高等學校檔案管理辦法
第壹章總則
第壹條為了規範高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。
第二條本辦法所稱高等學校檔案(以下簡稱高等學校檔案)，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的，對學生、學校和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條高等學校檔案工作是高等學校的壹項重要基礎工作，學校應當加強管理，將其納入學校總體發展規劃。
第四條國務院教育行政部門主管全國高等學校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內的高等學校檔案工作。
國家檔案行政管理部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門在職責範圍內負責對高等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查。
第五條高校檔案工作由校長領導，其主要職責是:
(壹)貫徹執行國家有關檔案管理的法律、法規和政策，批準學校檔案工作規章制度；
(2)將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；
(三)建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實檔案事業發展所需的人員編制、檔案、設備和經費；
(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
分管檔案工作的校領導協助分管檔案工作的校長。
第二章機構設置和人員編制
第六條高等學校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。
符合下列條件之壹的高等學校應當建立檔案:
(壹)學校有50年以上的歷史；
(2)全日制在校生人數1，000人以上；
(三)集中保管的檔案和資料在3萬卷以上(長度300延米)。
未建立檔案館的高校應建立綜合檔案館。
第七條高等學校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。
需要特殊條件經常保存或使用並具有壹定獨立性的檔案，可根據實際需要單獨設室。分室是高校檔案機構的分支。
第八條高等學校檔案機構的管理職責是:
(壹)貫徹執行國家有關檔案工作的法律、法規和政策，統籌規劃學校檔案工作；
(二)制定學校檔案工作的規章制度，並負責實施；
(三)負責接收(收集)、整理、鑒定、清點和保管學校的各類檔案及相關資料；
(四)編制檢索工具，編纂出版檔案史料，開發檔案信息資源；
(五)組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔；
(六)開展檔案的開放和利用；
(七)對學校檔案工作人員進行專業培訓；
(八)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；
(九)開展國內外檔案學術研究和交流活動。
有條件的高校檔案機構可以申請建立愛國主義教育基地。
第九條高等學校檔案館根據需要設館長壹人，副館長壹至二人。綜合檔案室設主任壹名，根據需要可設副主任壹至二名。
綜合檔案館館長、副館長、館長(以下簡稱高校檔案機構負責人)應當具備下列條件:
(壹)熱愛檔案事業，具有高級以上專業技術職務經歷；
(二)有組織管理能力，有開拓創新的意識和精神；
(三)年富力強，身體健康。
第十條高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案員。
高校專職檔案人員納入學校事業編制。其工作人員的數量由學校根據學校檔案機構的檔案數量和任務確定。
第十壹條高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，具備檔案業務知識、相應的科學文化知識和現代管理技能。
第十二條高校檔案機構專職檔案人員實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，與學校教學、科研、管理人員享受同等待遇。
第十三條高等學校應當采取有效防護措施，防止長期接觸有毒有害物質的檔案人員發生職業中毒事故，保障其依法享受工傷社會保險待遇和其他相關待遇，並可以按照有關規定給予補貼。
第三章檔案管理
第十四條高等學校應當建立健全檔案工作的檢查、考核和評估制度，定期布置、檢查、總結和驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。
第十五條高等學校應當將紙質檔案和電子檔案同步歸檔。文件材料的歸檔範圍是:
(1)黨群類:主要包括高校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議紀要和會議記錄；黨群部門的工作計劃和總結；上級和學校關於黨群管理的文件材料。
(2)行政:主要包括高校各類會議文件、會議紀要、行政工作紀要；上級機關和學校人事管理和行政管理的材料。
(3)學生類:主要包括高中檔案、招生登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨組織檔案、畢業生登記表等。
(4)教學類:主要包括反映教學管理、教學實踐、教學研究等活動的文件和資料。按原國家教委、國家檔案局《高等學校教學文件材料歸檔範圍》((87)教辦字第016號)的有關規定執行。
(5)科學研究:根據原國家科委、國家檔案局頒發的《科學技術研究檔案管理暫行規定》(黨國發[1987]6號)。
(6)基本建設:按國家檔案局、原國家計委頒發的《基本建設項目檔案管理暫行規定》(黨國發[1988]4號)執行。
(7)儀器設備:主要包括國產和國外進口的各種精密、貴重、稀缺儀器設備(價值65438+萬元以上)的全套隨機技術文件，以及在接收、使用、維護和改進過程中產生的文件和資料。
(8)產品制作:主要包括文件、樣品、樣品照片、視頻等。由高等院校在產學研中形成。
(九)出版物:主要包括高等院校編輯出版的期刊、其他學術出版物、手稿、樣書、出版發行記錄等。
(10)外事:主要包括學校派出參加國際會議、出國考察、講學、合作研究學習的物資；學校聘請的海外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、出國辦學和管理外國或地區專家、教師、留學生、港澳臺學生資料；學校授予外國人的榮譽職務、學位、稱號等材料。
(11)會計:按照財政部、國家檔案局頒發的《會計檔案管理辦法》(蔡慧字[1998]32號)執行。
高校可根據本校實際情況確定備案範圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、攝影(塑料)膠片、錄像(錄音)磁帶和其他載體形式。
第十六條高等學校應當實行檔案材料形成單位和課題組的備案制度。
學校各部門負責檔案工作的人員應根據歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理人員對檔案進行整理，並及時歸檔。檔案工作人員應當按照紙質文件和電子文件的自然形成規律，對文件材料進行整理、分組，編頁碼或分冊號，制作卷內目錄，經本部門負責檔案工作的人員檢查合格後，移交高校檔案機構。
