1、要明確主體，註意簽字蓋章的細節。（1）在發函時，要確定清楚主體，即誰因何事發送給誰。不要長篇大論，內容不清晰。
（2）在函的落款處，個人的要簽名，不要只有打印的姓名，是公司和企業的，要由單位蓋章並由法定代表人或授權代表簽字。特別要註意壹定要準備兩份，除了在落款處簽字或蓋章之外，再將兩份平鋪在壹起，在騎縫處簽字或者蓋章，快遞壹份，自留壹份。
2、最好選擇EMS從長期的習慣來說，選擇郵政快遞，是有的政府機關、寫字樓優先EMS的快遞人員進出收發件，而且其網點多覆蓋面廣，可查詢收寄件的動態情況，特別是可以取得書面的妥投單，方面作為證據使用，還有壹個重要的理由是使用EMS已是司法慣例。
3、註意快遞單的填寫
（1）單位名字應全稱如實填寫，如果收寄件人為個人直接寫個人的名字，註意要寫全名，不要寫曾用名或花名、乳名等。
（2）地址要寫詳細，最好能具體到門牌號碼。如果收件人是公司的，其註冊地址和實際經營地址不壹致的，最好是向兩個地址都各寄壹份，不但增加簽收的機會，也不給對方以不在所寄地址，沒有收到的借口。
4、內件品名壹定要將將發送的書面函件的名稱填上，如果函件名不具體，也可以將函件的具體內容高度概括，將誰關於何事發函填寫在內件品名中。如果對方不自簽收此件而退回，要保留退件單，並且不要拆開所發郵件，並保管好。
5、把握好寄件時間，取得送達憑證為保證有關的訴訟時效的目的，必須將郵寄時間準確完整地填寫好，並要求快遞員蓋郵戳，以證明快遞的時間。壹定要保留此單據。並且在快遞出後，跟蹤查詢快遞的郵寄情況，是否簽收等，待對方收到後，立即聯系郵政快遞熱線，要求寄送妥投單。
6、可對郵件寄送情況全程錄像如有必要可以自己用手機或其他錄相設備，對簽字、填寫完快遞單、整個裝件、封存、快遞的過程進行全程錄像，以防對方對收到的內容提出異議。
7、視情可進行公證對壹些特別重大的郵件，根據情況可以向當地的公證部門申請郵寄公證，也就是說由公證處對上述的函件的名稱、內容、裝件、封存並交給郵件快遞的過程進行公證，證明這個特定內容的書面函件已完成送郵。