二、會計電算化是會計工作的發展方向,各級領導要重視這項工作。大中型企業、事業單位和縣級以上國家機關應積極創造條件,盡快實現會計電算化;其他單位也應逐步創造條件,適時開展會計電算化工作。
三、開展會計電算化工作,是促進會計基礎工作規範化和提高經濟效益的重要手段和有效措施。各單位要把會計電算化作為建立現代企業制度、提高會計工作質量的壹項重要工作來抓。
四、會計電算化是壹項系統工程,涉及單位內部的方方面面,各單位負責人或總會計師要親自組織領導會計電算化工作,主持制定本單位會計電算化工作計劃,協調本單位各部門做好會計電算化工作。各單位財務會計部門是會計電算化的主要承擔者。財務會計部在各部門的配合下,負責組織實施會計電算化,並負責提出實現本單位會計電算化的具體方案。
五、各單位開展會計電算化工作,要根據本單位的具體情況,按照循序漸進的原則,逐步完善。比如可以先實現賬務處理、報表編制、應收應付會計、工資核算等的電算化。,進而實現固定資產會計、存貨會計、成本會計、銷售會計等的電算化。,進而進壹步實現財務分析和財務管理的電算化;技術上可以先用單機運行,再逐步實現網絡化。根據單位的實際情況,可以先實現工作量大、重復勞動、見效快的項目的計算機化,然後逐步向其他項目發展。
六、各單位應積極支持和組織本單位會計人員分階段進行會計電算化知識培訓,逐步使大多數會計人員掌握會計軟件的基本操作技能;有條件的單位啟用部分會計人員負責會計軟件的維護,培養部分會計人員逐步掌握會計電算化系統的分析和設計。對積極學習電算化業務,技術水平高的會計人員,應給予物質和精神獎勵。
七、開展會計電算化工作的集團企業,應加強對集團內各單位會計電算化工作的統籌規劃,在各單位會計電算化的基礎上,逐步實現報表匯總或合並報表編制的電算化,並逐步向集團網絡化方向發展。
八、會計電算化工作應講求效率原則,處理好及時采用新技術和新設備與節約的關系,既不能盲目追求采用最新技術和先進設備,也不能忽視技術的發展趨勢,導致設備迅速過時。對於壹些投資較大的會計電算化項目,有關部門要加強監督和指導。
九、各級財政部門要加強對基層單位會計電算化工作的指導,積極提出有關會計電算化硬件、軟件選擇和內部管理制度建立的建議,幫助基層單位解決工作中遇到的困難,使會計電算化工作順利進行。
十、會計電算化已取得壹定成效的單位,要研究並逐步開展其他管理電算化或與其他管理信息系統聯網,逐步建立以會計電算化為核心的單位計算機管理信息系統,使單位內部信息資源共享,充分發揮會計電算化在單位經營管理中的作用。
第二章配備電子計算機和會計軟件
首先,電子計算機和會計軟件是實現會計電算化的重要物質基礎。各單位可以根據實際情況和未來發展目標投入壹定的財力,保證會計電算化的正常運行。
二是各單位要根據實際情況和財務狀況,選擇與本單位會計電算化工作計劃相適應的計算機型號、機型、系統軟件和相關配套設備。實行垂直領導的行業和大型企業集團在選擇計算機型號、型號、系統軟件和相關配套設備時,應盡量做到統壹,為聯網打下良好的基礎。有壹定硬件基礎和技術實力的單位,可以充分利用現有的計算機設備,建立計算機網絡,從而享受信息資源,實時處理會計數據。客戶機/服務器系統具有可擴展性強、性價比高、應用軟件開發周期短的特點,大中型企事業單位可以逐步建立客戶機/服務器網絡結構;采用終端/主機結構的單位也可以根據自己的條件組合客戶機/服務器結構。
三是由於財務會計部門處理的數據量大,數據結構復雜,處理方法嚴格,安全性要求高,各單位用於會計電算化的電子計算機設備應由財務會計部門統壹管理,對於硬件設備較多的單位,財務會計部門可單獨設立機房。
四、配備會計軟件是會計電算化的基礎工作,會計軟件的選擇對會計電算化的成敗起著關鍵作用。會計軟件的配備方式有三種:通用會計軟件、定點開發、通用與定點開發相結合的會計軟件。各單位應根據實際需要和自身技術實力選擇配備會計軟件的方式。
1.各單位在會計電算化初期應盡量選擇通用會計軟件。選擇通用會計軟件,在軟件開發或服務單位的協助下,具有投資少、見效快、易於應用的優點。在選擇通用會計軟件時,應註意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴展性和滿足審計要求,以及軟件服務的便捷性。軟件的功能應滿足本單位當前的實際需要,並考慮到未來工作發展的要求。各單位應選擇財政部或經財政部批準的省、自治區、直轄市、計劃單列市財政廳(局)評估的商業會計軟件,也可選擇國務院主管部門在本行業推廣應用的會計軟件。小型企業、事業單位和行政機關的會計業務相對簡單,應主要選擇投資較少的微機通用會計軟件。
2.會計軟件定點開發包括自行開發、外單位委托開發和聯合開發三種形式。大中型企事業單位的會計業務壹般都有其特殊的需要。在獲得壹定的會計電算化經驗後,也可以根據實際工作需要,選擇定點開發來開發會計軟件,以滿足本單位的特殊需求。
3.會計電算化初期,選用通用會計軟件。會計電算化工作深化後,不能完全滿足自身特殊需求的單位,可根據實際工作需要,與通用會計軟件合作,定點開發配套會計軟件,選擇通用會計軟件與定點開發會計軟件相結合的方式。
五、配備與計算機硬件配置相適應的會計軟件,可以逐步從微機單用戶會計軟件發展到網絡會計軟件、客戶機/服務器會計軟件。
六、配備的會計軟件應符合財政部《會計軟件基本功能規範》的要求,滿足單位的實際需要。
七、會計電算化成功的單位,應充分利用現有數據進行會計分析和預測,除了選擇通用的會計分析軟件,或定點開發的會計分析軟件外,還可以選擇通用的表格處理軟件來分析數據。
八、部分外商投資企業或其他需要選擇國外會計軟件的單位,可以選擇通過財政部評估的國外商業會計軟件。選擇未通過財政部評估並已在中國試用的國外會計軟件時,應確認其符合中國的會計準則、會計制度和相關規章制度,具有中文界面和操作手冊,能夠按照中國統壹會計制度的要求打印輸出中文會計報表,符合中國會計人員的工作習慣,其發行單位具有售後服務能力。