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調研訪談全流程—記人生第壹次2B需求訪談

最近剛剛完成了壹次2B(To Business,不是二逼。。)的需求調研,形式主要是面對面訪談,三個小組***6人花了壹周時間走訪了約20家公司,作為學生,這是我們第壹次經歷這樣的訪談工作,整個過程踩過很多坑,收獲也很多,在此總結下這次調研的全流程,給相關領域的同仁們提供點微不足道的經驗吧。

2B的需求調研與2C有很大的不同,我們都很清楚2C的用戶研究流程和方法,常見的有問卷調查、用戶訪談、數據分析、焦點小組、可用性測試等,但2B需求調研方法要窄很多,由於樣本量的限制,很難進行問卷調查,所以就需要以資料收集和客戶訪談的形式進行。本次調研的目的由於涉及到公司的未來規劃,可能存在商業機密,因此這個特殊的屬性會導致調研過程中遇到很多困難,比如被訪人拒絕訪談,被訪人故意透露錯誤的信息等,因此雖然樣本數量少,但對內容真偽的甄別也需要大量的工作。還有就是2B的需求關於整個公司,而被訪人的數量有限,怎樣快速高效的進行訪談,盡量還原2B需求,也是需要提前規劃並且隨機應變的。

我們分調研前,調研時,調研後來講述整個全流程,這三個過程花費時間比例大約在2:3:1。

壹、調研前

進行訪談前需要花大量的時間做規劃,包括:挑選並聯系被訪談人、做提前的溝通,設計訪談問題和話術,搜集相關資料,規劃訪談日程,還有就是設計壹些緊急意外情況的應對策略,設計最終調研報告的格式等等工作。

這些訪前工作中,最重要的是前兩點: 1.挑選並聯系被訪人 ;2.設計訪談內容和問題。

挑選被訪談人也就是被訪公司(目標公司)的挑選過程,挑選的原則就是壹切圍繞調研主題,如果可以達到圍繞主題獲取有效信息的目的,就是被訪目標,然後在這個基礎上根據優先級選出壹定數量的被訪目標。之後就是聯系溝通的過程,最好是以電話的形式進行溝通,約定時間後再進行日程的安排,溝通時最好將訪談的提綱提前發給對方,好讓對方有壹定的準備時間,此時還需要對方幫忙協調其他相關部門的人員,因為壹家公司的訪談對象很可能不止壹個部門。因此在聯系之前,就需要把訪談內容及提綱設計好,當然這也是在搜集壹定資料的基礎上設計的,全部內容都需要圍繞調研目的展開,具有結構性並且循序漸進的進行。除此之外,在聯系相關被訪人時還需要設計壹套話術,並根據效果不斷更新,標準化的流程會提高整體效率。

前兩步之後,就可以根據聯系被訪人情況來規劃訪談的日程了,在訪談過程中可能還會出現壹些意外情況,因此要提前考慮到,提出處理緊急情況的預案,防患於未然。所有工作都完成後,團隊人員開會討論,並再次檢查下有無遺漏的事項。

這個階段的人員安排:2人負責搜集資料,2人負責設計訪談內容和問題,2人負責設計緊急情況的解決方案,2人負責挑選被訪公司及被訪人(當然每人不只承擔壹項任務,交叉進行),小組所有人(6人)***同負責聯系被訪人,根據被訪公司所在城市區域,每個區域2個人壹組,每組中1人負責安排日程,1人負責交通及住宿的預訂。

二、調研中

根據之前計劃的日程,每個小組依次前往被訪公司進行訪談,如果提前預約好時間就比較好辦了,但是實際情況下大多數被訪人都是沒有提前預約時間的,甚至可能會出現聯系不上的情況,因此之前的緊急情況預案就派上用場了,我們在預案中會假設很多特殊情況甚至極端情況,也會提出壹些比較合理的解決方案以供參考。整個調查過程中需要把控好時間,盡可能在保證訪談質量的同時,保證調研的進度。

