通過檔案名稱及編號整理
1、檔案各級分類應賦予壹名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有壹定範疇，不宜籠統含混。
2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級名稱經確定後，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用壹定順序依次排列，以便查閱。
4、檔案分類各級編號內應預留若幹空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。
5、檔案分類各級名稱及其代表數字壹經確定，不宜任意修改。
檔號編定整理方法：
1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。
3、檔號以壹案壹號為原則，遇有壹案件敘述數事或壹案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。
4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫於右上角。
保存期限整理：
文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。
2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。
3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。
4、1年保存：結案後無長期保存必要者。
5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。