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質量管理文件小技巧之頁眉頁腳應如何利用?

在質量管理文件的編制環節,為了兼顧頁面的美觀,以及盡量反映相關信心,並及時發現文件在打印、裝訂、使用時發生漏頁等情況,壹般在頁眉頁腳中采取以下措施:

在每壹頁的頁眉中,設置文件的版本號、文件名稱、文件編碼等信息。

版本號壹般左對齊放在頁眉左邊,形式為“版本:A”的形式;文件名稱壹般居中放置,便於清楚地看到,文件編碼右對齊置於頁眉右側。版本、文件名稱和編碼等信息應與封面保持壹致,通過這三個信息可以表明當頁內容屬於哪份文件。

頁腳的信息要少壹點。主要是文件的頁碼。頁碼表明文件內容先後順序,可放置缺頁。大部分企業文件頁碼設置為居中。其實更規範的做法是參考政府公文寫法,設置頁碼在頁面的外側。另外,封面不需要頁碼,應設置為首頁不顯示頁碼。

(1)上述做法為通用做飯,也有企業把頁碼放在頁眉中,個人覺得根據出版物的習慣,不是很美觀,不建議但不反對該做法。

(2)有的企業將文件編碼置於頁眉左邊,版本號置於頁眉右邊,甚至將LOGO放在頁眉中,也是可以的。總的來說,主要是看公司文件編制習慣,兼具美觀實用。但同壹公司的質量管理文件,頁眉頁腳內容應保持統壹,才能提現文件形式的規範。

(3)有的企業將“XXX公司質量管理程序文件”等文字放在頁眉中,個人覺得這樣會讓頁眉顯得太擁擠,況且沒有任何實用價值,不建議采用。

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