2006年以來，北京市檔案局、海澱區檔案局相繼調查處理了丟失職工檔案、丟失文書檔案、塗改病歷檔案、偽造人事檔案、擅自銷毀規劃檔案等檔案違法案件***8起，對相關責任單位或責任人給予了警告、罰款的行政處罰。在這裏，我們本著以案說法、以法析案的精神，對這些違法案件的事實經過、處理結果和這類案件帶給我們的壹些啟示進行解析，以便於廣大社會組織和公民更直接地了解和運用檔案法律法規解決實際問題，並從中受到教育和啟示，提高遵法、守法、學法、用法的自覺性。
壹、丟失檔案違法案件的查處及啟示
（壹）丟失職工檔案
案例壹：2008年12月，北京市檔案局接到群眾舉報，反映本市某公司職工檔案管理存在違法現象。經市檔案局執法人員調查核實，1995年12月，該公司以曠工為由將本公司職工種某除名，並將其檔案從本單位轉出。由於種某的檔案至今下落不明，該公司又不能提供“轉遞企業職工檔案材料通知單”存根、回執或轉出職工檔案後的催問記錄等確鑿證據，證明本單位已將該職工檔案轉往其戶口所在地的街道勞動部門，客觀上造成了丟失職工檔案的危害後果。
案例二：2010年6月，北京市檔案局接到群眾舉報，反映北京市某飯店職工檔案管理存在違法現象。經市檔案局執法人員調查核實，1983年9月，某飯店將因違法被公安機關勞教三年的職工馬某除名並將其職工檔案從本單位轉出。1987年，馬某在辦理求職證時，發現某飯店並未將其檔案轉至戶口所在地。由於馬某的職工檔案至今下落不明，該飯店又不能提供“轉遞企業職工檔案材料通知單”存根、回執或轉出職工檔案後的催問記錄等確鑿證據，證明本單位已將馬某的職工檔案轉往其戶口所在地的街道勞動部門，客觀上造成了丟失職工檔案的危害後果。
案例三：2011年3月，北京市檔案局接到群眾舉報，反映北京市某公司職工檔案管理存在違法現象。經市檔案局執法人員調查核實，1993年12月，某物流公司與楊某簽訂勞動合同，約定合同期限為5年。隨後某物流公司職員孫某到楊某戶口所在的街道辦事處勞動科為其辦理了個人檔案轉入手續。1998年勞動合同期滿後，該公司與楊某解除了勞動關系。由於楊某的職工檔案至今下落不明，該公司又不能提供“轉遞企業職工檔案材料通知單”回執或轉出職工檔案後的催問記錄等確鑿證據，證明已將楊某的職工檔案從本公司轉出，客觀上造成了丟失職工檔案的危害後果。
處理結果：上述三個案例中，三家單位的行為均違反了《北京市實施〈中華人民***和國檔案法〉辦法》第三十四條第（壹）項和《企業職工檔案管理工作規定》第十八條、第十九條的規定，屬於丟失國有檔案的違法行為。根據《北京市實施〈中華人民***和國檔案法〉辦法》第三十五條和《企業職工檔案管理工作規定》第十五條的規定，北京市檔案局對上述三家單位給予了警告的行政處罰。並根據《中華人民***和國行政處罰法》第二十三條的規定，責令這些單位認真查找原因，采取有效措施，對職工檔案管理工作進行整改。
案件啟示：職工檔案是公民繳納社會保險費、享受社會保障待遇應具備的重要憑證，檔案的存在以及其記載的內容對公民的生活有重大影響。《企業職工檔案管理工作規定》第十八條明確規定：“企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在1個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門”。《企業職工檔案管理工作規定》第十九條：“轉遞檔案應遵守下列規定：1.通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。