改檢測數據的情況，甚至還發現監理平行實驗與抽檢資料存在數據不準確的現象。
2.2項目文檔收集不全
建設項目涉及的責任者眾多，周期長，因而，項目文檔工作無論是在橫向的責任者維度上，還是縱向的時間維度上，都處於分散的狀態，這在很大程度上造成了項目文檔的收集不全。從橫向來看，建設項目具有多方參與性，參與方資質不壹，對於項目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙於項目建設，平時不註意工程資料的收集工作，到了工程結束後才應付竣工驗收，造成文檔的缺損；有的參與方對於應收集的文檔沒有明確的認識，對各種內容和各種載體的項目文檔的收集不全不準確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設項目不是壹蹴而就的，項目從最初的提出到竣工，以及後期的維護，要經歷壹個漫長的過程，與之同時，項目文檔工作也有了很長的時間跨度。在這個漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導致項目文檔的收集不全。
2.3文件管理滯後，文件變更不同步
工程實踐中，施工文件編制多嚴重滯後於工程實際進度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實性難以保證。由於建設項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個別項目甚至發生過因為工程款糾紛，分包單位扣留應歸檔施工文件的情況。項目文檔是項目建設的記錄文本資料，只有保持與項目建設的壹致性，才具有真實性、可追溯性，才能為日後維護企業的合法權益提供可靠的依據。然而，傳統項目文檔工作的封閉性導致的溝通不暢，卻給項目文檔的“真實性和可追溯性”帶來了嚴重的影響。在項目施工過程中，經常會出現變更設計的情況，項目文檔管理人員只是被動地接收和埋頭整理，無法對建設項目的變更情況進行跟蹤和檢查，就無法了解項目的變更情況，不能及時對相關施工文件進行修改和補充，從而導致項目文檔的“失真”，不能在關鍵時刻發揮應有的憑證和參考作用。
2.4項目文檔不規範，質量管理難度大
建設項目的多方參與性與文檔管理人員的業務水平不穩定性，導致了項目文檔的不規範。多方參與，對於項目文檔管理工作的協調性有較高要求。施工單位內部相關部門和人員相互間的溝通協調、銜接不夠，使得各方對於項目建設文檔管理的要求不壹，影響了項目文檔的規範性。建設項目的文檔管理人員的穩定性與素質直接影響著項目文檔管理工作的規範性。由於有的參與方的項目文檔管理人員流動性大，或未設專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項目完工後臨時抽調人員整理項目文檔，這就無法保障項目文檔管理人員的素質符合要求，從而造成項目文檔的不規範。由於施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進度不同步的現象，進壹步使質量管理流程“施工自檢→工程報驗→監理復檢→質量認可”失去意義。資料整理的滯後勢必又導致工程質量評定工作的進壹步滯後，質量評定的二次填表與計算也增加了評定工作中的錯誤，質量評定的滯後反過來又影響了建設單位對施工質量進行及時的監控。鐵路建設項目點多線長面廣，無法依賴施工、監理或建設單位任何壹方去實施全面的施工質量控制，而施工文件作為施工狀況的真實記錄與實際反映，應該成為施工質量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項目竣工驗收後，還將長期成為項目後評價乃至應急搶險時最需要的檔案依據與法律憑證。由此可見，傳統的項目文檔管理方法無法滿足項目文檔管理的需求，需要我們建立壹種全新的視角，采用先進信息化技術來彌補其不足，針對項目文檔的特點，有的放矢地做好相關的管理工作，為建設項目的開展和維護起到信息支撐的作用。
3建設項目檔案管理需求
根據上述的問題分析，可見施工文件質量面臨著諸多挑戰。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數據準確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項目分析管理的現狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項目檔案管理應滿足以下需求：高效智能的現場記錄管理、項目文檔全過程管理、項目文檔動態化管理、項目文檔規範化管理。
3.1高效智能的現場記錄管理
施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質量控制情況的真實反映，由施工員在施工現場據實填記，不得追記補改，是質量保證與追溯的重要依據。然而由於資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規範、準確，而且有可能面臨科學、合理組卷、擬訂案卷標題等挑戰。利用項目文檔管理系統代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助於提高文檔管理的規範性和準確性。
3.2項目文檔全過程管理
為保證施工文件質量的完整、準確、安全、有效，要求對施工文件進行全生命周期管理，即從文件及其數據的采集、形成到交換、歸檔實行全過程管理。對大量施工原始記錄、質量檢驗、工程監理、驗收評定等各方面的數據的處理，要能夠實現對質量事故的記錄與跟蹤，類似事故報告、統計分析等均可通過網絡直接進行，以便工作效率得到極大提高，保證質量管理。
3.3項目文檔動態化管理
應用信息系統並不能自動解決所有問題，還必須建立在工程項目自身的全程動態管理基礎上。按照國家建設項目文件歸檔質量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領導工作議事日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關人員的經濟責任制或崗位責任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達項目開工任務與提出施工文件材料要求同步，檢查項目計劃進度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗收、評定工程項目與驗收、評定施工文件質量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。
3.4項目文檔規範化管理
通過對工程建設中質量管理的相關過程進行全面分析，結合計算機技術，合理構建數據庫，既降低用戶的數據輸入工作量，又需要保證數據的嚴謹壹致，保持各類施工文件的有機聯系，不得隨意肢解，分類排列有序化，實現數字信息壹體化，既滿足了全面質量管理對質量管理系統的要求，同時又要滿足國家對施工文件存檔管理的需要。系統要提供完善的數據導入、導出功能和備份功能，施工文件中的數據可以長期有效保存，並能夠隨時查詢調用。
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