1.為什麽要對監理電子文件進行信息化管理
1.1建設監理工作信息化的需要計算機及互聯網的應用給工程建設帶來了巨大的變化，從設計、預決算、施工、檔案管理等過程都可以應用計算機來進行實施和管理，極大地提高效率。為提高我國建築行業的競爭力，建設部於200年2月頒發了“建設領域信息化工作的基本要點”，明確提出了：用信息技術等高新技術改造和提升傳統的建築行業，用信息化帶動工業化，以工業化促進信息化。同時，還提出在建設領域中培育新的經濟增長的目標。各地建設行政主管部門、建設單位、設計單位、施工單位、城建檔案館等也根據需要，開展了壹系列的信息技術應用研究和開發，並取得壹定的成效。
建設監理在我國推行了十多年，從施工監理到設計監理都取得了較好成績，並逐步向項目管理方向發展。但監理單位的信息化建設仍徘徊不前，多數監理單位的計算機僅用來打字和上網查資料。如何推進監理工程項目管理的信息化，突破信息資料管理的瓶頸，進壹步提高監理工作水平和效率已成為監理單位普遍關註的壹個問題。
1.2 監理資料保存和利用的需要在壹定意義上，監理工作是通過文件資料來實現，監理效果最終反映在文件資料上。壹個監理項民 從介人到最後完成，會產生大量監理資料，少則幾卷，多則上百（千）卷。這些監理資料既有傳統紙介質資料，也有現在的電子介質資料。由於目前經濟技術條件所限，未能完全棄用紙介質資料，而全面改用電子介質資料，所以文件資料的保存仍要用 “雙套制”，即既保存紙介質資料，又保存電子介質資料。如果采用傳統方法對這些文件資料進行管理和利用，則需投人大量的空間、人力和物力。這對我國目前監理單位困難的生存條件來說，顯然是不利的、所以在有限的資源條件下對電子文件資料進行規範化和信息化管理，使之方便檢索則是壹個提高文件資料利用率的可行辦法。從經濟角度考慮，可采取“總體規劃，由易到難，分步實施”方法來實施。
1.3監理管理規範化的需要監理管理規範化可以從兩個方面理解：壹方面，電子文件的信息化管理可以促進監理管理規範化的工作水平。監理規範化的範圍可定可窄，小的可以是項目監理部的規範管理，可以是監理單位的規範管理；大的可以是項目業主對整個項目，包括對監理方的規範管理，可以是建設主管部門對監理行業的規範管理。規範管理要求人們按程序進行工作，在信息化管理或辦公自動化的工作條件下，相關人員按系統分配的權限進行自己的相關工作，工作完成後輸人自己簽名或密碼，對文件進行確認。如需進人下壹環節，則可把文件發出，系統自動記錄下工作時間，文件發出時間。下壹環節的工作人員在收到文件後，按自己的權限（包括相關規定、條件）對文件進行處理。壹份電子文件從產生的壹刻起就應自動生成壹張《電子文件運行周期表》，真實完整地記錄下文件形成全部活動過程。在文件的活動過程和《電子文件運行周期表》運行過程中，系統采用電子簽署技術、加密技術、身份確認、防寫措施等來保證電子文件和《電子文件運行周期表》所記錄信息的準確性、原始性、真實性和完整性。所以說，電子文件的信息化管理可以促進監理管理規範化，保證工作是按程序進行的，管理是規範的。
另壹方面，監理管理的規範化包括對電子文件管理的規範化。我們知道，監理工作是知識密集型的工作，監理工作涉及多部門、多環節、多專業，而且信息量又大，信息來源廣泛，形式多樣；涉及的法律、法規、規範多；質量控制的標準多、控制點多、環節多；影響進度、質量、投資控制因素多，控制難度大；多單位、多部門協同工作。為此，電子信息傳遞要順暢，電子信息資源要高度***享。在實際工作中，由於電子文件缺乏科學的規範管理，造成電子文件種類多、格式多，從而導致***享性差、可用率低，最終電子文件呈現出來的可能只是壹堆雜亂無用的電子垃圾。而電子信息在部門之間不兼容，不***享，談何對電子文件進行信息化管理，談何進壹步對我們的監理管理工作進行規範。
2.電子文件的概念和種類
2.1電子文件的概念電子文件是以代碼形式記錄於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取並可在通信網絡上傳輸的文件。電子文件由計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，統稱為“數字文件”（Digitd records）。這是電子文件與其他形式的文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的***同點。
電子文件是文件的壹種類型，它具有文件的各種屬性，特別是有快速使用和遠程調用的特性，這是電子文件與紙質文件的基本區別。在使用功能方面電子文件與紙質文件是相同的。電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，是以數字信息為特征的文件。國際檔案理事會電子文件委員會1996年制定的《電子文件管理指南》中指出：“文件是由機構或個人在其活動的開始、進行和結束過程中所產生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內容、背景和結構而構成，而不管記錄的形式或載體如何。”在這裏，內容是指文件中表達作者意圖的信息；背景是指能夠證明文件形成過程和文件之間相互關系的信息，如文件形成時間、收件人等；結構是指文件內容信息的組織表達方式，如電子文件所使用的代碼、格式、載體、附件等方面的信息。
2.2電子文件的種類電子文件的種類根據其自身特點也有不同的劃分標準。目前，按其信息存儲主要有以下幾種形式：
1、文本文件；2、數據文件；3、圖形文件；4、圖像文件；5、影像又件；6、聲音文件Z7、程序（計算機程序）文件。
3.電子文件形成在電子文件形成或接收的那壹刻起，系統自動生成壹張形成周期表和它相伴“終生”，並真實完整地記載它的形成全部活動情況和保存它的演變過程。
在形成周期表運行的工作過程中，系統還采用簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫措施等來保證周期表內所記信息和電子文件的演變的準確性、原始性。所有這些都將作為該電子文件歸檔時，檢驗其原始性、真實性、完整性的唯壹依據和憑證。
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