文件管理系統主要功能:文件流水線收集功能實現多人多客戶端同時掃描收集多個文件的功能，根據操作角色進行分工和權限管理。下面我為妳整理了壹下電子文件系統的功能，希望對妳有所幫助！
1，文件類型管理:
檔案的管理類型和結構可以自由定義，符合國家標準。
2.文件屬性管理:
屬性分為系統標準屬性和用戶自定義附加屬性，可以分類繼承，自由匹配列表顯示屬性可以調整，滿足客戶對不同類型文件(如實物文件、照片文件)的屬性管理需求。
3.檔案信息的收集:
提供屬性創建、掃描創建、網頁創建、批量創建等多種文件錄入功能。支持Excel表導入，形成根據標題、文件號、序號等對應信息批量上傳文件、卷內目錄、數字文件的功能。
4.檔案編輯功能:
文件歸檔和編輯功能，包括文件錄入、紙質掃描文件導入、電子文件導入、批量錄入、批量修改、綜合文件表格打印等。，可以在壹個界面上實現從文件到文件的全過程。
不同的用戶可以根據被授予的權限在不同的檔案管理類別中做整理工作，也可以使用檔案編輯功能進行集中整理，甚至可以根據管理需要使用混合模式對檔案文件進行整理，大大提高了檔案管理人員的工作效率和管理靈活性。
5.權限管理:
根據不同的管理對象(如不同的電子文件)，可以采用不同的權限控制，提供使用權限和訪問秘密權限的二維權限管理。
6、號碼管理:
檔案登記可以自動生成歸檔號，統計檔案數量和頁數，完成檔案歸檔。
7.文件借閱申請:
當您只有閱讀條目的權限，但需要查看信息內容時，您可以向該信息的管理員申請借閱電子文檔。
8、檔案利用統計:
有權限的用戶可以隨時統計自定義事件、借閱者以及文檔使用情況、使用明細、使用排名等其他範圍的信息。不僅可以掌握文檔的利用情況，還可以統計文檔的使用情況。
9、文件檢索:
按關鍵字搜索、按有限屬性的組合條件搜索和全文搜索。
10，過期文件管理:
根據國家法律法規和行業規則，檔案有保管期限，超過保管期限的檔案實體可以銷毀。對於電子文件，當超過保存期限時，可以註銷或刪除，但如果存儲空間允許，最好註銷或轉移保存。
電子文件存儲管理系統
第壹章壹般原則
第壹條為加強電子檔案的存儲管理，保障電子檔案的安全保管，根據《中華人民共和國檔案法》、《電子檔案存儲管理規範[GB/T 18894-2002]》、《重慶市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》及相關法規、國家標準和規定，
第二條本制度參照《重慶市電子檔案管理技術標準》執行。
第三條本制度以維護電子文件的真實性、完整性和有效性為原則，確保電子文件的安全性和可用性。
第四條基本術語的解釋
(壹)電子文件，是指法人、其他組織和個人在公務活動中形成的數字化形態記錄。它是由計算機操作、傳輸、存儲和利用，以數字(比特)形式表示，通過編碼和解碼輸入輸出的文件。
(二)電子文件，是指利用計算機技術形成的，經鑒定具有保存和利用價值，並按照電子文件存儲管理的有關規定進行加工和保管的電子文件。
第二章電子檔案的存儲
第五條電子文件具有對計算機系統的依賴性、非人工直讀性、復制傳輸的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內容的易修改性、載體的不穩定性等特點。並且對於不同類型的電子文件，由於其技術特點不同，存儲載體和信息記錄的標準和算法也不同，因此電子文件的存儲應根據電子文件的特點采取措施保證其原始性、真實性和完整性:
(壹)文字處理文件
1，TXT文檔可以直接保存為電子文件。
2.XML文檔可以直接存儲為電子文件。
3.對於其他類型的文檔，如果不能轉換為XML或TXT格式，則應以原始格式存儲，並將相關軟件和計算機系統信息存儲在壹起。
(2)圖像文件
1和TIFF格式的圖片可以直接保存為電子文件，特殊壓縮參數要說明。
2.JPEG格式的圖片可以直接保存為電子文件，特殊的壓縮參數要說明。
3.其他格式的圖片應轉換為上述兩種格式中的任意壹種，並說明特殊的壓縮參數。
4.無法轉換的圖片應以原始格式存儲，並將相關軟件和計算機系統信息存儲在壹起。
5.掃描儀獲取的影像電子檔案的光學分辨率，普通紙質檔案不低於200dpi，照片檔案不低於600dpi。
6.縮微膠片掃描儀獲取的電子文件分辨率，16mm膠片不低於200 dpi，35mm膠片不低於600dpi。