關於訪談中需要註意的事項,網上已經有很多有用的幹貨了,這裏僅僅談壹談關於2B需求訪談的大致流程和所需要註意的事項。壹般而言, 企業的需求涉及到內部很多部門,或者涉及到市場環境、政策等因素,因此相對於普通用戶的需求要復雜的多 ,所以在調研過程中所需要考慮的點也較多。

首先 ,我們需要找到公司內該需求的決策部門,也就是最終定奪需求或方案的部門,壹般而言可以是戰略規劃部、直接業務方、市場運營等部門,按照之前設計的訪談內容按部就班的進行,這個階段可能主要是壹些宏觀層面的需求,也許還不涉及需求的細節,只需要把握好大方向即可。 然後 找到需求的直接相關部門,比如調研某個產品或者某個系統的需求,那麽就需要對該產品或系統的直接使用者進行訪談,訪談對象不但包括該部門負責人,也需要包括部門的普通員工,即壹線操作幹活的人。這個層面上就需要盡可能的多了解細節了,提比較具體直觀的問題,根據被訪人的回答情況再深層次追問,盡量將每壹塊問題問的很透徹,對之後分析和提煉訪談內容有很大的好處。 最後 對該需求的間接相關部門做簡要的訪談,目的是了解到該需求對公司業務上相關的部門的影響,也可以從另壹個角度來看待該需求的合理性,聽壹聽其他部門都是怎樣看待它的,利於我們跳出狹窄的利益圈,多角度、更全面的看待和分析問題。整個訪談的過程中,征求對方同意後,盡量進行錄音訪談,若被訪人不同意錄音,則需記錄人員盡可能完整記錄,不光要記錄被訪人所說的,采訪人提出的問題也需要清晰記錄。同時要時刻牢記訪談的目的,壹切話題緊緊圍繞著訪談主題進行,要較好的把握訪談方向和節奏,不要被被訪人帶偏了方向。為了使被訪人盡量透露有效真實的信息,整個訪談可以是輕松的聊天形式,特別是細節部分,非正式的聊天更能挖掘到深層次信息。

對壹個公司訪談結束後,小組成員需要及時討論總結,對訪談效果進行初步的評估,及時修正訪談策略並更新訪談的內容和問題,小組和小組之間也需要及時在線溝通,***享成果、收獲以及踩過的坑。

三、調研後

各個小組按照日程調研結束後,需要對各組的訪談資料進行匯總,最好統壹格式輸出文檔。針對匯總的訪談資料開個會,進行討論,每個小組可以先談談自己組在訪談過程中的最深印象以及最大收獲,然後集中圍繞調研的主題,對訪談收集的材料進行討論,看看各個組之間的差異,並且給出初步的結論。

然後就是書寫調研報告的過程了,在之前設計的報告格式的基礎上,根據所獲取的信息再做以調整,盡可能完整準確的展現調研所獲取的信息。關於調研訪談報告的格式,網上也同樣有很多可以參考的例子,大體內容主要包括: 調研背景及目的,調研方式,數據來源,訪談內容展現,內容分析,總結,附錄 。由於訪談性質的調研主要以文字為主,因此報告中比較缺少圖表這樣直觀的表達,而大部分都是文字敘述,所以要求報告書寫者有較好的 文字提煉能力 ,若能提煉出精煉的信息並以圖表形式展現,那是最好不過的了。書寫報告的任務需要進行分解,由團隊所有人員***同完成,避免由於個別人對訪談信息產生的誤解而導致最終給出錯誤的結論。將報告任務分解下去後,最終還是要有匯總的過程,這個過程也是需要多人***同完成的,且必然會有很多激烈的討論,反復修改以保證最終報告的 客觀真實性 ,並且能夠完整還原訪談的基本內容,這樣的報告才具有實際的商業價值。

輸出最終的報告後,小組成員也可以再總結總結得失,聚餐吃個飯吐吐槽什麽的,哦對,別忘了寫份總結哦,嗯,就像本文壹樣:)

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