我國經濟社會快速發展，帶動了建築安裝工程行業的繁榮。在此過程當中，工程檔案管理方面的存在的問題日益暴露出來。本文簡要介紹工程檔案信息化管理的現狀，然後在此基礎上探討優化控制的措施。
檔案信息化管理可以說是工程管理的重要內容。當前情況下，建築安裝企業對於業績資料、證明資料的要求日益嚴格。因此建築工程檔案在管理過程當中應當采取相關措施，不斷改進信息化管理的能力。
1建築安裝工程檔案信息化管理現狀
第壹，信息化能力滯後。建築安裝工程的項目數量越來越多，管理檔案也越來越復雜。工程檔案的管理壹方面需要完整儲存，另壹方面需要提高檔案保存整理的效率，當前信息化系統無法有效滿足檔案管理的要求。比如大量檔案要求大容量的數據庫，已有的數據庫容量不足，在工程後期容易發生數據庫溢出問題。部分情況下還會發生數據矛盾，影響到檔案的準確性以及真實性。
第二，信息化制度欠缺。信息化檔案管理屬於新興的管理模式，制度還不夠系統完善，無法有效貫徹執行。工作人員往往根據自身經驗來負責檔案收集與管理，因此往往不夠系統科學。建築安裝工程過程當中通常側重於施工進度的管理，但是忽視檔案管理工作，導致工期以及檔案資料不夠同步。受物力資源以及人力資源的影響，同時考慮到建築安裝工程的施工周期比較長這壹特點，設計檔案的環節就應當考慮檔案管理工作，確保檔案覆蓋工程的各個步驟。
第三，信息化意識落後。庫房壓力可以說是建築安裝工程在檔案管理環節的重要問題，壹方面需要解決方案減輕庫房壓力，另壹方面需要增加信息存儲的途徑。傳統上使用紙質材料存儲檔案，容易出現破損或者是老化問題，同時檔案保護的措施比較有限，檔案丟失問題屢見不鮮。在此過程當中，檔案管理工作人員的重視程度也不夠強。檔案管理的自動檢索效率較低，檔案工程缺乏***享性以及系統性，信息化手段單壹。與此同時管理人員往往各自為政，資源無法有效***享，部分原始檔案仍然停留在工作人員進行手工檢索階段。
2建築安裝工程檔案信息化管理的優化控制措施
第壹，加強檔案信息化建設。對建築企業的檔案庫房而言，雖然都安裝密集架，不過還未能實現真正的自動化控制。通過應用自動化控制系統，在檔案信息化系統當中明確檔案的存放位置。借助於這壹途徑，檔案管理工作人員就可以使用計算機來對工程檔案進行控制與操作，同時提高檔案利用的效率。企業應當嘗試應用新型管理軟件，從而及時實現檔案***享，降低資金以及人力方面的投入，從而深層次處理檔案管理過程當中發生的問題，集中匯編加工庫房當中的資料。除此之外，企業還需要進壹步擴大檔案管理的內涵，從而實現不同部門之間的資源交流，為企業的各種決策提供信息服務。除了技術方面的改進之外，建築按照企業需要轉變意識。在嚴格把關建築安裝工程的同時，施工單位也應當高度重視檔案管理工作，通過集中管理以及完善檔案制度等途徑來構建起完善系統的檔案管理網絡。在此過程當中需要做好檔案材料形成以及整理的監控工作，確保收集得到的檔案材料完整真實，從而為信息化管理提供前提條件。
第二，改進信息化管理系統。建築安裝企業應當升級完善已有的檔案信息化系統。當前情況下，很多檔案管理軟件的應用範圍都比較廣泛，泛著這些軟件的通用性不夠理想。壹方面這些軟件的數據存儲格式以及存儲形式有著非常大的不同，另壹方面在存儲數據過程當中應用的數據庫類型往往也各不相同。當前建築安裝企業應用的軟件通常都可以完成系統登陸還有檔案信息的刪除、增加、修改以及查詢等功能，不過仍然未能實現數據交換這壹關鍵問題。這樣壹來就導致系統無法將來源不同的信息數據以統壹方式來儲存到數據平臺當中從而實現檔案的***享。這就要求建築安裝企業在分析自身檔案管理特點的前提下，開發獨立專門的信息化檔案管理系統，通過系統的開發應用實現不同檔案數據之間的交流與互動，同時在充分利用網絡技術的基礎上來實現網絡化檔案管理。
第三，提高工作人員能力。檔案管理工作的專業性、復雜性以及準確性要求都比較高，因此工作人員壹方面需要掌握檔案管理專業知識，另壹方面還需要熟悉相關學科知識。只有檔案管理工作人員不斷優化自身的業務能力、知識結構以及綜合素質，改進算機設備的操作技能和應用水平，才可以不斷提高檔案管理的信息化水平。這就需要建築按照企業通過不定期或者是定期方式來進行培訓，通過專家講解或者是專項講座的方式，讓工作人員通過培訓不斷改進自身綜合能力。在此過程當中，企業也應當建立配套的考核方式，同時在考核標準當中對檔案收集時間、質量以及技術等做出明確的規定，從而確保工作人員可以用優質合理的方式來完成檔案管理。總而言之，建築安裝工程的檔案對於施工管理有重要價值，檔案管理需要綜合考慮各個方面的因素，充分發揮信息化技術的優勢，提高檔案管理的系統化以及現代化水平，從而為工程管理提供可靠的依據。
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