(3)圖形文件
1.圖形文件的存儲要求請參考圖像文件的存儲要求。
2.存儲時應註意設備依賴性、可修改性等問題，相關軟件和各種數據信息應壹起存儲。
(4)圖像文件
1、MPEG格式、比特率在4Mb/S以上的圖像文件可以直接存儲為電子文件。
2.不能轉換成格式的圖像文件應以原始格式存儲，相關軟件、壓縮算法和計算機系統信息應壹起存儲。
(5)聲音文件
1，WAV格式聲音文件可以直接保存為電子文件。
2.MP3格式的聲音文件可以直接存儲為電子文件。
3.無法轉換的音頻文件應以原始格式存儲，相關軟件和計算機系統信息應壹起存儲。
(6)多媒體文件
1.多媒體文件包含各種形式的信息，信息完整的多媒體文件可以直接存儲為電子文件。
2、多媒體文件依賴於計算機的軟硬件信息和相關參數應存儲在壹起。
(7)數據庫文檔
1，DBF格式的數據庫文件可以直接存儲為電子文件。
2.不能轉換成格式的數據庫文件應以原始格式存儲，相關軟件和計算機系統信息應壹起存儲。
(8)超文本文檔
1.超文本文件包含大量信息，存儲時要註意數據的完整性。
2.信息完整的超文本文件可以直接存儲為電子文件。
3.超文本文件所依賴的計算機軟件和硬件信息應該存儲在壹起。
(9)計算機程序
1.計算機程序可以直接存儲為電子文件。
2、計算機程序所依賴的軟件和硬件平臺描述應存儲在壹起。
(10)數據文件
1.數據文件有很多種類型，包括以上幾種類型。具體類型請參考以上存放方法。
2.數據文件應說明數據來源，並壹起存儲。
第六條電子檔案的描述性文件應當采用TXT文件。
第七條在符合軟硬件平臺的條件下，應當確保電子文件能夠被計算機正常識別和操作，並能夠準確輸出。
第八條電子文件中涉及的密碼、密鑰和權限管理指令應當與電子文件壹同保存。
第九條保存與紙質文件內容相同的電子文件時，應當與紙質文件建立準確可靠的標識關系。
第十條通過掃描儀、視頻壓縮卡等設備獲取的電子文件采用非標準算法的，相關軟件應當壹並存儲。
第十壹條計算機系統運行和信息處理過程中設計的各種參數和管理數據應當與電子文件壹並存儲。
第十二條電子檔案應當復制到壹個耐用載體上，壹式三份，壹份保存(a)，壹份備查(b)，壹份異地保存(c)。對於加密的電子文件，上述工作應在解密後完成。
第十三條在同等條件下，電子檔案存儲載體的選擇應當優先考慮可靠性和先進性。本標準中推薦的存儲載體有:光盤、磁帶等。禁止使用軟盤作為電子文件的長期存儲載體。
第十四條對網絡環境穩定可靠的單位的具體要求:
1、電子文件應存放在指定的計算機服務器上，服務器必須采取兩臺計算機之間的磁盤鏡像、容錯等備份措施。
2、內部局域網要有可靠的安全措施和管理制度，系統設備更新時必須制定嚴格的數據轉換方法，保證數據準確無誤，能在新系統中運行。
第十五條電子檔案的存儲要求除應具備紙質檔案的壹般要求外，還應符合以下條件:
1，存儲載體應該被寫保護。不要摩擦、刮擦或觸摸錄音塗層。載體應直立存放，以防止灰塵和變形，並避免陽光直射。
2.環境溫度的選擇範圍為17-20℃，相對濕度的選擇範圍為35%-45%。
3.儲存時遠離強磁場、有害氣體和熱源。
第十六條電子文件必須進行病毒和其他危害計算機的隱患檢查，不能清除隱患的電子文件不得存儲。
第十七條存儲電子文件的光盤應當入箱存放，A套和B套電子文件應當分開存放。
第十八條電子檔案的有效性保證:
(1)隨著計算機技術和設備的更新發展，存儲載體或電子文件數據會出現兼容性問題。
1.當存儲載體出現兼容性問題時，應更換為先進可靠的存儲載體進行復制。
2.當電子檔案的數據出現兼容性問題時，應當對電子檔案進行升級、轉換和復制。
3.復制的舊存儲載體應至少保存四年。
(2)刻錄光盤時采用壹次盤刻錄，不允許多段刻錄。推薦的刻錄軟件是NERO BURNING6和WINONCD6或以上。
(3)每2年檢查壹次磁性載體的有效性和安全性，每4年檢查壹次光盤的有效性和安全性，對存儲載體的壽命、存儲載體的兼容性、電子文件的兼容性等進行抽查。，抽樣率不低於30%，發現問題及時整改。
(四)存儲在磁帶上的電子檔案應每年倒帶壹次，每五年移交壹次。
(五)檢查、復制、轉換等。應該註冊。
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