2.對轉出的檔案，必須按統壹規定的“企業職工檔案轉遞通知單”的項目登記，並密封包裝。3.對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。4.接收單位收到檔案經核對無誤後，應在回執上簽名蓋章，並將回執立即退回。逾期壹個月，轉出單位未收到回執應及時催問，以防丟失”。用人單位違反上述規定，壹方面檔案行政管理部門可以對直接負責的主管人員和其他直接責任人員給予行政處罰，另壹方面職工個人可以向人民法院提出訴求，由用人單位向職工承擔因丟失檔案造成損失的民事賠償責任。上述案例中，職工檔案的丟失都是因為轉遞程序不規範，時間壹長，導致檔案下落不明，各單位必須加強對職工檔案的管理，尤其是對職工檔案轉遞工作的管理，要從思想上提高認識，健全手續，完善制度，切實保障職工檔案的安全。
（二）丟失文書檔案
案例四：2007年11月，北京市海澱區檔案局在對本區某單位檔案進館工作進行監督指導時，發現該單位檔案在移交進館、提供利用過程中有文書檔案缺失現象。2008年9月，經海澱區檔案行政執法人員調查核實，確認該單位丟失了4卷文書檔案，包括有：1992年永久1卷，1993年永久1卷，1995年永久1卷，1997年永久1卷。
案例五：2007年，北京市海澱區某單位檔案管理員在交接清庫時發現文書檔案缺失。2011年4月，該單位向海澱區檔案局匯報，同年11月，經海澱區檔案局執法人員調查核實，確認該單位丟失文書檔案13卷，包括有：1998年永久1卷，1997年長期11卷，2000年長期1卷。
處理結果：上述兩個案例中，某單位的行為均違反了《北京市實施〈中華人民***和國檔案法〉辦法》第三十四條第（壹）項的規定，屬於丟失國有檔案的違法行為。依據《北京市實施〈中華人民***和國檔案法〉辦法》第三十五條的規定，海澱區檔案局對案例4的責任單位給予了警告並罰款1萬元的行政處罰，對案例5的責任單位給予了警告的行政處罰。
案件啟示：檔案借閱利用、單位搬家、檔案人員變動交接等情況下極易發生檔案的丟失問題。究其原因，主要還是因為檔案管理的規章制度不健全或落實不到位，如：在檔案利用過程中，借閱人自己沒有及時歸還，檔案員也沒有督促借閱人歸還，時間壹長，極易造成檔案丟失，另外，檔案人員更換頻繁，幾任檔案員之間交接手續又不齊全，也不能夠及時發現檔案的缺失。為此，首先要加強對檔案人員的學習培訓，增強其法制意識和責任意識，提高其做好本質工作的職業能力和素養，同時，還要下大力氣建立健全檔案管理的各項規章制度，尤其是要嚴格制定並執行檔案的借閱、登記和催還制度，定時清理借閱登記冊上未歸還的檔案，做到有據可依，有人可查，消除可能導致檔案丟失的安全隱患。
二、塗改、偽造檔案違法案件的查處及啟示
（壹）某醫院塗改病歷檔案
案例六：2006年2月，市檔案局發現：《京華時報》第五版曝光了某醫院塗改、偽造病歷檔案，將自費病人冒名參保人員住院治療以騙取醫保基金的違法行為。2006年3月，市檔案局執法人員在市衛生局和石景山區衛生局執法人員的配合下，對該醫院進行了實地調查，發現該醫院在2005年3月至9月間，對四份原始病歷檔案上的患者姓名進行了塗改，嚴重影響了病歷檔案的真實性。
（二）左某偽造人事檔案
