背景調查的形式也有很多種，可以是在提前通知候選人並在其同意下進行的公開調查，也可以是非正規形式的調查，通過電話或郵件等形式。不管怎樣，背景調查並非是不信任候選人而進行的，獵頭要與候選人溝通清楚。
通常，獵頭可以讓候選人提供幾個進行背調的對象，可以是現在的同事或是上級領導、以前的老板、客戶。可以讓候選人先約好時間再進行調查。同時要註意，不論對方的回答是否與候選人提供的資料有出入，獵頭都有對調查內容進行真實的記錄。
如果出現很大差異，可以建議候選人再提供其他調查對象，以便獲得真實信息；如果仍存在很大差異，獵頭也要做到公證以對，客觀準確地將調查結果傳達給企業客戶，並由企業客戶其判斷。如果企業方覺得沒有問題，獵頭要提醒對方可能帶來的不良後果，同時要及時準備好後備候選人。
對候選人進行的背景調查最好是在對其進行面試後、向企業推薦人之前，這樣有便於獵頭對候選人進行第壹次審核，同時可以將背景調查的結果與推薦報告壹起交給HR。