我國用20 年左右時間從工業發達國家引進項
目管理的概念、理論、組織、方法和手段, 取得了不
少成績。但是應認識到, 在項目管理中最薄弱的工
作環節是信息管理。至今多數業主方和施工方的信
息管理還相當落後, 主要表現在對信息管理的理解
以及信息管理的組織、方法和手段基本上還停留在
傳統的方式和模式上。
很多企業對信息技術的運用還停留在20 世紀
70 年代的程度, 即僅僅是單項程序的應用, 沒有形
成壹個系統, 信息化的優勢並沒有得到體現。而信
息化的根本優勢在於信息的集成和***享。
目前國內施工企業信息化的進程參差不齊。壹
些大型企業已建立了辦公自動化系統、招投標系
統、設計計算系統、項目管理系統等, 初步實現了企
業的信息化管理。但多數施工企業的信息化程度還
比較低, 很大壹部分工作還依靠手工, 信息基礎平
臺不健全, 應用專業軟件的範圍較窄, 主要集中在
財務、預算軟件上, 且以單機版為主, 沒能實現信息
資源的***享和自動傳遞。例如做個報表, 有的人是
把各種數據都算好了再壹個個錄入電腦, 似乎用電
腦做只是為了美觀, 效率反而更低了, 殊不知Excel
軟件本身具有極強大的計算功能和數據庫功能, 而
且還能進行判斷、分類匯總、排序、形成圖表等。這
還只是對單項程序運用的不到位, 至於各部門之間
的集成***享就更談不上了。還有壹些企業由於基層
的管理較為混亂, 使得專業軟件很難發揮作用, 出
現軟件用了沒效果, 或是軟件有人買沒人用的局
面。究其原因, 壹是對信息化沒有予以充分的重視;
二是認為配置了電腦等軟硬件設施就是信息化了。
2 運用信息技術的必要性
那麽是不是說作為壹個施工企業, 現有的管理
模式已經很好了, 並不需要那麽高深的信息技術
呢? 事實並非如此, 傳統管理方式存在業務流程混
亂、溝通不暢、信息遲滯等問題。據國際有關文獻資
料介紹, 建設工程項目實施過程中存在的諸多問題
中2/3 與信息交流( 信息溝通) 的問題有關; 建設工
程項目10%～33%的費用增加與信息交流存在的問
題有關; 在大型建設工程項目中, 信息交流的問題
導致工程變更和工程實施的錯誤約占工程總成本
的3%～5%。由此可見, 信息管理的重要性。
2.1 施工管理信息化是有效利用信息資源的需要
信息是壹種資源, 如不能進行有效存儲、處理、
傳遞, 便是對資源的浪費。如, 建築物建造過程中,
混凝土澆築之前的數據除了混凝土的強度標號、數
量外, 其他信息幾乎全被忽略。而被忽略的水泥、沙
石等原材料物理、化學品質, 混凝土的攪拌情況, 出
廠時間, 出廠時的天氣情況, 運輸時間及道路交通
情況等都可能影響混凝土的質量。澆築之後除了澆
築部位和澆築方量之外的數據也幾乎全被忽略; 而
被忽略的混凝土振搗情況、試塊情況、養護情況、鋼
筋制作情況等同樣也關系著工程質量。信息化過程
處理是將這些數據及時、有序、成批的儲存。這裏強
調, 可追朔性、可公示性和可傳遞性是對信息化過
程特征的要求。可追朔性就是信息具有壹定的正向
或反向查閱功能; 可公示性表明數據有條件查閱功
能, 不是個人行為管理; 可傳遞性表明所有的情況
不局限在某地, 有能在網上傳輸能力等。
2.2 信息技術能使項目處於受控狀態
項目管理的過程同許多系統的運行過程是壹
樣的, 應該是壹個PDCA 的循環過程。這中間最重
要的是壹個反饋機制, 工業生產之所以能實現自動
化, 就是因為有這樣壹個反饋機制, 能夠及時把運
行過程的偏差反饋到控制系統, 控制系統才能及時
進行調整, 從而保證生產過程相對穩定和受控。但
實際工作中, 有時大家都不清楚系統的運行狀態,
無法實現控制生產過程。例如, 混凝土的量差問題
是壹個老問題, 但往往是工程結束後才知道出現量
