我們習慣於專註於改善可見的顯性成本，而忽略了已經融入日常工作習慣的隱性成本。
比如我們都知道員工離職率的提高會導致人員成本的增加，提高離職率壹定會提高工作效率和勞動生產率。但因為沒有給財務數字帶來直觀的刺激，所以總會被排除在日常工作目標和管理規範之外。如果有壹個量化的方法，把這些隱性的“軟”成本轉化為顯性的“硬”成本，我相信這方面的成本是非常巨大的。溝通成本是主要的隱性成本之壹。
在降低溝通成本方面，會找到很多方法，比如:減少冗長無效的會議，營造信息化的辦公環境，溝通前的準備，明確溝通目標。仔細推敲，我們不難發現，這些方法都是殊途同歸——節省溝通時間。
但是，節省溝通時間和降低溝通成本並不壹定有邏輯上的因果關系。試想:如果參與者帶來的信息不完整，甚至不真實；如果員工只是在信息化辦公環境下機械操作，對信息的完整性或準確性視而不見；雖然溝通前做了充分的準備，但我們發現對方的立場和利益取向與自己完全沒有交集...
面對這種情況，溝通成本無法提高，有效的溝通結果更難以實現。怎樣才能真正降低溝通成本？這個答案還是要回歸到工作標準、工作流程和企業文化本身，也就是企業提倡什麽樣的溝通方式？企業為員工創造怎樣的溝通環境？企業實踐什麽樣的價值觀？
通常，造成溝通障礙或溝通成本高的主要因素有:
壹個是信息的不完全和不對稱。這種現象在所有企業中都很普遍。信息在層層傳遞的過程中已經被自然省略；不同崗位的人習慣性的“按需領取”會導致斷章取義；管理者傾向於選擇接收他們認為“正確”的信息等等。在這樣的情況下，本地傳播很難取得有效的傳播效果，也很難提高傳播成本。因此，企業應該首先從流程和標準化上建立自己的溝通模式，如:
1，建立企業溝通流程和信息傳遞標準，規範員工接收和傳遞信息的行為，必要時應作為企業培訓的重要內容。
(1)收到的信息要全面，重點可以提煉。
(2)立即整理收到的信息。
(3)對於可能遺漏或感覺模糊的信息，應及時與信息發送方再次確認。
(4)傳遞信息時，要保持原始信息的客觀性，避免個人判斷。
2.內部信息傳遞和問題解決。
(1)壹般情況下，信息處理不可能只涉及某個功能領域。信息指向部門應是及時與信息相關部門溝通的主導部門，同時可以進壹步拓展信息渠道，從其他部門獲取相關信息。
(2)信息* * *涉及部門對獲取的所有信息進行分析，並根據分析結果提出處理建議。
(3)牽頭部門就處理建議與公司溝通，並處理和解決後續問題。
造成溝通障礙或溝通成本高的第二個方面是企業的價值觀和文化導向。比如，企業有“實事求是”、“講真話”的工作氛圍，倡導真誠溝通、相互尊重，踐行以企業目標為出發點和歸宿解決問題的思維模式和行為模式，對降低溝通成本會起到顯著作用。
企業標準和企業文化要自上而下建設，各級管理者是企業價值觀和企業文化的風向標。客觀真實地反映問題是有效溝通和解決問題的基礎和前提，真誠和尊重是有效溝通和解決問題的最佳保障，以企業利益為核心的思維模式和行為模式是有效溝通和解決問題的目標引擎。
任何不完整不真實的信息，任何聽信方式，斷章取義等等的傳播成本都是巨大的。信息不準確，溝通不客觀，不僅導致工作效率低下，還可能導致做出錯誤決策的風險。
因此，在企業流程、標準、價值觀和企業文化的背景下，探索具體的溝通方式、溝通技巧和信息溝通工具具有現實意義，降低溝通成本的目標才真正可以實現。
如何有效管理溝通成本
工作中的每個人都不是壹座孤島。無論是管理者還是普通員工，基於協作的溝通越來越重要。麥肯錫公司(McKinsey & Company)的壹項研究表明，管理者每天平均要花89%的時間在溝通上。這麽重要又費時的溝通工作，怎麽可能有效果？
01明確的溝通目標
明確的溝通目標是有效溝通的重要前提。目標是達成“* * *協議”，檢驗溝通是否有效就是檢驗協議是否達成並執行。沒有目標的溝通就是漫無目的的聊天，不僅消耗了企業的成本，還帶來了企業文化的消耗。
02事件驅動的通信
工作中的溝通要以“事”為主，基於業務事件的溝通要更有重點。與傳統的電子郵件相比，雖然IM軟件在實時溝通方面效率更高，也具有穩定、安全的特點，但其脫離業務的獨立聊天屬性是無法逾越的鴻溝，無論是個人IM還是企業IM軟件都無法在這方面提供更有說服力的理由。
