地質檔案的信息化管理

閆巧玲

（山西省煤炭地質 115 勘查院）

摘 要 地質檔案是記錄地質信息資源的載體。伴隨著信息技術的更新和發展，傳統的地質檔案管理模式已經難以滿足如今數字化和信息化高速發展對於地質檔案的全新需求。目前，地勘單位的檔案數據管理，存在職責不明、保存不妥的現象，造成了不良後果和嚴重損失。雖然地質檔案信息化管理工作面臨著巨大挑戰，但同時，也和機遇並存，特別是信息技術的快速發展給地質檔案管理帶來了新的發展模式和成長動力。只要充分發揮地質檔案管理人員的積極性，努力開發新的地質檔案信息管理系統，完善地質檔案的管理方式，地質檔案管理將揭開新的篇章。

關鍵詞 地質檔案 信息化 管理

隨著信息技術的快速發展，壹個信息化、網絡化、數字化的新時代來到了。在新的歷史時期，地質資料檔案事業作為社會主義經濟發展建設的重要組成部分，務必迅速、有效地為社會各行各業提供地質資料檔案信息，充分發揮地質資料檔案在社會經濟建設事業中的作用。因此，如何在紙質地質資料檔案與電子地質資料檔案的變革中，建立起與之相適應的管理與服務模式，是每壹位地質資料檔案工作者必須考慮的問題。

1 地質檔案部門實施管理信息化的重要性

地質工作信息化建設是壹項復雜的系統工程，而地勘單位的信息化建設與檔案是密不可分的。地質檔案數據是在地質勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經濟發展的重要基礎和依據，也是單位維權的憑證和依據。隨著社會信息化的飛速發展，地勘單位數據文件的內容、形式、載體等屬性也發生了較大的變化，特別是以地質找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統化的成套性和現實性、專業性要求。而壹個完整的地質項目，要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過上級部門的審批和驗收，因此收集整理符合標準的數據文件顯得尤為重要。

1.1 檔案信息化是發展的趨勢

檔案信息化是運用現代信息技術，加強地質檔案信息資源的收集、整理、開發、利用。地質檔案信息化建設，是壹個信息數字化建設的過程，也是同壹種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。它給地質部門傳統的檔案管理工作帶來了新的發展和研究課題。《全國檔案信息化建設實施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務：本著統籌規劃、統壹標準、分級建設、安全保密的原則，加強電子文件歸檔和電子檔案的規範化管理，推動館藏檔案的數字化和數字庫建設，開展公眾檔案信息網上查詢服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和信息化建設。因此，檔案信息化建設是地質檔案發展的必然趨勢。

1.2 檔案信息化拓展了檔案工作更大的服務空間

檔案管理歸根結底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在於開發利用，開發利用的效果取決於開發的時效和利用的廣泛程度。相比較而言，現代化管理手段儲存的各種信息，更便於利用和開發，也能產生更廣泛的社會效益。

2 科學認識地質檔案信息化的內涵

資料檔案信息化建設是壹項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地勘單位與其他企業壹樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。為提高地勘單位的整體素質，推動地勘單位的改革與發展，充分利用好信息化這個武器，走出壹條適合自己的信息化建設之路。

2.1 地質檔案信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體實現

國家信息化戰略是壹項規模浩大的系統工程，涉及農業、工業、科技、國防等各行各業和社會活動的各個方面。信息資源、信息網絡、信息技術、信息產業、信息化人才、信息化法規和標準是國家信息化體系的基本要素，地區信息化、行業信息化則是國家信息化全局的有機組成部分。地質檔案信息化作為國家信息化在檔案領域的具體實現，服從國家信息化全局，在整個戰略規劃框架下系統、有序地展開。地質檔案信息化的目標、任務、內容取決於國家信息化全局的發展需要，具有明顯的時代性和社會性特征。

2.2 檔案信息化的實質是檔案工作目標與信息網絡手段的結合

地質檔案工作的根本目標是滿足社會對地質檔案的管理、利用需求。傳統的檔案業務模式是在原有檔案工作手段的基礎上發展起來的，其合理性基於使用已有手段最大限度地滿足社會檔案需求。計算機、網絡等現代信息技術手段的引入，極大地改變了檔案業務的程序和模式，但並未因此改變檔案工作的社會使命。信息化只是手段的變化，而非目標方向的革命。數字環境下檔案工作的根本目標，依然是最大限度地滿足社會對檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數字網絡等現代技術手段來實現檔案工作的根本目標。從這個意義上說，檔案信息化的實質是檔案工作目標與信息網絡手段的結合，是傳統檔案業務向網絡環境的遷移。

2.3 檔案信息化是壹個不斷發展的動態過程

隨著信息技術的不斷發展，技術手段和技術環境不斷變化，不同時期，檔案信息化建設的目標、任務和要求是不同的。但在某壹時期特定的社會環境下，受制於技術、經濟條件和人文基礎，我們設定的檔案信息化目標，確立的檔案信息化建設任務卻是現實的、具體的，並相對穩定的。在動態變化的背景下，檔案信息化建設的目標不可能壹步到位。

2.4 檔案信息化涉及信息技術和人文環境兩個層面，具有十分豐富的內涵

如前所述，檔案信息化是現代信息技術手段對管理目標的支持，因此，技術、管理以及作為其社會基礎的人文環境在檔案信息化過程中始終交織在壹起，使檔案信息化建設具有了不同於傳統檔案工作的新的內涵，這從上述對檔案信息化的種種界定中可見壹斑。

