公司文檔管理制度
1.目的
為規範本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2.職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及內容的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3.文件種類
3.1上行文：請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文：批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文：信函，會議紀要。
4.文件格式
4.1發文統壹使用以上文件類別之壹。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統壹在文件的左上角位置加註。
4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什麽事情，解決什麽問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：
4.5標題統壹使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統壹使用四號或小四宋體字，與主送單位等保持壹致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件：XXX"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須註明；
4.8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身分）署名：落款壹般放在正文/（或附件標記）的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上面加註壹行"（此頁無正文）"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期：
4.9.1壹般應寫發文日期；
4.9.2制度或會議通過的文件應寫通過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發的日期；
5.文號
5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統壹編號；具體文號編制規則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統壹管理，管理中心文號由物業部統壹管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6.用印
6.1用印是發文單位對文件負責的標誌，是文件合法生效的標誌，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件打印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7.文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等壹系列工作：
7.2正規文件應盡量打印，並由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全責任，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對壹頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，壹並送有關人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員（壹般為行政人事部或管理中心物業部相關人員）將所收到的文件登記在《收文登記表》內，內容包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情況、備註等。
7.7傳閱。傳閱工作壹般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢後，由最後處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8.相關文檔
8.1文號編碼規則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發文登記表》
8.4《對內發文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發文格式
8.10對內發文格式
8.11報告總結格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9.修訂及實施
9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零零四年五月壹日實行。