辦理社會保險時，需要提交的材料包括參保個人的身份證，與單位簽訂的勞動合同，填寫相關表格後即可參保。
投保的時候不需要查檔案，但不代表檔案沒用。除員工達到法定退休年齡外，單位在相關社保部門辦理退休審批手續時，需要提交員工檔案。在辦理社保的過程中，還需要核實壹些需要通過個人檔案核實的個人情況。
另外，辦理檔案移交是企業職工檔案管理的壹部分。企業可以自行管理員工檔案，沒有檔案管理職能的單位也可以委托專門的檔案管理機構進行管理，比如由就業服務中心進行管理。
擴展數據:
如果新公司在辦理社保時需要看人事檔案，社保局需要審核員工以前的工作時間和社保繳費情況，就會辦理社保繳費次數，並銜接社保繳費年限。
文件歸檔方法:
1.轉檔案到生源地，由地級市人力資源和社會保障局下屬的人才交流中心接收，個人辦理托管手續。這種方式比較適合準備去生源地區工作的畢業生和暫時不想工作的畢業生。優點是在來源地就業後辦理手續簡單方便，缺點是如果兩年內離開來源地就業，需要重新辦理改派手續。
2.把檔案留在學校，工作單位落實後，把戶口和檔案遷到工作單位所在地。申請檔案滯留超過兩年未執行的，學校將其檔案、戶口遷回原籍，學校不再為其發放就業登記卡。
3.人事部門去社保辦理員工正式退休手續時，勞動局要審核員工的年齡和工作年限，計算工齡。工齡對退休工資有壹定影響。
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