地質科技檔案信息包含了礦產資料的重要信息，也是人們對礦產分布以及地殼運動的探索研究成果。它是重要的信息資源，具有重要的戰略地位。當今社會，誰擁有了更多的信息，誰就掌握了主動權。地質科技檔案信息作為壹項囊括了豐富的礦產能源信息的載體，是世界的關註焦點。

信息社會把地質部門檔案管理推進到壹個新的發展時期。而對信息技術的挑戰，檔案管理應真正實現信息化。總之，只要樹立牢固的服務意識，切實加強地質檔案信息資源的開發利用，就能為社會提供更好的服務。

3 對信息化地質檔案部門的要求

地質檔案資料是前輩在不斷地探索與汗水中取得的重要成果。每個地勘單位對檔案室投入成本情況不壹，多數勘查部門的檔案室連壹臺電腦都沒有，更不要說進行數字化檢索和管理了。這與當前電腦飛速發展的時代是不相適應的。現今地質報告，包括測量、物探、水文、工程、地質礦產等各專業地質報告，按上級規定均以數字化形式上交評審，否則不予受理。但評審備案證明獲得後，地勘單位並未將有關報告的電子文檔部分歸檔管理，只是將復制的數字化報告和原始地質資料存檔。這是不正常和不應出現的脫節現象，也是當前檔案管理的漏洞。

3.1 加強管理，加大資金投入

由於有關部門以及管理工作者對於地質科技檔案的認識不足，未能充分認識到資料的重要性，也沒有將其納入日常工作的流程範圍內，這就使得地質檔案資料的管理工作發展滯後。相對而言，管理資金也投入不足，嚴重影響了現代化管理工作的順利實施。在加強管理的同時，有關領導要提高認識，制定切實的條例規範來保證管理工作的順利進行。要加大資金投入，配備現代化的技術設備，根據檔案室人員配制壹定比例的電腦，並進行培訓，使他們緊跟時代步伐，將實現本單位地質檔案電子化落到實處。

3.2 提高地質資料檔案工作人員專業技能和素質

地質資料檔案工作人員的自身素質高低，直接決定了其業務能力的強弱。要提高管理人員的專業素質以及職業道德，要求他們具有較高的法律、政策的理念，專業的知識以及良好的職業道德。提高地質資料檔案工作者素質，是加速地質資料檔案科技進步，推動地質資料檔案事業發展的關鍵。在信息時代，地質資料檔案工作人員在思想意識上要更新服務理念，跟上社會發展的步伐，樹立競爭意識，努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用地質資料檔案學科新理論、新技術，指導和改進地質資料檔案工作，努力培養適合地質資料檔案館數字化和現代化需要的復合型人才，既科學地鉆研理論與知識，又能熟練地應用數字化技術、存儲技術等專業技能。

3.3 建立檢索系統

對於浩如煙海的地質資料，建立檢索系統更為快捷、方便。檢索內容包括：資料的專業門類、工作方法分類、礦種不同分類、勘查時限分類、地區分類以及歸檔時間分類等。

3.4 建立電子資料庫

無論新、舊資料都要歸入總電子資料庫，這是檔案信息化管理的重要內容。包括所有專業報告的原始資料和報告審批文、圖、表，以及備案證明等附件。原始資料可以掃描件形式壹並存檔，每壹份資料必須刻制完整光盤，以防電腦病毒造成資料丟失和損毀。

3.5 電子文檔的保密

勘查單位的地質資料包括電子文檔均需要保密。因而電子資料庫的保密工作必須加強。配制電腦須由專人負責，其他人按指令存取檔案，不得進入主電腦。主電腦資料庫編制“雙密鑰碼”，做到人到開機，人走關機，保密到位。

4 實現地質檔案信息化管理的途徑

4.1 創新工作方式

4.1.1 構建網絡體系

隨著科學技術的發展，社會經濟建設越來越離不開地質資料信息服務。現代計算機網絡技術的發展應用，使地質資料檔案信息檢索在手段、途徑、範圍和檢索的效率上都發生著根本的變化，這就要求我們地質資料檔案工作者樹立為社會廣大利用者服務的思想，加強服務宣傳，強化網絡設施建設，改善服務場所環境。建立地質資料檔案館內部局域網，並接入外部網或者互聯網，這是信息化建設得以進行的基本條件。

4.1.2 建立地質資料檔案服務網站，開展網上服務

這將成為地質資料檔案管理服務的壹種重要形式。地質資料檔案管理服務要以網站為基礎，進壹步加快地質資料檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設；在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現地質資料檔案信息資源數字化，地質資料檔案信息服務網絡化。

4.2 拓展服務領域

隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設都越來越離不開地質資料檔案信息服務。積極開展地質資料檔案信息服務的社會化，由主要為地勘內部的服務轉化為向社會全方位服務。

積極主動服務，嚴格規範管理，強化服務意識，提高辦事效率，加強對拉動內需項目，更加及時主動地提供服務。主動到有關項目主管單位、施工單位、設計單位上門調查研究、了解用戶需求，有針對性地提供服務。主動與有關部門和項目承擔單位溝通聯系，積極為各類環境保護工程建設項目提供地質資料服務。

4.3 檔案信息電子化，紙質檔案數字化

所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案數據紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文件數據提供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便於存儲查找和利用，既是地質工作的現實要求，也是檔案管理必然走向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其他各項工作的現代化進程。