第十七條歸檔材料應當質量良好，圖紙整潔，聲像清晰，並符合相關規範和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的《電子文件歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔管理規範》(GB/T 18894-2002)執行。
第十八條高校檔案的歸檔時間是:
(壹)學校各部門應於下壹學年6月底前歸檔；
(二)各系應在下壹學年寒假前歸檔；
(三)科研檔案應在項目完成後兩個月內歸檔，基建檔案應在項目完成後三個月內歸檔。
第十九條高等學校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。
第二十條高等學校檔案機構應當按照國家檔案局關於職務文件材料歸檔範圍和文件檔案保管期限的規定，確定檔案材料的保管期限。已過期和失去保存價值的檔案，經有關部門鑒定、登記並報委托人批準後銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十壹條高等學校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案破損、褪色、黴變和丟失。已損壞或褪色的文件應及時修復或復制。重要文件和破損、褪色的文件應及時數字化，加工成電子文件妥善保管。
第二十二條高校檔案由高校檔案機構保管。國家需要時，高等學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。
第二十三條高等院校和其他單位完成的項目，高等院校檔案機構應當至少保存壹套檔案。合作單位除保留與自身任務相關的檔案原件外，還應將復印件送高校檔案機構保存。
第二十四條高等學校中的個人應當按照規定及時歸檔其在教學、科研、管理等專業活動中形成的各種形式的檔案，任何個人不得據為己有。
對於個人在脫產活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過收集、代管等方式進行管理。
高等學校檔案機構應當制定專門的制度和辦法，收集與學校有關的各種檔案史料。
第二十五條高等學校檔案機構應當定期檢查檔案和資料的保管情況，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告並及時處理。
檔案的技術管理應建立健全有關規章制度，並有專人負責。
第二十六條高校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度，按照國家有關規定報送檔案工作基本情況的統計報表。
第四章檔案的利用和公布
第二十七條高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。未經高等學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。
有下列情形之壹的，不予向社會公布:
涉及國家秘密的；
(二)涉及專利或技術秘密的；
(3)涉及個人隱私的；
(四)檔案的利用受到檔案形成單位的限制。
第二十八條持有合法證件的單位或者個人，在表明利用檔案的目的和範圍並履行相關登記手續後，可以利用已公布的檔案。
境外組織或者個人利用檔案，應當按照國家有關規定辦理。
第二十九條查閱、提取、復制未開放的檔案，應當經檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題，應當經文件形成單位或者本人同意，必要時提交委托人審批。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密的，應當經學校保密部門批準。
第三十條高校檔案機構提供的重要、珍貴檔案壹般不提供原件。如有特殊需要，須經檔案機構負責人批準。
加蓋高校檔案機構公章的檔案復印件與原件具有同等效力。
第三十壹條高校檔案開放應設立專門閱覽室，編制必要的檢索工具(記錄標準按《檔案記錄規則》(DA/T 18-1999)執行)，提供開放檔案目錄、檔案指南、檔案指南、計算機查詢系統等。，為社會利用檔案創造便利條件。
第三十二條高等學校檔案機構是頒發檔案證書的唯壹機構。
高校檔案機構應當為檔案的社會利用創造便利條件，不得以公益為目的收取費用；用於個人或商業目的的，可按照有關規定收取合理費用。
社會組織和個人利用其移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當免費、優先提供。
第三十三條寄存在高等學校檔案機構的檔案歸寄存者所有。高校檔案機構需要向社會提供利用的，應當征得寄存人的同意。
第三十四條高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。歷史檔案的出版和檔案的公開，應當經檔案形成單位同意，並報校長批準。
第三十五條高校檔案機構應當采取多種形式(如舉辦檔案展覽、展示檔案、建設檔案網站等。)並積極開展檔案宣傳。有條件的高校應在相關專業高年級開設檔案管理選修課。
第五章有條件擔保
第三十六條高等學校應當將高等學校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需要。
第三十七條高等學校應當向檔案機構提供符合檔案管理要求的專門檔案。對不適應檔案事業發展需要或不符合檔案保管要求的，應當按照《檔案建設標準》(建標103-2008)的要求及時改建、擴建或新建。
應該有專門的倉庫存放機密文件。
聲像、電子等特殊載體檔案的存儲應當配備恒溫恒濕、防火、防漬、防蟲等必要的設施。
第三十八條高等學校應當設立專項資金，為檔案機構配備檔案管理現代化和檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館(室)建設，確保檔案信息化與學校數字化校園建設同步進行。
第六章獎勵與懲罰
第三十九條高等學校對在檔案工作中有下列貢獻的單位或者個人，應當給予表彰和獎勵:
(壹)在檔案的收集、整理、提供和利用工作中做出顯著成績的；
(二)在檔案保護和現代化管理方面做出顯著成績的；
(三)在檔案學研究和檔案史料研究中做出重要貢獻的；
(四)向高等學校檔案機構捐贈重要或者珍貴檔案的；
(五)同違反檔案法律法規行為作鬥爭表現突出的。
第四十條高等學校有下列行為之壹的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
(壹)玩忽職守，造成檔案損毀、丟失或者擅自銷毀的；
(二)違反保密規定，擅自提供、抄錄或者公布檔案的；
(三)塗改、偽造檔案的；
(四)擅自出賣、贈送或者交換檔案的；
(五)不按照規定歸檔、拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；
(六)其他違反檔案法律法規的行為。
第七章附則
第四十壹條本辦法適用於各類普通高等學校和成人高等學校。
第四十二條高等學校可以根據本辦法制定實施細則。
附屬高等學校(包括附屬醫院、校辦企業等)的檔案管理。)由學校根據實際情況自主確定。
第四十三條本辦法自2008年9月6日起施行。1989+00年6月國家教育委員會發布的《高等學校檔案管理辦法》(國家教育委員會令第6號)同時廢止。