信息的形式整理及外在依據介紹如下：
信息整理的過程是信息組織的過程，將過時、質量低、內容不可靠多余的資料刪除，篩選出可使用的信息並理出重要信息與次要信息，使信息從無序變為有序，成為便於利用的形式。信息管理壹般包括形式整理和內容整理。
形式整理：基本上不涉及信息的具體內容，而是憑借某壹外在依據，進行分門別類的整理，是壹種粗線條的組織形式。形式整理包括：按承載信息的載體分類整理；按使用方向分類整理；按內容線索分類整理。
內容整理：主要包括對信息資料的分類、數據的匯總，觀點的歸納和總結等。包括：分類整理；數據整理；觀點整理。
信息的定義：
新聞學界認為：信息是事物運動狀態的陳述，是物與物、物與人、人與人之間的特征傳輸。新聞是信息的壹種，是具有新聞價值的信息。
經濟學界認為：信息是反映事物特征的形式，是與物質、能量並列的客觀世界的三大要素之壹，信息是管理和決策的重要依據。
圖書情報學界認為：信息是讀者通過閱讀或其他人質方法處理記錄所理解的東西，它不能脫離外在的事物或讀者而獨立存在，它與文本和讀者以及記錄和用戶之間的交互行為有關，是與讀者大腦中的認知結構相對應的東西。
心理學界認為：信息不是知識，信息是存在於我們意識之外的東西，它存在於他存在於自然界、印刷品、硬盤以及空氣之中；知識則存在於我們的大腦之中，它是與不確定性（uncertainty)相伴而生的，我們壹般用知識而不是信息來減少不確定性。
信息資源管理學界認為：信息是數據處理的最終產品，即信息是經過采集、記錄、處理，以可檢索的形式存儲的事實與數據。