4.2.1 信息資源的開發和利用
信息資源的開發是為了更有效地利用信息資源，也就是說，開發是利用的前提，而利用則是開發的最終目的。所謂信息資源的開發是指為了更好地利用現有信息資源而開展的壹系列活動。從廣義上說，信息資源開發包括信息本體開發、信息技術研究、信息系統建設、信息設備制造，以及信息機構建立、信息規則設定、信息環境維護、信息人員培養等活動。信息資源的開發過程包括信息源分析、信息的采集、整序、存儲、加工、研究及增值信息產品的開發等信息活動。
4.2.1.1 信息源分析
信息源就是信息的來源。對信息源進行分析是信息資源開發和利用的重要步驟，其目的在於指導信息搜集，明確信息的搜集方向，使得信息的采集更為高效和準確。
4.2.1.2 信息采集和轉換
信息采集就是通過各種途徑對相關信息進行搜索、歸納、整理並最終形成所需有效信息的過程。目前由於各種條件的局限性，以及網絡技術的發達、便捷，我們進行信息采集的主要途徑來自於網絡，主要工具就是計算機。有效信息就是對我們切實有用的信息，不是隨便壹條信息對我們都是有用的。信息采集的目的在於獲取能滿足組織用戶需求的信息，達到和滿足用戶的目的。由於信息來源不同，獲取手段也會存在差異，其方法多種多樣。下面介紹壹些常用的信息采集方法：
（1）積累。對於個人和組織而言，這是獲取內部信息的主要方式。積累是依靠長時間的關註和收集相關信息，達到信息量增加，提高個人和組織技能和水平的目的。
（2）購買。購買是指通過有償的方式直接獲取信息資源，如購買專業技術資料，訂購相關的期刊、報紙，是組織獲取外部信息的主要方法之壹。
（3）面談。由於隱性知識，如經驗、技巧等保存在人的頭腦中，因而，與信息資源的擁有者進行的面談和彼此溝通來獲取此類信息資源。然而，面談的效果在很大程度上取決於面談的方法和技巧，因此進行相關的溝通技能培訓，才能有效、及時獲取有用的、真實的信息。
（4）觀察。觀察是獲得第壹手資料以及微觀信息資源的主要方式之壹，如為了獲得企業員工的工作積極性、企業文化，則需要深入到基層和第壹線，通過觀察員工，了解員工的情況。
（5）參加社交活動。社交活動可以稱為非正式的信息“發布會”。由於社交活動的形式多樣，參加人員的身份、職業等情況也多種多樣，因此獲得信息也較為廣泛。但由於社交活動的信息相當龐雜，因此所獲得的信息可能是無效的，甚至有可能是具有誤導性的，因此必須加以甄別和篩選。
（6）參加本行業的正式會議。行業的正式會議相對於社交活動而言，其所獲取的信息比較可靠。行業正式會議的形式也較多樣，如產品展銷會、信息發布會、交易會、博覽會、廣交會、世博會等。參加這些會議，要求具備較強的溝通、交流、觀察、表達等人際交往能力。
（7）聯機檢索。聯機檢索是指用戶借助通訊線路，通過終端設備同檢索系統聯機所進行的文獻與數據檢索。這種計算機系統壹般設有較多的數據庫，而壹個數據庫可以包括幾十萬、幾百萬條文獻的書目款目或科技數據。每檢索壹個課題只需數十秒鐘，檢索到的題錄、文摘或數據還可立即在終端上顯示和打印出來。聯機檢索的實現，對於圖書館傳統的收集、查找與提供資料的方式來說，是壹次革命。世界上已投入運行的聯機情報系統很多，國際上較大的檢索系統有100多個，數據庫有3000多個。
（8）聯網。聯網是指組織內部為了達到***享信息和提高效率的目的，而將組織內部計算機進行互聯。由於組織提高管理水平的需求，以及計算機在組織管理中應用的不斷深入，單個部門各自處理事務的能力已無法滿足管理的需求。因而，人們利用網絡技術將分布在組織內不同部門的計算機連接起來，最初僅限於壹幢辦公樓或壹個工廠內部，後來，由於組織規模的不斷擴大，其辦公地點可能分布在同壹城市不同的地方，甚至不同的城市或國家。例如，世界最大的零售商沃爾瑪最早開始通過衛星將分布在全世界 5000多個商場和物流中心的計算機聯網。
雖然，信息獲取方法和手段很多，但每壹方法和手段都不同程度地受到場合和環境的制約，也有各自的優缺點。因此應結合組織自身的條件，並根據信息源的類型采用適當的方法獲取信息。
4.2.1.3 信息資源的組織
