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不僅是疫情所需,用信息化工具進行遠程審核更是未來大勢所趨

“妳復工了嗎?在家裏還是在辦公室?”

2020年開年,依托信息技術進行遠程辦公受到了全行業的空前關註。受新冠肺炎疫情影響,從2月3日起,在“緩復工、少聚集”思想指導下,全國各行各業在家進行信息化辦公成為風潮。

新冠肺炎疫情讓人們的生活、學習和工作方式逐步地從線下轉到線上。 越來越多的組織運行依靠互聯網和現代通信技術去完成,也讓更多的企業管理體系開始借助於電子版文件、數據和管理體系軟件(IMS) 。

因此,對組織管理體系運行符合性、有效性、適宜性的審核,會更多地將遠程審核作為審核的壹部分,來驗證客戶認證範圍的管理體系過程的運行情況。

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9月8日,全國認證認可標準化技術委員會(SAC/TC261)二屆三次全體會議在京召開。

國家市場監管總局認可檢測司司長董樂群在會上表示, 針對疫情防控期間得到廣泛關註和使用的遠程審核技術等,將研究制定相關標準,並在適宜情況下研究提出國家標準或國際標準提案。

她強調,2020年突如其來的新冠疫情對認證認可檢驗檢測產生了重大而深遠的影響,在國際上,中國專家參與了新冠疫情應對工作組,向國際標準化組織合格評定委員會(ISO/CASCO)提供中國認證認可檢驗檢測行業在應對新冠疫情方面的經驗做法。

同時,她對TC261今後壹段時間的工作提出了四點要求:

壹是大力推動體系標準的宣貫和應用;

二是深度參與ISO/CASCO治理,積極貢獻中國經驗;

三是著力強化標準體系建設和人才培養工作;

四是加強新冠疫情應對經驗總結和標準研究。

受疫情影響,如今遠程評審已逐漸成為開展審核工作的壹種新型選擇。

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遠程審核技術是現代審核方法的壹次革命,縱觀現在的審核工作,生硬、死板、千篇壹律,陷入文字材料之中,過多重視於資料本身的完整性、科學性及符合性,而忽略了體系實施的有效性。

往往壹單位審核完成後,看上去面面俱到,條條有理,但仔細壹讀大多是空洞無物、套話連篇。因此實施遠程審核以及利用現代的可視化技術相結合的審核方法,有其必要性。?

首先,審核方法及工具需要創新;其次,現代網絡技術日新月異,物聯網、可視化、智能化技術逐步普遍,作為高技術服務的審核工作應該與時俱進。

對於企業來說, 遠程評審等信息化手段的運用,既避免了現場安排工作耗費時間多、人員聚集增加交叉感染病毒的風險等問題,也能夠為審核員節約大量的差旅出行時間 ,讓審核員能有更多的時間專註於審核工作本身,提高審核效率。

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按照CNAS現行相關準則,遠程審核只是現場審核的壹部分,因此壹般遠程審核活動占策劃的現場管理體系審核時間不得大於30%,且對於現場審核時間在3人日以下的認證項目不建議采用遠程審核。

但是,如果因為非常原因或者信息和通信技術的發展,均可能讓遠程審核成為常態化的審核模式。

因此, 運用現代信息和通信技術,完成全過程、全流程的遠程審核已成為重要途徑 ,只是在遠程審核技術實現方式、呈現方法和技術條件上,需要依據每壹個審核項目中被審核方的ICT條件和環境進行策劃並依據審核實施方的資源和能力達到審核目的。

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目前市面上專業的體系管理軟件不多,能夠為企業搭建遠程審核模塊功能的更是少之又少,用的較多口碑較好的應該就是艾思歐IMS系列了。

在艾思歐科技開發管理體系信息化平臺IMS2.0之初,就已經考慮了如何實現管理體系壹階段、二階段的遠程審核,並 設計開發了外審機構遠程審核模塊 。

其亮點之壹是能夠基於每次體系審核任務,可以將該體系的體系文件、運行記錄(可篩選)自動同步至該遠程審核模塊,企業可自行生成壹個web地址、臨時賬號及密碼,提供給外審機構,如此壹來即可 全面滿足管理體系壹階段、二階段審核所需,實現遠程無接接觸式在線同步審核。

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從實踐中來看,遠程審核的推廣不但不會降低認證審核的可信性,相反,遠程審核技術的應用在降低審核員工作強度的同時,還能為認證行業帶來了新的發展機遇。

在科技快速發展的今天,幾乎每壹個申請認證的組織都具備壹定程度的接受遠程審核的條件。剛開始可能僅僅是針對某些低風險過程應用這壹方法,但當受審核方、認證機構和審核員都感受到這壹模式帶來的好處時,就會有更好的發展。在國外,甚至已經出現了專門提供遠程審核服務的機構。

隨著遠程審核技術的發展和改進,基本的審核取證活動會變得便捷快速,審核員將有更多的時間進行數據匯總和分析,從而發現組織管理系統中更深層次的問題。

最後想說的是, 遠程審核只是壹個現代審核的工具和手段, 是解放我們的工作,並非束縛我們的工作, 所以,我們在真正運用時壹定要做到簡捷、安全、有效。

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