從中小企業信息化的現狀和特點來看，中小企業信息化發展到現在，行業細分需求的特征日益明顯。中小企業用戶不僅僅滿足於財務管理、OA等單壹應用，還需要逐步深入。中小企業的信息化不僅僅是ERP，還包括產品輔助設計、制造管理和控制，具有非常鮮明的行業特點。與此同時，中小企業信息化的初步行動取得了成效，但實施效果和進展參差不齊。總的信息化方向是向全面信息化發展。這些特點決定了未來中小企業信息化需要很長的時間。在中小企業信息化的過程中，信息化合同的簽訂是中小企業走向信息化的重要壹步，也意味著信息化的重要壹步。
案例研究:
國內某中小型醫藥企業集團準備推出信息系統。在幫助企業選擇了IT服務提供商A之後，A公司從產品功能的角度來看，大部分滿足了企業的業務需求，於是CIO決定選擇A公司的產品..據CIO介紹，當時A公司的產品價格在1000萬左右。從產品價格的角度來看，國家集團企業應用該系統的產品價格與同行業價格比較適中。所以CIO綜合考慮後選擇了A公司的產品，但是CIO犯了壹個大錯。在與A公司簽訂ERP項目合同時，他只簽訂了軟件產品的購買合同，即只購買了壹款軟件，沒有得到其他相關服務。我們知道，軟件只是壹個重要的工具，企業的業務，企業自己的人員或者管理人員最清楚，對於IT服務提供商來說，他們的業務很少，更多的是壹個框架，給企業提供壹個軟件框架，幫助企業用信息系統支撐業務。
企業的CIO在實施ERP的過程中發現，雖然A公司的大部分產品滿足了企業的需求，但是企業還是需要個性化的需求，比如增加壹些功能來滿足企業的業務，但是當時只簽了產品合同，沒有簽其他服務合同，所以A公司無法提供更多有限的免費服務。我們做什麽呢
CIO很苦惱沒有選擇A公司的產品，前期投入很大，會給企業造成很大損失；繼續選擇A公司的產品，得不到有效服務怎麽辦？對於A公司來說，不是不具備提供服務的實力，那為什麽得不到有效的服務呢？原因是CIO在簽ERP合同的時候沒有考慮周全，ERP合同需要簽多個合同，產品合同，服務合同等等。這壹結果導致CIO重新簽訂軟件服務合同，並支付比軟件產品更高的價格。雖然最終幫助企業解決了問題，但企業也付出了比產品更高的代價。
綜合案例分析，筆者認為CIO作為信息化的負責人，尤其是中小企業的CIO，在簽訂ERP合同之前應該做好準備工作。筆者認為，中小企業的CIO在簽訂ERP合同時應註意九點:
1.仔細看看ERP合同的類型。
目前信息化本身是壹個無形的產品，尤其是軟件產品。對於壹個企業來說，如果能解決企業的經營問題，就值幾百萬甚至上千萬。但是如果不能解決業務問題，那就是壹個沒有價值的CD碼。目前ERP合同種類繁多，按照不同的功能和模塊劃分。因此，要求CIO在簽訂ERP合同之前充分了解企業的經營情況，對合同有壹個整體的規劃，包括如何做長期規劃和短期規劃。對於首席信息官來說，了解合同規劃非常重要。如果壹個CIO不知道信息契約的細節，不知道ERP契約的簽訂原則，那麽他壹定會像本案例分析的那樣，遭受信息契約之苦。
理解信息契約的類型需要首席信息官在前期進行大量的研究和市場分析。對於第壹次參與簽約的CIO來說，要更加謹慎和體貼。他們需要CIO對企業的現狀和未來有壹個長遠的規劃，對有經驗的CIO也不能馬虎。只有做到萬無壹失，才能真正為企業創造價值。
2.簽合同前再次演示產品。
無論是做ERP還是做BI、CRM等其他項目，CIO都需要詳細演示和了解IT服務提供商的產品。雖然IT服務提供商在選擇的初始階段會對自己的產品進行演示，但是為了找出軟件產品中存在的問題和不足，CIO有必要對產品進行第二次演示和操作。壹方面，這將有助於取消產品的壹些不必要的附加功能，增加企業在簽訂ERP合同前的必要部分，從而形成壹個完全能夠滿足企業業務發展需要的產品。另壹方面，第二次演示也有利於CIO更好的了解ERP產品，便於以後更好的實施。
3.拜訪同行或相關行業的簽約案例。
