1)有工作流引擎，讓參與某項管理活動的人，通過信息系統的指導，完成崗位上要完成的工作內容，避免逆向流程帶來的操作流程混亂；
2)工作流中使用的工藝文件，如工作表，全面存在，並經領導批準；
3)工作流應具有預預警、預警和警告功能，以實現工作流的監督、督促、異常處理和工作後質量評估；
4)在用戶界面上，系統需要有待辦窗口，登錄後自動顯示用戶的待辦工作內容，方便用戶操作；
第二，建立文件管理體系，通過加強過程文件、輸出文件和記錄的控制，實現體系文件的系統化管理。質量組有權查詢所有項目的文件，並建立原始記錄(表格)的控制和管理，包括有效、符合和適宜的記錄本身的管理和記錄所包含內容的管理。因為這些內容的管理是質量管理中最靈魂的工作，是管理體系中其他工作的重要基礎，是提高管理水平的關鍵。因此，文件管理系統應支持業務活動的動態重組和質量記錄的定制，以滿足企業質量管理不斷發展的需要。必要時可快速查閱所需記錄的詳細內容，並隨時匯總分析相關記錄信息，得出決策報告。
三、除持續改進外，還必須加強質量管理體系中共性要素的建設。如文件控制、記錄管理、管理評審、人力資源、內部審核等。我們需要提供過程和質量記錄模板，用戶可以根據自己的實際情況進行修改，其他要素的用戶可以在滿足體系文件要求的條件下設計個性化的過程和質量記錄。第四，加強人員技能培訓，提高員工綜合素質，努力實現管理體系建設的持續改進和優化，堅持“以人為本”，充分發揮人的主觀能動性，實現“人本管理”的目標。管理制度建設的最終目標應該是利用管理科學的標準化，充分發揮人的潛能，提高人的職業素質和執行力。管理體系的建設堅持“持續改進”的原則，確保其能夠適應新的形勢和變化，解決管理中遇到的問題，與時俱進。管理制度要求對不符合或安全事故進行調查處理，同時督促各部門協調改進，以進壹步改進工作。