檔案是指不同形式的歷史記錄，如文字、圖表、聲像等。由過去和現在從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教活動的國家機構、社會團體和個人直接組成，對國家和社會具有保存價值的。
第壹，加強檔案管理，定期檢查，防止丟失。
二、機密檔案應存放在安全的地方，嚴禁亂扔亂放，留下檔案要關好門窗。絕密文件應該放在櫃臺裏。
三、查閱和復制機密文件或內部資料，應經領導批準，嚴格履行登記手續。不要向無關人員傳播或透露文件搜索的內容。
四、檔案數字化處理應嚴格遵守保密制度，檢查檔案原件，確定檔案是否屬於國家秘密範圍，必要時征求檔案發放單位的意見。
五、對保密期限已過的文件，應及時解密，文件上線前應做好信息公開和保密審查工作。
六、檔案工作人員發現丟失、泄密應及時報告，並采取補救措施，避免或減輕損害後果。
機密文件的銷毀
銷毀保密檔案應當遵守國家有關保密檔案保密管理的規定，使用符合國家保密標準的銷毀設備和方法，確保國家秘密信息無法恢復。“不可恢復”是指檔案銷毀後形成的殘留物或碎片上沒有可讀的機密信息，無法通過現有技術手段恢復。
銷毀保密檔案的審批記錄應當長期保存備查。
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