壹、信息的概念
1.信息
信息（information）壹詞來源於拉丁文，意思是指解釋或陳述。在現代社會中，信息是壹個被廣泛使用的名詞。大約在20世紀20年代，西方科技界開始重視和研究信息問題，到了1948年，與信息有關的理論和技術脫穎而出，如信息論、控制論、系統論和計算機技術等。現在，信息資源已經與物質、能源成為當今世界的三大戰略資源。
從對信息進行研究和利用的角度作為出發點，信息可定義為：經過加工處理能對人們各項具體活動有參考價值的數據資料。項目組織的上下級之間和各職能部門之間應當提供的是信息，而不應當是消息。參加地質調查項目的成員，只有知道了項目的總體情況和完成工作所必需的信息後，才能很好地完成承擔的各項任務。因此，無論是項目負責人還是項目中上層管理者，都應十分重視信息的作用，占有信息的多寡和使用信息的質量成為影響項目管理效率的重要條件之壹。
信息具有以下基本特征：①客觀性；②可存儲性；③可傳遞性；④可加工性；⑤***享性。
2.管理信息
管理信息是指那些以文字、數據、圖表、音像等形式描述的，能夠反映管理組織中各種業務活動在空間上的分布和時間上的變化程度，並對組織的管理決策和管理目標的實現有參考價值的數據和情報資料。從管理控制工作職能的角度來看，為了達到有效的控制，對管理信息具有以下基本要求：①準確性；②及時性；③可靠性；④適用性。
3.項目信息管理
項目信息管理是對項目信息的收集、整理、處理、儲存、傳遞與應用等壹系列工作的總稱，也就是把項目信息作為管理對象進行管理。項目信息管理的目的是根據項目信息的特點，有計劃地組織信息溝通，以保持決策者能及時、準確地獲得所需的信息。
二、項目信息
項目信息是指任務書、數據、意見、計劃、安排、技術文件和會議等與項目具有聯系的各種信息。
1.項目信息的形式與來源
（1）項目信息的形式。在實際工作中，信息的形式是多樣的，大致可以分為4種：
1）個別談話。包括給項目組成員分析任務，檢查工作，向個人提出建議和幫助等；
2）書面材料。包括各種文件、復印件、傳真、談話記錄、技術報告和標準規範等；
3）會議。除會議形式傳達的文件外，集體討論形成的意見和培訓班發布的信息等；
4）技術形式。包括錄音、電話、廣播和音像等。
（2）項目信息的來源。信息來源可以分為5種：
1）記錄。記錄分內部和外部兩種。內部記錄多為書面材料形式，如野外地質記錄、各種質量記錄、會議記錄、樣品登記和送樣單，這些記錄可以從原始資料或文件檔案中取得；外部記錄是指從外部各種渠道獲取的資料。有關科技期刊、統計年鑒、報紙和統計報告等。
2）文件報告。主要指從組織內外的有關文件和報告中獲取的信息。如國土資源部、科學技術部、地質調查局等上級部門以及其他項目委托單位下達的任務書、地質調查技術標準與規範、野外驗收意見、報告審查意見和竣工結算報告等。
3）業務會議。這是通過召開各種會議，用審查、座談和討論的形式獲取的信息。這種形式比記錄和文件報告含有更豐富的信息，可以直接就項目設計、野外施工、報告完成情況進行討論和研究，以便得到更好的效果。
4）直接觀測。由於地質調查是壹項實踐性很強的工作，為了驗證項目的實際進展和質量，管理者常常需要到野外壹線對收集的第壹手資料進行檢查或抽檢，以便使項目獲得更加可靠的資料。
5）個人交談。這是通過個人之間交換意見的形式來獲得信息。個人交談有利於獲得潛在的信息，有利於個人充分發表意見和觀點。
（3）項目信息的特點
1）信息量大。這是由於項目本身涉及的部門多、環節多、專業多、用途多、渠道多、形式多的緣故。
2）系統性強。項目的壹次性特征，決定了項目信息的量盡管很大，但信息基本上是圍繞項目而產生的，目標明確，信息集中，便於信息的梳理。
3）傳遞障礙多。壹條項目信息往往要經過提取、收集、傳遞、存儲、處理等信息過程，在這壹過程中，許多因素可以造成信息傳遞得不及時、不準確，處理得不合適，甚至應該存檔的而沒有保存。這些障礙產生的原因很多，如信息傳遞和加工人員對信息的理解能力、知識經驗、責任心的限制而產生的障礙；部門的分隔、項目的分散產生的障礙；信息技術手段落後而導致的障礙等。
4）信息反饋滯後。接收到的信息，往往需要進行加工、整理等進壹步處理以後，才能送達決策者的手中。許多原因都可能使得信息的處理不及時而造成信息反饋的滯後。
2.項目信息的種類
項目信息在項目實施過程中有非常重要的作用，收集的項目信息是否準確、完整，項目信息能否及時傳遞給項目各有關部門，將決定項目的成敗。項目信息主要包括由上而下的信息、由下而上的信息和橫向信息3種類型。
（1）由上而下的信息。通常是指上級通知下級的有關情況，壹般分為下級必須了解的、應該了解的和想要了解的3種。