信息資源組織是指信息資源的有序化活動，包括對於信息資源有序化規律的認識，以及應用認識得來的規律從事有序化工作，即利用壹定科學規則和方法，通過對信息外在特征和內容特征的描述和序化，實現無序信息流向有序信息流的轉換，從而保證用戶對信息的有效獲取和利用及信息的有效流通和組合。壹般來說，對信息進行整序的方法有三種：分類法、主題法和數據庫技術方法。
分類法是圖書館、科技信息部門組織信息的主要方法。分類就是按照事物的性質、特點、用途等作為區分的標準，將符合同壹標準的事物聚類，不同的則分開的壹種認識事物的方法。分類法是指將類或組按照相互間的關系，組成系統化的結構，並體現為許多類目按照壹定的原則和關系組織起來的體系表，作為分類工作的依據和工具。在我國進行這項工作的主要依據是《中國圖書館圖書分類法》，簡稱《中圖法》。它是綜合性的分類體系，主表***分22個大類，然後逐級細分，***有大小類目2萬多個，涵蓋了各類學科的內容，體系龐大。但是非文獻信息部門的信息量相對來說小得多，綜合性也不強，不能生搬硬套這種分類法。因此，在組織的信息資源整序過程中，只能參考這種方法的分類原則，而不應全盤照搬使用。
主題法就是以自然語言中的詞語或規範化的詞語作為揭示文獻主題的標識，並以此標識編排組織和查找文獻的排檢方法。主題指文獻所具體論述的對象和研究的問題，它以詞語作為檢索標識，按字順排列，直觀性強，也是壹種普遍使用的信息組織方法。它不像分類法以學科體系為中心，而是利用詞語來表達信息資源中論述的主題概念。用來表達信息內容的詞語稱為主題詞。主題詞不同於自然語言，它是將自然語言中的詞語經過人工規範後的語言，即經過詞匯控制的詞語。主題法根據選詞方法的不同可分為四種方法：標題法、關鍵詞法、單元詞法和敘詞法。
數據庫（Database）是按照數據結構來組織、存儲和管理數據的倉庫，它產生於距今約50年前，隨著信息技術和市場的發展，特別是20世紀90年代以後，數據管理不再僅僅是存儲和管理數據，而轉變成用戶所需要的各種數據管理的方式。數據庫方法主要依靠二維表的方式，在表與表之間建立聯系，達到快速檢索和更新的目的。
信息整序是通過對信息的選擇、組織和加工整理，把無序信息流轉化為有序信息流的信息產品開發過程。這是壹種專業性較強的工作，作為負責此項工作的人員，應掌握相應的圖書分類及主題標引的方法並加以運用。同時，由於信息技術的日益普及，數據庫技術已成為實現對信息有效存儲和整序的重要手段。因而，掌握這方面的知識並學以致用，是非常重要的。
信息的存儲是另壹項重要的工作。相對於信息的搜集與整序而言，信息的存儲較簡單。信息存儲是指通過多種形式記錄和排序信息的過程。它包含三層含義：壹是將所采集的信息按照壹定規則記錄在相應的信息載體上；二是將這些載體按照壹定的特征和內容組織成系統有序的、可供檢索的集合體；三是應用計算機等先進的技術和手段，提高信息存儲的效率和利用水平。
4.2.2 信息資源的利用
4.2.2.1 信息資源檢索
當今的世界是信息的世界，如何快速、有效地獲取所需的信息顯得尤為重要，因此信息資源檢索是信息資源利用的關鍵性環節。檢索包括手工檢索和計算機檢索。信息資源檢索是查找出所需信息的行動。信息資源檢索是指從以任何方式組成的信息資源集合中，查找特定用戶在特定時間和條件下所需信息資源的過程。完整的信息資源檢索含義還包括信息資源存儲，它的實現過程壹般分為兩個部分：
（1）信息資源標引和存儲過程。信息資源標引和存儲是對大量無序的信息資源進行標引處理，使之有序化，並按科學的方法存儲，形成檢索工具或檢索文檔，即組織檢索系統的過程。
（2）信息資源需求分析和檢索過程。信息資源需求分析和檢索是分析用戶的信息需求，利用已組織好的檢索系統，按照系統提供的方法與途徑檢索有關信息資源，即檢索系統的應用過程。
4.2.2.2 信息資源的傳播和服務
信息資源傳播是將信息資源傳遞給受眾的社會性活動。信息資源服務是信息管理活動的出發點和歸宿，是信息管理學研究的重要內容和領域，是用不同的方式向用戶提供所需信息的壹項活動。信息資源服務活動通過研究用戶、組織用戶、組織服務，將有價值的信息資源傳遞給用戶，最終幫助用戶解決問題。從這壹意義上看，信息資源服務實際上是傳播信息資源、交流信息資源、實現信息資源增值的壹項活動。從廣義上說，信息資源服務涵蓋了整個信息工作內容，包括信息資源的搜集、整理、存儲、加工、傳遞、提供和利用等各項活動，信息資源服務本身也是在進行信息資源傳播。