差。對這個問題, 理想的狀態應是現場人員在向混
凝土生產系統要混凝土時, 就應具體、準確知道混
凝土將要澆築的部位及用量, 如壹個基礎預測需澆
築混凝土10 m3, 如果澆築12 m3 仍沒完工, 就要考
慮是不是什麽地方有問題了。這樣每次澆築後馬上
就可以知道量差的多少, 就不會積累到最後差幾千
方還不知道差在哪裏。
在成本、工期、質量的互動影響及工程中眾多
的不確定因素等問題中, 對項目成本管理者而言,
最重要的問題是不能“實時”掌控準確的項目成本
信息, 等成本核算後, 再對項目管理進行決策為時
已晚。因此, 加強項目成本管理的“信息化”, 信息能
及時反饋使項目處於受控狀態是極其重要的。
3 信息技術在施工管理中發揮作用的方面
良好的項目管理必須具備以下3 個因素: ①對
項目的認知: 通過信息系統的實施, 將項目進行工
作分解、流程重組, 使項目結構更加清晰、重點更加
突出, 有利於對項目的整體認知和把握。②為項目
提供良好的協同環境: 通過對任務的分解和落實,
各部門、各參與方對自身的職能以及在整個項目中
的位置都有清晰的認識, 有利於分工合作。③進行
有效的控制。信息系統的最大優點是資源***享和反
饋及時, 有利於實施有效控制。具體來說, 信息技術
在以下方面可發揮其作用。
3.1 工程管理方面
( 1) 投標。工程量計算、投標標書制作。
( 2) 施工組織。施工平面圖; 網絡計劃, 豐富的、
準確的信息, 先進的分析方法, 是決策、計劃的前
提。現在的許多網絡計劃, 往往編的時候不是通過
很準確的計算, 僅憑經驗, 過程控制也只是針對幾
個大的節點, 甚至是否科學也不得而知, 相應的資
源配置計劃也不清晰; 鋼筋翻樣; 模板及腳手設計、
計算及配置; 深基坑圍護方案、設計、計算等。
( 3) 過程控制。預決算、成本控制; 財務管理; 質
量安全管理; 施工現場監控; 統計報表等。
( 4) 資源管理。人力資源、材料、設備配置; 合同
管理; 圖紙管理。
3.2 辦公自動化
辦公自動化涉及財務統計報表、檔案管理、辦
公信息管理、人事管理、固定資產管理等, 作用包括
信息傳遞、電子郵件、公文流轉、工作日程安排、協
同辦公、工作流程自動化等。對於大量的信息溝通、
交換及***享的需要來說, 無論哪種形式的辦公自動
化系統, 都應該包含辦公過程所需要的信息的溝
通、交換、***享等基本功能, 需要建設壹個高可擴充
性、高可靠性、高性能的網絡通訊平臺。因此, 實施
辦公自動化, 應當從建設壹個高可擴充性的通訊平
臺著手, 從基本的事務處理層應用開始逐步實施。
通過辦公自動化系統實現壹個日常辦公系統、
壹個信息服務系統、壹個有效的文秘檔案自動化信
息管理系統, 實時處理各種業務數據, 並將處理結
果進行傳遞, 全面提高工作效率。
3.3 企業管理數字化
企業管理數字化就是利用計算機信息處理能
力和網絡傳輸數據的能力將企業在管理、工程、造
價、成本、物資、計劃、統計、技術、質量、安全、行政
等方面的信息, 經集成並綜合處理為企業管理者所
需要的信息, 如: 施工進度、物資供應、成本核算等,
以利於進行實時管理、降低成本、保證質量、增強自
身的競爭力。各子系統間密切協作, 使各個業務部
門都能及時、準確地查閱所需的相關信息, 從而使
企業達到“管理工作信息化、復雜工作簡單化、發現
問題及時化、成本核算科學化”的目的。
4 進行施工管理的信息化的手段
4.1 切合實際的指導思想
信息化是壹個漸進的過程, 不能貪大求全、照
抄照搬, 而應結合企業實際逐步完善。比如ERP( 企
業資源計劃系統Enterprise Resource Planning) 、MIS
