BI系統可以說是企業信息化管理中末端產品。為此在上BI項目之前，企業需要先梳理壹下企業的現狀，做好相關的準備工作。只有如此才能夠提高系統的成功率和效果。那麽具體需要做哪些準備工作呢？且聽筆者壹壹道來。
壹、電子文檔數據的整理
BI項目的主要功能就是數據的分析與挖掘。巧婦難為無米之炊。如果沒有充足的數據，那麽即使再好的BI系統也無用武之地。為此企業在做BI系統之前，比較關鍵的壹個步驟就是電子文檔數據的整理，特別是如果企業有多種格式的電子文檔數據，如有Excel表格、又有數據庫系統的，此時需要進行壹壹梳理。如果以前還有書面的數據，如壹些檢驗單據等等，那麽最好也需要先轉化為電子文檔的數據。
在這裏不少企業會有壹個誤區。認為這些數據等到BI項目開始時再整理也來得及。其實這是不對的。因為對於BI項目來說，時間就是金錢。現在不少BI實施顧問都是按時間來進行收費的。如果讓實施顧問來幫助企業整理這些基礎數據，那麽企業BI項目的實施成本會像夏季的溫度壹樣，很快的往上漲。為此這些基本型的基礎數據的整理，最好還是在BI項目開始之前就做好。
BI項目開始時，實施顧問只需要檢驗這些數據的合理性。然後對不合理的地方進行調整即可。也就是說，這個基礎數據的整理，不能夠占據過多的項目時間。當然這並不是否認基礎數據的重要性。這些基礎數據對於BI系統來說，就好像是血液。沒有他們，BI系統將無用武之地。但是這裏需要強調的是，基礎數據的整理相對來說是比較簡單的，企業壹般可以自主的完成。如果讓實施顧問將時間花在這個上面，有點不值。
二、分析結果的梳理
在上BI系統之前，企業還應該對需要得到的分析結果進行確認。簡單的說，就是讓BI系統能夠產生哪些分析結果。如存貨周轉率分析、交貨及時率分析、不良品率分析等等。在系統上線之前，將這些需要的分析結果梳理出來，有很多好處。
1、便於整理電子文檔的數據
這些結果都不是憑空而來的，而是需要基礎數據的支持。如需要分析存貨周轉率，那麽可能還需要上壹年的數據。因為前後兩年指標的對比，才可以發現背後的問題。總之只要涉及到前後數據的對比，那麽企業準備的就不只是本年的數據，對於上壹年的基礎數據也需要進行整理。如果前後兩年的數據格式不壹致，還需要進行調整等等。筆者再次強調壹次，巧婦難為無米之炊。在上BI項目之前，需要先確認目標。然後根據目標來整理所需要的基礎數據。這同時也可以縮小基礎數據的整理範圍。
2、便於後續軟件選型
什麽樣的軟件適合企業的情況呢？或者說哪個系統能夠基本上實現企業的現有需求，而不需要進行過多的二次開發呢？要回答這個問題，企業必須先對自己的需要有壹個清晰的認識。簡單的說，就是對自己需要得到的結果有壹個明確的判斷。然後在後續系統選型時，就可以將這些問題拋給BI系統的售前咨詢顧問，看看他們能否結果。從減少項目成本與降低項目風險的角度講，在後續項目實施時應該盡可能的減少系統的二次開發的數量。而要達到這個目標的話，最好就是要在選型時盡量選擇哪些具有現成分析模型的系統。[page]
3、便於對項目組與供應商進行考核
是否軟件順利上線，便是項目的成功呢？筆者認為不能夠這麽片面的認識。BI系統的成功，需要看預計的結果有沒有實現。因為很多企業雖然BI系統已經上線了，但是很多預期想要得到的結果仍然很難從BI系統中準確的得到。在這種情況下，能夠說這個BI項目成功了嗎？恐怕不能。那麽在後續的項目中，企業管理者如何對項目小組以及供應商實施團隊進行考核呢？這就需要企業有預期的目標。後續考核時，只要將這些目標進行壹壹核對即可。
那麽企業該如何來收集自己需要的結果呢？筆者認為，可以從如下幾個角度出發。
1、根據企業現在的工作
如不少企業都有周例會、月度年度總結會議等等。在這些會議上，各個部門都需要得出壹些報表。如到貨及時率分析報表、成本控制報表等等。這些就是現成的需求。以前是手工在操作，現在需要BI系統能夠自己完成。如果是年度報表的話，可能還有最近幾年銷售的變化情況分析報表等等。這些日常工作中需要用到的分析報表，就是我們在BI系統實施之前需要確認的目標。不過這些是最基本的目標。因為依靠手工可以完成的工作，在BI系統中可以說是小菜壹碟，是最基本功能。這些需求的確認難度也並不是很大。
2、需要收集企業想實現、但是依靠手工需求卻很難實現的內容
如有些企業，可能認為原材料市場波動比較大，對成本的影響也很大。以前由於工作量的限制，采用的都是先進先出或者月加權的成本計算原則，而沒有采用移動加權平均。從計算量來說，前面兩個成本的計算原則要比後壹個計算量少的多。但是從精確度的角度講，移動加權平均精確度更高，特別是在原材料市場價格波動比較大的情況下。在手工計算下，很少有企業采用移動加權成本計算原則。
現在企業有了BI系統，企業可能希望在成本分析采用的是移動加權平均的機制。企業要收集這些需求可能有壹定的難度。因為這些需求以前沒有實現過，可能還存在於理論上。不過實現這些需求才能夠體現BI系統的價值。故企業對於這些需求，也需要細心整理。不過在整理時，需要兼顧實現的可能性。不要過度的理論化，而在現實中根本無法實現。否則的話，就太虛了。
三、顯示格式的確認
同樣壹句話，在不同的人口中說出來可能會有不同的結果。同樣，BI系統中相同的分析數據，如果以不同的格式顯示出來，也會有不同的效果。為此在BI系統開始之前，還需要確認預計需要顯示的格式。註意，並不是所有的BI系統都可能夠以豐富多彩的格式來顯示相關的內容。
根據筆者的了解，很多企業傾向於Excle表格中的那些圖表。如餅圖、條形圖等等。
所以在BI系統中，這些是最基本的結果顯示方式。企業管理者需要整理出哪些分析結果需要以那種方式來進行顯示。這主要根據自己的習慣來確定。而不能夠讓對方的顧問牽著鼻子走。當然，如果經過比較，對方顧問提出的方式可能更加的合理，此時企業也需要轉變自己的觀念。筆者這裏強調的是，在項目實施過程中，企業應該掌握著主動權。
另外需要特別強調兩個方面的內容。壹是儀表盤。如企業可能有銷售業績的考核。有壹個目標值，有壹個實際值，然後通過儀表盤來直觀的顯示出來。這個顯示方式企業以前可能沒有用到過。不過在實際工作中確實很好用。不過並不是所有的BI系統都可以實現的。在選型時需要註意這方面的內容。二是圖表的鉆取功能。即從年度報表中可以鉆取到各個月份的數據、然後從各個月份的數據中也可以鉆取到每周的數據等等。鉆取功能可以方便用戶查詢更加具體的數據，直到最基本的原始數據。從而方便用戶的使用。
從以上的分析中可以看出，BI系統在實施之前有比較多的準備工作要做。筆者的建議是，在做這些準備工作時千萬不能夠偷懶。準備工作沒做好，供應商高興，企業頭疼。準備工作做的好，供應商頭疼，企業高興。