案例七：2007年10月，北京市檔案局接到某區勞動和社會保障局舉報，稱其在為王某辦理正常退休審批過程中，發現王某的個人檔案存在問題。舉報人認為，檔案中有關王某在本市某大學工作的履歷部分系偽造。動機是通過偽造在本市某大學的工作經歷（事業單位工齡視同社保繳納年限），獲得足夠的連續工齡，辦理正常退休。2007年11月，經市檔案局執法人員調查核實，2006年5月，本市某大學人才交流中心工作人員左某為該單位校辦企業職工王某辦理人事檔案轉移手續，在沒有任何原始工作經歷記載材料證明的情況下，為王某補辦了1993年——2005年期間的《事業單位工作人員年度考核登記表》，偽造了王某在該校總務處和後勤集團的工作經歷，並將其轉入王某的人事檔案中。
處理結果：上述兩個案例中，某醫院和左某的行為均違反了《北京市實施＜中華人民***和國檔案法＞辦法》第三十四條第（三）項的規定，屬於塗改、偽造檔案的違法行為。依據《北京市實施〈中華人民***和國檔案法〉辦法》第三十五條的規定，北京市檔案局分別對某醫院、左某給予了警告的行政處罰。
案件啟示：《中華人民***和國檔案法》第二條明確了檔案的定義：“本法所稱檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，檔案的惟壹性、原始性、真實性無庸質疑。
只有客觀、真實的檔案才具有證明和憑證價值。上述案件中，相關責任人的主觀惡意加上檔案管理工作的漏洞，導致了檔案塗改、偽造行為的發生，它為我們敲響警鐘，要嚴格檔案的日常管理工作，建立健全制度，完善各項措施，做到有章可循，有據可考，確保檔案的真實有效，為檔案日後的利用者做出判斷供公正客觀的環境，讓不當利益的謀取者無機可乘。
三、擅自銷毀檔案違法案件的查處及啟示
案例八：2006年11月，北京市檔案局接到本市某汽車銷售服務有限公司舉報，反映北京市某單位某區分局檔案管理工作存在違法現象。經市檔案局執法人員調查核實，2004年4月，北京某國際汽車城市場有限公司（與本案舉報人存在商鋪租賃關系，舉報人為其承租人之壹）取得了北京市某單位某區分局核發的建設工程規劃許可證後，於2005年1月申請變更其建設工程規劃許可證附圖，在得到批準後，辦理了相關變更手續，從而產生了不同於原附圖紙的變更後的新圖紙。由於變更前後建設工程規劃許可證附圖內容的差異，引發了舉報人與出租人的糾紛。糾紛發生後，市某單位某區分局綜合科工作人員孫某於2006年4月，從該局檔案室借閱已歸檔的建設工程規劃審批檔案，在未履行鑒定檔案的程序、未報經領導批準的情況下，將其中變更前的附圖從檔案中撤去並予以銷毀。
處理結果：上述案例中，孫某的行為違反了《北京市實施〈中華人民***和國檔案法〉辦法》第二十條的規定，屬於擅自銷毀檔案的違法行為。依據《北京市實施〈中華人民***和國檔案法〉辦法》第三十四條的規定，北京市檔案局於2006年12月對孫某做出了罰款600元的行政處罰。
案件啟示：《北京市實施〈中華人民***和國檔案法〉辦法》第二十條的規定：“綜合檔案館、專門檔案館和單位檔案機構應當定期對檔案進行鑒定，對失去保存價值的檔案列出銷毀清冊，按照國家有關規定予以銷毀。禁止擅自銷毀檔案”。實際工作中，在檔案是否應當銷毀、怎樣銷毀的問題上，主要有兩種錯誤傾向：壹是單位領導怕擔責任，對到期該銷毀的檔案不予鑒定、不采取措施，遲遲不銷；二是單位的某些工作人員對檔案的鑒定銷毀工作重視不夠，有章不循，有制不遵，工作隨意性大，擅自銷毀檔案，本案例即屬於後壹種情況。有鑒於此，各單位應當加強對檔案鑒定銷毀工作的管理力度，從制度建設入手，明確哪些檔案應當鑒定銷毀，並嚴格履行報批、監銷程序，避免檔案銷毀工作的隨意性，避免檔案銷毀過程中可能出現的散失或變賣後流入市場的不良後果。