企業信息管理系統的整合與優化
管理問答:企業信息管理系統的整合與優化專家:丁敏成
問:在市場競爭日益激烈、信息技術飛速發展的今天，輔助企業管理的信息系統已經成為企業(尤其是大型企業)必不可少的武器。由於其資產密集型的特點，公用企業成為企業信息化建設中最受益的企業類型之壹。我們是壹家公共企業，我們已經成功運行了50多種獨立的應用軟件來支持工作管理能力。但由於這些應用大多面向部門職能，分散在各個業務部門，無法滿足企業進壹步高效發展的要求。我們如何整合和優化它們，才能在競爭中保持長期優勢？
答:這也是在企業信息化建設蓬勃發展的今天，大型公用企業面臨的新問題。日益復雜的環境對企業的管理模式提出了越來越高的要求。在部門內部管理精細化的同時，部門之間的合作變得更加重要。為了滿足業務需求，有效提升企業競爭力，有必要為整個企業建立壹體化、流程化的管理模式。
信息系統是為了管理的需要而存在的，企業管理層面的這種變化趨勢必然會在系統中得到反映。從過去分散在各個業務部門的以功能為導向的系統，到今天整個企業以流程為導向的企業級信息系統，從而有效支持管理層提高管理水平，增強企業競爭力，在日益激烈的競爭環境中處於領先地位，以下三個方面缺壹不可:企業管理模式的變革；建立壹個整合的、簡化的企業級信息系統，以整合現有的分散系統；支持組織配置、流程優化和企業規章制度更新。
建設信息系統的最終目的是支持企業管理。信息系統的功能能否在先進的企業管理模式下實現，是檢驗實驗室信息系統成功與否的核心標準。壹些企業錯誤地將信息系統建設作為企業信息化的目的，這是對信息化建設的誤解。為了避免這種情況，我們在建設信息系統時應該始終著眼於更高的層面，即關註企業管理模式的變革。
傳統的企業管理模式是按照職能發展起來的，其組織結構的特點是垂直的層級和水平的分工。在強調企業在市場需求多樣化中要有高度靈活性的今天，傳統的管理模式是非常僵化的。市場變化呼喚現代企業管理模式的到來。信息系統成功運行的前提是要有壹個合適的企業管理模式，而企業管理層往往並不完全理解，導致相當壹部分信息系統在實施過程中半途而廢。
為了適應市場和信息系統的要求，傳統的企業管理模式迫切需要改變。在現代計算機和通信技術的支持下，實現現代“集成管理”成為可能。其基本特征是:
●企業組織結構扁平化；
●企業組織應關註運營流程而非職能部門；
●所需信息完全壹次性獲取，企業管理基於集約化的信息系統；
●企業各部門的活動是並行的，而不是順序操作的；
●擴大與供應商和客戶的聯系，根據客戶的需求指導企業的經營方向；
●按團隊管理。
這種管理模式追求企業整體效益和效率的提高，縮短生產提前期，提高產品質量，提高企業整體柔性，降低庫存。為了實現現代化的集成管理和信息系統的成功運行，有必要對企業的業務流程進行重新調整。
構建集成、精簡的企業級信息系統在企業對管理模式變革的根本需求下，通過構建集成、精簡的企業級信息系統，可以將現有分散的系統逐步有效地整合起來。
所謂企業級信息系統，是指以信息技術為基礎，以系統化的管理思想為企業決策者和員工提供決策操作手段的管理平臺。企業信息系統重在管理理念的建立和管理能力的提高，而不是簡單的信息系統建設。這壹理念的核心是對管理模式和流程進行優化固化，即通過制度固化先進的管理理念、管理模式和流程，並根據企業自身的要求和特點進行靈活調整。因此，企業級信息系統是實現管理模式變革最有效的支撐手段。
構建企業級信息系統絕不是簡單的系統工程。在施工方法上，既要重視管理，也要重視技術。在管理層面，需要實現業務流程的重組和再造。在這壹過程中，需要遵循以下原則:實現從部門導向職能向業務流程導向的轉變，將業務審計和決策點定位在業務流程執行的地方，縮短信息溝通的渠道和時間，註重整體流程最優的系統思想。在技術層面，需要構建壹個能夠將分散的系統有機結合的集成技術平臺。該技術平臺的建設要充分體現集成的思想，在技術上實現各種分散系統之間的高效緊密耦合，從而為流程的管理水平提供有力保障。這個過程也要從硬件和軟件兩方面考慮，還需要註意以下事項:
●高級領導人的充分參與和支持；
●業務部門的投入與協作，用戶的全程參與；
●業務驅動、業務流程梳理和企業信息系統的結合；
●有效的項目管理，避免常見問題，確保實施進度、質量和成果的可實施性；
●重視變革管理，做好充分的理念和技能培訓；
●註意上線後的管理；
●資深專家團隊和專職咨詢服務顧問，打造“雙贏”合作模式；
●逐步取代現有的分散系統，將風險和影響降至最低。
壹個成功的企業級信息系統體現了先進的管理理念，能夠實現信息流、物流、資金流和業務流的有機整合，有效提高企業的運營效率，降低管理成本，提升企業的核心競爭力。其價值更多體現在管理上，而非技術上。
其他配套措施企業可以采取壹系列配套措施，使企業級信息系統的實施更加高效、順暢。這些配套措施包括企業組織結構、流程和規章制度的整合與優化。
在企業的組織機構中，需要設立專門的信息技術歸口管理職能部門，並賦予其相應的責任、權利和利益，參與企業的經營決策。這種設置有利於信息資源的享用和信息化建設的有效開展，便於系統建設和運行過程中的協調和決策。但是也要註意，這個部門和其他業務部門是分開的，容易造成信息系統和業務部門管理脫節或者服務差的現象。如何避免這種現象是信息中心的重點內容之壹。
在企業信息系統建設過程中，雖然已經考慮了業務流程的重組和再造，但是系統實施中不可避免的變化和具體環境的多樣性仍然會對業務流程和信息系統之間的協作產生不利影響。所以在實施過程中也需要重新整合流程。
規章制度相當於企業管理的遊戲規則。在使用信息系統的同時，應對以前的規章制度進行合理的調整和修改，以促進信息系統的實施。此外，在信息系統實施的壹些特定階段，用戶將暫時無法感受到系統帶來的好處，而規章制度將在確保這壹點方面發揮重要作用。