( 管理信息系統Management Information System) 這
些大型的系統固然好, 但其投入也是巨大的, 實施
起來比較困難, 最好是立足現有的資源, 通過壹些
局部的改進, 積累經驗, 逐步完善。
首先是意識的轉變, 要通過宣傳、培訓樹立信
息化的觀念。信息化是壹個全員參與的過程, 需要
各方面的協調配合。
其次, 是應充分發揮現有資源的潛力。現有資
源包括硬件、軟件、人員。關鍵是把這些資源優化組
合, 進行業務流程的系統設計, 使信息的收集有的
放矢, 使信息的查詢有跡可尋, 充分發揮作用。
4.2 領導重視的持續保障
信息化是壹個長期的系統工程, 需要投入壹定
的人力、物力、財力, 還需要協調各方面的關系, 理
順業務流程, 同時信息化在短期內不可能做到很完
善, 也不能達到立竿見影的效果。因此, 只有領導重
視才有可能堅持下去。
4.3 統壹規劃, 理順業務流程
在用好單項程序的基礎上, 統壹規劃, 理順業
務流程有個重要的思路, 那就是數學中的反向推
導, 也就是我們希望得到什麽結果, 就反向去尋找
需要什麽樣的條件。以投標過程為例來說明如何運
用信息技術來提高效率:
( 1) 拿到圖紙以後, 要進行工程量計算。①涉及
軟件: 工程量計算軟件、鋼筋計算軟件( 如清華斯維
爾三維算量3DA2006, 工程量及鋼筋壹體化計算) 。
②輸出: 工程量( 可以導出為Excel 表格, 也可以導
出定額數據庫, 直接為套價軟件運用) 。
( 2) 報價。①涉及軟件: 如宏業清單計價專家,
可以從斯維爾三維算量中直接導入數據。②需要數
據: 工程量; 材料價格→材料價格信息庫( 企業自建
或參考信息價) 、市場詢價→供應商目錄; 企業定額
( 人工、材料的實際消耗水平和先進水平; 措施項目
的實際消耗; 各類型工程造價的參考數據) 。③輸
出: 工程造價, 包括人工、材料等各項資源的用量
( 可輸出定額或清單表格、Excel 表格) 。
( 3) 商務標。①涉及軟件: 專業標書制作軟件或
Word 軟件。②需要數據: 工程造價( 企業實際消
耗) 、證照及業績資料、近三年的財務報表、類似工
程合同。
( 4) 技術標。①涉及軟件: 專業標書制作軟件或
Word 軟件、專業平面圖制作軟件或AutoCAD 軟件、
項目管理軟件P3 或Project。②需要數據: 工程量及
資源需要量( 用於排定進度計劃) 、人力資源數據
( 項目經理簡歷、各類管理人員簡歷) 、工程信息數
據( 在建及已完工程數據) 、施工機具數據( 設備型
號、產地、功率等) 。③輸出: 場地布置、設備選型、進
度計劃、施工方法等。
從以上分析可以看出, 任何壹項工作都不是
孤立的, 其輸入和輸出都與其他工作息息相關。
而信息化的意義, 就在於使各項工作的信息傳遞
更為順暢, 使各項工作中產生的信息都能存儲下
來, 在今後工作中隨時調用.
通過這樣的需求分析和反向推導, 就可以明確
哪些是有用信息, 需要哪些軟件, 各部門需要收集
哪些數據。據此對項目的業務流程進行重組, 設計
出壹套系統的表格分發到各相關部門, 用以收集日
常工作中有用的數據, 然後將這些數據以電子文檔
的方式進行傳遞和存儲***享, 最後匯總給決策者,
為管理和決策提供科學的依據。
4.4 持續改進
數據只有不間斷地收集並且積累到壹定數量
以後才具有參考性和代表性, 才可以作為預測的依
據。系統的建立也不是壹朝壹夕的事, 需要在實施
過程中不斷發現問題、解決問題, 從而不斷進行完
善。
綜上所述, 信息化管理作為壹個較為新生的事
物, 在建設過程中難免會走些彎路, 隨著競爭的加
劇, 施工企業急需利用信息技術來加強科學管理,