與正確的人交流
溝通對象在工作中的角色是復雜的。除了個人和群體，溝通效果還會受到同部門、跨部門、同職級或不同職級、不同項目涉入程度和視角的影響。排除幹擾因素，選擇合適的人進行溝通就顯得尤為重要。找到事件的責任人和執行人，降低溝通層級，防止因為管理層級的原因導致同壹個問題被重復溝通，是常用的方法。
04獲得* * *知識
達到* * *知識是交流的目的之壹。以下是壹些有助於獲得* * *知識的提示:
提前準備
溝通前，向溝通對象說明溝通原因、溝通目的並提供相關信息。提前準備可以讓溝通更有效。
專心聽
這不僅僅是對與妳交流的人的尊重。從溝通目標出發，帶著問題去聽，邊聽邊思考，適時提問，是幫助達成溝通目標的重要途徑。
及時反饋
溝通過程中及時反饋，可以第壹時間回答問題，減少信息在溝通過程中的衰減。這部分我沒聽清楚。我不太同意這個觀點。我們要按照這個要求去做嗎？及時反饋，保持溝通正常進行。
讓數據說話
事實不是個人好惡，數據可以是現實的。擁有世界級高管理水平的亞馬遜建立了以指標定義的企業文化，所有可量化的數據都是支撐業務和決策的關鍵。
05通訊記錄
為了方便回溯，工作中的交流需要錄音。記錄的形式多種多樣:錄音(如400電話)、模板文件(如質量管理中的標準表格)、郵件等。溝通記錄中需要包含的內容有:基本信息(如溝通時間、地點、溝通對象、溝通目標)、溝通後的認識、要實施的事項等。沒有記錄的溝通往往需要再次溝通才能達到效果。
06待辦事項列表
只有達成* * *理解並執行，才能實現有效的溝通。如何把交流中形成的* * *知識落地？從項目管理的角度來看，需要考慮範圍、成本、時間、質量、風險等因素。任務描述清晰、責任人明確、完成時間明確的待辦事項清單是有效溝通的關鍵。
07檢查
工作項目的實施不是壹蹴而就的。經過溝通，各項工作是否按時完成，復雜工作是否按照時間節點完成，是否存在實施風險，都需要全程跟蹤和動態監控。
很多公司甚至設立監督部門跟進重要工作溝通的落實情況，總裁辦、人力資源部、秘書處等。都在某種程度上承擔了這壹責任。
而人追事的溝通模式，是與工作流相悖的。有效的溝通是基於工作流程的主動匯報。與人溝通的方式，使溝通有重點、及時，同時大大降低了溝通成本。
工欲善其事，必先利其器。
電子郵件
從65438年到0969年，計算機科學家Leonard K .教授向他的同事發送了他的第壹封電子郵件，電子郵件仍然在日常工作和辦公中發揮著重要作用。與其他溝通方式相比，電子郵件更加正式，易於添加溝通材料，溝通對象有足夠的時間思考和反饋。同時，電子郵件也可以作為具有法律效力的商業證據。而電子郵件即時性較差，不適合工作中需要即時溝通的內容。
即時消息工具
IM工具可以實現快速高效的溝通。在溝通的過程中即時響應，文字、圖片、視頻、文件等各種類型的傳輸也豐富了溝通的內容。企業級IM的安全性越來越受到重視和保障。然而，IM工具缺乏溝通持續性的問題始終沒有得到有效解決，碎片化的溝通方式是工作中“有效性”的絆腳石。
協作通信工具
近年來，協同通信工具如雨後春筍般湧現，許多傳統OA企業和協同工具廠商也開始向協同通信方向努力。Slack被稱為歷史上發展最快的SaaS產品，它整合了60多種工具和服務，試圖將各種碎片化的企業溝通和協作整合在壹起。全球日活躍用戶數已超過65，438+00萬，但根據Spiceworks最近的IT網絡調查，Slack尚未成為市場上最受歡迎的協作聊天應用。協作通信工具的市場仍處於暗流湧動的時期。哪種產品更符合中國國情，更適合中國企業的實際需求，還有待觀察。
會議
有組織的地方有會議。會議有很多種，無論是電話會議、視頻會議還是壹對壹的溝通、壹群人的溝通。會議所消耗的時間成本、人力成本、差旅成本，幾乎已經成為最昂貴的商業行為。
隨著會議的不斷發展和完善，如何快速召開會議不再是重點，而是如何讓會議行動起來，輕松預定，隨時開會，開短會，寫紀要，接任務，跟進結果。通過會議，決策和行動是相關的，基於工作流的溝通有助於會議采取行動，使溝通成為會議采取行動的寶貴和全時空間。