壹般來說，禮貌用語是用來向對方表達希望的。或請對方幫忙解決，或請對方及時回復，或請對方提出意見或請主管部門審批。結束語壹般來說，我們應該根據詢問、通知、信函或答復的事項選擇使用不同的結束語。如果我寫信詢問，請立即回復，我寫信通知，我寫信回復，等等。
有些信不需要結尾。對於休閑信，妳可以像普通信壹樣用這個作為貢品。支付端壹般包括簽名和書寫時間。簽署機關的名稱，註明撰寫日期；並加蓋公章。在書信寫作中，首先要註意文字的簡潔明了，把握語言的分寸。
無論是平行機關還是無隸屬關系的文案，都要註意語氣的溫和禮貌，不要欺負人或者根據情況站出來，也不必打招呼恭維，彬彬有禮。至於回復，要註意文筆的針對性和回復的清晰性。其次，信件也有時效性的問題，尤其是及時快速的回復。像其他公文壹樣，及時處理信件，保證公務活動的正常進行。