2.第二個代碼可以用來表示公司的文件，可以根據不同的含義和需要進行設置。比如“QB”可以用來代表企業標準，“WJ”也可以用來表達公司文件的意思。這次使用的是“WJ”，文檔代碼已編譯為:DWJ。
3.第三個代碼可以代表發文部門。比如辦公公司發的文件可以是“O”，營業部發的文件可以是“S”等。第三個代碼與前兩個代碼用“/”或“-”隔開，表示代碼的不同。這次采用“/”號，假設是銷售部門的單據。至此，文件代碼已經編譯為:DWJ/S
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4.第四個代碼可以表示公司文件的ISO體系文件中的文件級別。比如A用於公司手冊壹級文件，B用於程序文件等二級文件，C用於作業、標準等三級文件。第四個代碼可以用“/”或“-”與前三個代碼分開，以表示代碼的不同。這次用“-”，這次以三級文檔為例，用數字C。到目前為止，文件代碼已經編譯成DWJ/S-C
5.第五碼可以細分為文件類型，比如A為安全文件，B為標準文件，C為公共* * *系統文件等。這次以完整的文件為例，到目前為止文件代碼已經編譯到DWJ/S-CA。
6.第六個文件可作為文件簽發的序號。序列號的位數取決於公司可能發布的文件數量。建議用三位數字編制序號。這次以銷售部編制的第壹份文件為例，其序號為“001”，至此文件編碼已完成，這第壹份文件的完整編碼為“DWJ/S-CA001”。
7.特別說明，在編制文件編碼前，請對公司的文件進行分類規劃，根據分類規劃進行分級，選擇有代表性的編碼。在選擇編碼時，可以用分類名稱的第壹個拼音字母，也可以用其英文單詞的第壹個編碼來表示。
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公司文件管理系統標準版(1)
第壹
為了減少文件數量，提高文件的速度和質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的
實際情況，特制定本制度。
第二
文件管理資料主要包括上級的信函、電報和通信，以及公司提交和分發的各種文件和資料。同級有關方面的信函、電報和通信。
企業程序文件
企業程序文件和企業質量標準，* * *共同構成企業質量手冊的支持性文件。企業程序文件，規定了壹項活動的目的和範圍，應該做什麽，誰應該做，如何做，如何控制和記錄，何時何地，使用什麽材料，設備和文件。
說清楚壹點，企業的“程序”有很多，但並不都是通過“程序文件”來體現的。有些程序包含在企業的管理標準或規章制度中。如果為某項企業活動規定的方法被制定成文件，則稱之為“程序文件”。
程序文件通常包括管理程序文件和技術程序文件。管理程序文件包括相關的管理制度、管理標準和工作標準；技術程序文件包括工藝規程、檢驗規程和作業指導書。
編制企業程序文件的基本要求是:準確、完整、簡明、統壹、協調、先進、可行。
程序文件的內容和項目格式大致如下:
標題
1目的
2範圍
3責任
4定義
5程序(內容)
5.1 ...
5.2 ...
6相關文件
7種形式
8附件(流程圖等。)
核準
示例(管理程序文件):
XX公司離職結算操作流程
目的:
1，簡化離職操作，減少無效勞動；
2、適應管理流程的原則。
經營範圍:公司員工。
責任:
辭職:我去行政部和財務部按這個程序辦理離職結算，不應該提出超出程序範圍的要求；
行政部:辦理所有離職手續，提供離職人員的工資、費用及其他必要信息；
副總經理:批準辭職文件；
財務部:審核相關資料，辦理結算手續。