信息資源傳播和服務的性質與範圍因信息資源管理機構在傳播過程中所處的位置而異。廣播、電視等單位處於壹級傳播位置，其信息資源的傳播多在大空間中進行傳播，他們可以在瞬時間內將信息傳播給廣闊空間中的眾多用戶，因此可稱之為空間傳播。互聯網也是壹級傳播，雖然其傳播方式大多是通過線纜的方式進行傳播，但是由於其傳播範圍廣，也屬於壹級傳播。圖書館、檔案館等單位則處於二級傳播位置，它們的傳播空間有限，只能將系統存儲的信息資源傳播給壹定空間中的未來用戶，即不能達到即時***享的目的，因此可稱為時間傳播。
壹般而言，信息資源傳播和服務可以認為是信息資源管理機構面向社會和市場的窗口。信息資源管理活動的效益和價值也要通過傳播和服務來體現。例如可以通過圖書報刊的發行量、圖書館藏書的利用率、電視節目的收視率、互聯網的點擊率和訪問率等對信息資源傳播和服務的效果進行衡量，同時也間接體現了信息資源管理活動價值。從用戶角度考慮，信息資源傳播和服務過程也就是用戶對信息資源的利用過程，這個過程通常又體現為信息資源消費與生產的統壹。
信息資源傳播和服務的方式大體可分為三種類型：壹是信息資源提供服務，即基於信息檢索的傳播和服務；二是信息資源咨詢服務，即基於信息資源開發的傳播和服務；三是網絡信息資源提供和開發服務，主要基於現代信息網絡技術的網絡信息資源提供和開發服務。
信息資源提供服務是信息資源檢索過程的邏輯延伸，沒有信息資源檢索也就談不上信息資源提供的服務。信息資源提供服務是最基本的信息資源傳播和服務方式，它是在基本不改變所采集或存儲的信息資源的形態下，有選擇地為用戶提供信息資源和服務。歸納起來，信息資源提供服務大約有以下形式：①文獻復制服務；②圖書、報紙和雜誌的出版發行；③圖書、圖片或檔案展覽；④圖書館藏書的外借和閱覽；⑤檔案的開放和提供利用；⑥廣播電視節目的播放。
信息資源咨詢服務是在信息資源提供服務的基礎上發展起來的壹種傳播和服務方式，其前提是信息資源的開發，其實質是信息資源開發活動向市場的延展。它的基本特點是通過改變所采集或存儲的信息資源的形態和內容，以產出新的信息產品。信息資源咨詢服務的表現形式主要有：①信息預測服務；②出版發行書目服務；③報刊論文索引服務；④圖書、檔案館藏線索咨詢服務；⑤事實、數據咨詢服務；⑥定題、定向情報服務；⑦科研項目追蹤服務；⑧用戶教育服務。
網絡信息資源提供和開發服務是以計算機硬件和通信設備為依托，以應用軟件為手段，以數據庫信息資源為利用對象。因此，這種信息資源服務是建立在現代信息技術的基礎上的。這種服務的優勢在於：壹方面將信息資源提供服務和信息資源咨詢服務統壹起來服務於大眾；另壹方面又有助於最大限度地實現個別化服務。它的主要形式有：①用戶電子論壇；②用戶點播服務；③電子函件；④電子公告板服務；⑤聯機公***目錄查詢服務；⑥遠程檢索服務；⑦遠程電視會議服務；⑧圖文信息電視廣播服務；⑨電子出版物和電子雜誌的發布。
信息資源的傳播和服務是連接信息資源管理機構和信息市場的重要活動。從是否有償或部分有償的情況來看，信息資源的傳播和服務分無償與有償兩種方式。壹般而言，信息資源提供服務多采取無償服務方式，信息資源咨詢服務和網絡信息資源服務則多采取有償服務方式。
信息資源傳播和服務的目標是根據用戶的需求，提供用戶需要的信息資源生產或信息資源消費所需的各種信息資源和服務。因此，信息資源既可以作為消費資料為最終用戶服務，也可以作為生產資料形成新的信息。作為消費資料，信息資源在被用戶消費的同時，為用戶增加了信息資源儲備以及相應的產值；作為生產資料，信息資源被用戶作為生產信息甚至“原材料”投入信息再生產過程，以形成新的信息資源，這將是新壹輪信息資源管理過程的起點。信息資源傳播和服務就是這樣通過影響用戶進而影響社會，它肩負著實現信息資源管理活動價值的使命，同時也維系著信息資源管理過程的動態平衡。