行業內的典型用戶案例是CIO們學習的最佳範例，非常適合剛入門的CIO或者準備新上線項目的企業CIO。當壹個新項目上線時，CIO無法準確把握項目的進度或者對項目不“有信心”，這就需要我們CIO參考同行業的公司是如何簽訂他們新的信息化項目合同的，包括ERP。壹個在CIO行業也很有經驗的CIO會告訴妳怎麽簽。我們知道ERP將改變企業的業務流程，無論是大型企業還是中小型企業。壹旦做不好，會給企業造成很大的損失，甚至影響企業的生存。因此，CIO在簽訂ERP合同之前，不妨參考壹下其他企業的簽訂情況，確保信息化在簽訂合同時是“安全”的。
3.節省成本的電子合同“棒極了”
電子合同的實施是對原有合同管理模式的進壹步完善，有利於在不同層面控制信息合同的標準和規範。合同壹旦簽訂，數據將集中存儲，實行網絡管理和過程控制，避免合同的隨意更改和計劃的層層加碼。同時，在電子合同的管理模式下，下屬的計劃數量只能從上級下達的計劃數量中分解出來，任何人為的幹涉都會被系統拒絕，會認真執行計劃。但目前國內電子合同還缺乏很多標準，普及率也不是很高。因此，電子合同目前並不完全適合中小企業的發展。
4.在合同中確定ERP項目的開始時間和結束時間。
每壹個ERP項目開始的時候，項目的起止時間都需要做好。過去我們知道每壹個ERP上線都需要壹年、兩年甚至三年的時間。壹個企業很難把壹個ERP項目堅持三年，業務會受到很大影響。如何在不影響企業業務的情況下快速上線ERP，成為中小企業CIO關註的ERP熱點之壹，尤其是中小企業，需要具備快速提升的特性，ERP本身就有很多功能模塊。如果沒有統壹的時間來制定，項目就會越拖越久，最終導致整個ERP項目的失敗。
5.制定合理的付款條件。
據了解，現階段，ERP“尾款”難以收回的現象很多。原因是ERP項目合同中的支付信息化沒有明確規劃。如何為企業CIO制定合理的薪酬條件，需要與IT服務商達成協議。只有前期做好必要的準備，才能在最終的支付階段做到盡善盡美，讓企業和IT服務商滿意。
6.二次開發和服務至關重要。
任何產品都不可能是“完美的”。對於企業來說，面對完善的產品功能，企業需要滿足“個性化”的需求。根據行業和企業自身的特點，企業需要定制進行二次開發。在二次開發的過程中，必然會涉及到企業的服務。因此，在與IT服務提供商簽訂信息化合同之前，CIO應適當列出二次開發的費用和成本，並將其添加到整個信息化項目中，以便IT服務提供商降低整體價格，節省企業二次開發的費用。同時信息化的培訓費用也很高，所以培訓等方面也要包含在總價裏。
7.確定項目的實施方式
實施信息化工程是企業提高管理水平的重要途徑。信息管理系統為企業提供人力資源、財務、銷售、制造、分銷和供應鏈管理等方面的重要信息，以及這些方面的智能決策支持服務。同時，信息化項目不同於壹般的技術改造項目，更多的是管理上的創新理念和方法，通過信息技術來實現。它將涉及企業內所有決策、管理和執行層面的人員。因此，在簽訂ERP合同時，必須考慮確定ERP項目的實施模式。筆者認為ERP項目的實施模式應分為四個階段，即需求分析階段、系統設計階段、系統實施階段和運維階段。
8.讓軟件在折扣中產生折扣。
IT服務商通常會在產品報價中報出高價。當服務商給予CIO優惠價格，在企業所有二次開發、服務費、培訓費用的基礎上，CIO有條件要求IT服務商對軟件產品產生壹定的折扣，以保證企業能以最低的價格買到IT服務商的產品，帶來最實際的效果。折扣中的折扣是CIO與IT服務提供商談判的重要代碼。因此，CIO有必要在簽署合同之前向it服務提供商提出這壹點。
9、ERP在線質量驗收標準、損害賠償原則
中小企業的CIO在簽訂ERP合同之前，壹定要明確寫下啟動項目的標準和未來責任事故的賠償原則。我們知道，信息化是壹項“無止境”的工作。對於網上信息系統來說，信息化才剛剛開始，如何取得真正的成功，還需要未來時間的考驗。所以CIO需要和it服務商建立，並不是系統上線後，IT服務商交付，就意味著成功，還需要進壹步的分工。什麽時候上線？什麽樣的質量標準才是系統成功的真正衡量標準。另壹方面，由於不可抗拒的原因，項目必然會失敗。這時候就要在合同之前做好損害賠償原則。無論是甲方犯錯還是乙方犯錯，只要有合理的合同，就不會出現業務和技術之間的“兩張皮”。
總之，軟件選型對於企業來說是壹項非常重要且復雜的工作，CIO必須高度重視，慎重選擇，必要時要在專業IT咨詢服務的指導下進行。