(1)提高工作效率。檔案管理系統軟件的發明，逐漸取代了傳統單壹的文件歸檔方式，不再需要像以前那樣過多地編輯文件的條目和內容，完全可以在系統軟件的提示下，壹步步地歸檔和歸檔。壹旦發現錯誤的檔案信息，可以直接在系統中修改，省去了傳統檔案管理模式中的重新編輯和打印，節省了時間和資源；如果發現缺失的文件信息，可以直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件不熟悉造成的錯誤。用戶還可以隨時隨地查閱文件資料，直接按關鍵字搜索，無需查找瀏覽，大大提高了工作效率。與文件有關的文件也以統壹的電子格式輸出，與大多數計算機系統兼容，便於印刷和流通。在信息歸檔工作中，系統軟件處理的結果可以直接加密上傳到上級管理部門，節省人力和時間。
(二)更好地開發檔案內容信息。壹般辦公軟件的應用只能實現單個文件的編輯，還需要附上文件的掃描件，既浪費時間又浪費資源。檔案管理系統軟件可以在編輯完檔案的基本信息後添加檔案的掃描電子圖片，這樣打開目錄文件就可以同時采集到該檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報。檔案管理系統軟件還可以編輯相關的檔案文件，使各種相關的電子文件可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內容發揮更大的作用。同時，文件管理系統軟件還包括數據傳輸、接收、備份、恢復等功能，方便快捷。此外，它還具有用戶管理、日誌功能、交易提醒等功能。
(3)更好地實現文件保密功能。壹般辦公軟件只能設置簡單的密碼，非常容易泄露，而檔案管理系統軟件可以劃分管理員、審查員等角色。通過設置權限管理，可以設置人員的訪問權限等。，從而達到保密的效果。文件檢索者在檢索文件時，系統可以自行記錄，形成查詢日誌，並對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行安全設計，保證文件的安全使用。文件管理系統軟件還配有電子鎖，這樣就可以把鎖和電腦分開。即使別人打開了文件管理器的電腦，文件管理系統軟件也無法打開。