1）下級必須了解的信息。為了更好地完成所承擔的工作任務，項目承擔單位和項目相關人員必須了解的信息包括：項目目標任務，組織結構及與項目組有關的部門與單位，項目組內部的分工和職責，項目開展的程序、進度、結束時間，與項目有關的技術標準與規範、業務指導意見等。
2）下級應該了解的信息。包括與該下級有關的工作進展和項目目標任務的變化。
3）下級想要了解的信息。壹般情況下，下級想了解項目的特殊情況，以及近期的安排和項目變化的原因。
（2）由下而上的信息。項目負責人進行決策的過程中，需要依賴大量的信息，其中來自下級項目的執行及進展情況。作為項目負責人，起碼應掌握以下幾方面的信息：項目目標任務的完成情況（進度、經費、質量）；人員、設備等資源的變化情況及幹擾因素，項目內部成員的工作情況；參加項目或涉及的有關單位和部門造成的困難是哪些。
（3）橫向信息。指同壹層次不同項目組之間的信息關系。對於地質調查項目來說，橫向信息主要是技術交流。
從項目的信息來源來看，項目信息可分為兩種：
（1）內部信息。產生於項目管理過程的信息，如基層信息、各類報表、技術報告等。內部管理信息有：
1）來自各職能部門的項目計劃、質量計劃、費用預算、設備計劃和安全計劃，統計報表和工作總結。
2）各作業組提供的任務完成情況、野外路線統計和樣品分布圖等；
3）來自業務主管部門的項目驗收、審查通知和項目進展匯報和交流。
（2）外部信息。指項目以外的各種信息，如上級信息、市場信息、技術信息等。外部信息有：
1）各種媒體公開發表的信息，主要包括報刊、雜誌和電視等；
2）上級主管部門發布的標準、規範和規定等；
3）各類科研院所掌握的最新科技成果；
4）各級國土資源主管部門對地質調查工作提出的建議；
5）地質調查單位提供的工作信息；
6）學會及行業協會所提供的信息。
從項目管理的過程來看，項目信息可分為以下幾類：
（1）進度控制信息。包括項目總體進度規劃和計劃、年度計劃、采購計劃、測試計劃、施工計劃、實際進度與計劃的比較等。
（2）質量控制計劃。包括設計、質量目標、技術規範標準要求、統壹圖式圖例、統壹巖石命名標準、質量檢查和記錄等。
（3）契約管理信息。包括項目的各類合同書、任務書、任務變更書、各類審查意見書、批準書等。
（4）費用控制信息。包括費用總體預算、計劃，年度費用計劃、各類費用明細、支出與計劃的比較等。
（5）項目其他信息。包括政策法規、規章制度、政府及上級批文、項目往來信函、會議記錄等。
三、項目信息的價值
項目信息的價值在於項目管理過程中對項目信息的有效應用，項目信息只是項目活動過程的壹種記錄表達，包括數據的、文字的、圖表的等多種形式，其本身並不能自動地引起有效管理，信息不能保證項目的成功，缺乏信息的管理卻能導致項目的失敗。
信息為項目管理提供決策的依據，信息是項目管理的情報。無論是在項目立項階段，還是在項目實施過程中，針對項目進行的設計方案的制定和個性、計劃的制定和執行、野外施工的組織實施、工作任務的變更、質量工期的控制、技術路線的選擇等壹系列的具體管理行為，這些管理行為和方案方法的選擇要做到科學合理，都離不開對項目信息的分析和研究，作為管理的基礎。例如，某地質調查項目需要施工5000m3的槽探工程，需要配置幾名地質工作人員才能保證及時編錄、采樣、作圖和進行資料的整理，就要對以往年度的樣品采集數量和種類、每個地質技術人員壹年可以編錄多少槽探工程進行統計以後，才能得出本項目設計需要的人員數量，也只有在綜合分析所得出的信息基礎上作出的決策，才是科學合理的。
項目信息是壹種與項目的人員、設備以及項目所需的材料有同等重要作用的項目資源，同時也是項目管理水平高低的量化反映。我們平時說某個項目管理水平高或低，往往是壹種感性的認識，並沒有量化的指標。同樣的項目，在保證項目質量和工期的前提下，壹個項目組織用人10名，另壹個項目組織卻用了15個人，兩個項目組織的人工成本肯定不同，其管理水平必然能分出高低。同樣的，如果在市場競爭環境中，單位時間成本低的就比高的有競爭力。這些量化信息的取得，都是對項目實施過程中各類資料的收集整理獲取的很有價值的信息。
項目信息不會增加項目的價值，在追求利潤最大化的思想作用下，這也正是項目管理者往往忽視項目信息作用的原因。但是，項目信息卻可以降低項目的風險，通過科學合理的決策，可以降低項目的成本，當項目出現問題時，通過信息的分析，可以迅速地找到問題的癥結。當項目信息的積累和處理達到壹定水平以後，項目信息就是組織自身的標準。項目負責人和項目人員是流動的，項目信息的積累卻是項目的永久檔案。