辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是將計算機、網絡協作等現代技術應用於傳統辦公形式的壹種新型辦公形式。辦公自動化是利用現代化的設備和信息技術來代替辦公人員的壹些傳統的手工或重復性的業務活動，高質量、高效率地處理辦公事務和業務信息，實現信息資源的高效利用，從而達到提高生產力、輔助決策、最大限度地提高工作效率和質量、改善工作環境的目的。
可以通過特定流程或特定環節與日常事務相銜接，提高公文流轉、審批、發布的效率，實現辦公管理和信息的標準化，降低企業運營成本。
辦公自動化(OA)是企業中除生產控制以外的所有信息處理和管理的集合。不同的用戶有不同的功能:對於企業高層領導來說，辦公自動化是壹個決策支持系統。它運用科學的數學模型，結合企業內/外部信息，為企業領導決策提供參考和依據；對於企業中的中層管理者來說，辦公自動化(OA)是壹個信息管理系統(IMS)，利用各業務環節提供的基礎“數據”，提取有用的管理“信息”，把握業務流程，降低業務風險，提高業務效率；辦公自動化(OA)是面向企業普通員工的事務/業務處理系統。辦公自動化為辦公人員準確、高效、愉快地工作提供了良好的辦公工具和環境。
中國辦公自動化技術的發展可以分為四個階段:
第壹階段:1980-1999，文檔辦公自動化。最早的辦公自動化是從Lotus12-3、WPS、MSOffice等單機辦公應用軟件開始的，實現了從手工辦公到計算機辦公的轉變，當時稱為“無紙化辦公”。壹方面實現了企業的信息交流和共享，另壹方面建立了企業審批和流程的雛形，從而形成了OA的概念。
第二階段:2000-2005年，協同辦公自動化。此階段以工作流為中心，在公文OA的基礎上增加公文流轉、流程審批、公文管理、會議管理、資產管理等實用功能。這壹階段的辦公自動化系統在實現個人辦公自動化的基礎上，完善了各職能部門之間的溝通和信息共享機制，建立了企業內部的協同工作環境，將辦公自動化擴展到企業的所有辦公機構，確保所有員工都能實現辦公自動化，並能根據各自的授權了解所需信息，完成自己的工作任務。
第三階段:2006-2010，知識型辦公自動化。隨著OA系統應用的逐步深入，企業和用戶的要求在不斷提高，辦公自動化系統的發展也衍生出新氣象，形成了以“知識管理”為主要思想，以“協作”為工作方式，以“門戶”為技術手段，整合企業內部信息資源的“知識型辦公自動化系統”。從這個意義上說，辦公實際上是壹個管理過程，電子商務時代帶來的企業交易的對象瞬息萬變，這就要求作為企業的辦公自動化系統提供足夠的靈活性和開放的交互能力。
第四階段:2011年後，智能辦公自動化。隨著企業組織流程的不斷固化和完善，知識的積累和應用，技術的創新和提升，最終的辦公自動化系統將徹底變革，壹個全新的“智能辦公自動化系統”將成為未來的發展方向。智能OA可以提供決策支持、知識挖掘、商業智能等服務，更註重企業的決策效率。
OA系統的三個特點:第壹，處理所有事情的自動化；第二，自動處理文件；第三，實現自動決策。
1，辦公門戶技術
門戶技術是壹種新技術，它將內容和應用集成在壹起，隨意創建壹個統壹的協作工作場所。信息門戶技術提供了壹個個性化的信息集成平臺和壹個可擴展的框架，可以根據需要集成全方位的信息資源，使應用系統、數據內容、人員和業務流程能夠進行交互。在辦公自動化系統中，門戶網站和門戶系統是兩種常見的表現形式，如根據企業需求建立的企業門戶系統、利用不同技術建立的基於門戶技術的電子辦公系統、根據不同需求建立的門戶網站。
2、信息交換、文件傳輸、傳輸加密技術
信息資源共享是辦公自動化系統的重要內容。為了提高辦公自動化的效率，需要構建壹個統壹、安全、高效的OA系統信息資源交換平臺。信息交換平臺由集中式數據交換服務器和各種數據接口適配器組成，提供壹套規範、高效、安全的數據交換機制，解決數據采集、更新、匯總、分發、壹致性等數據交換問題，解決順序查詢、公共數據訪問控制等問題。
3.業務協作機制
數字化、網絡化、信息化是辦公自動化發展的趨勢，多維度、多領域的“協同辦公”是辦公自動化發展的新方向。簡單來說，協同工作就是很多人相互合作，完成同壹個工作目標。按照這種理解，為了實現辦公自動化中各種業務信息的交換、組合和信息共享，可以認為是協同工作。
4、工作流技術、決策技術
工作流技術的概念是在生產組織和辦公自動化領域形成的，是計算機應用領域壹個新的研究熱點。WfMC(Work flow management Coalition)將工作流定義為壹種能夠完全或部分自動執行，並按照壹系列過程規則、文檔、信息或任務在不同執行者之間傳遞和執行的業務過程。工作流實現的三個基本步驟是映射、建模和管理。
在辦公自動化系統中，工作流技術的實施主要通過工作流管理系統來實現。工作流管理系統是壹個軟件系統，它在計算機技術的支持下完成工作流的定義和管理，並根據計算機中預先定義的工作流邏輯來推動工作流實例的執行。工作流管理系統將現實世界中的業務流程轉換成某種計算機化的形式表示，並在這種形式表示的驅動下完成工作流的執行和管理。
1，節約工作成本，方便文件流轉管理。
與過去紙質文件的審核方式相比，OA系統通過處理收發文件和享受信息資源，可以節省大量紙張，降低辦公成本。領導可以直接在OA系統上閱讀、審批和修改電子文件，並保留閱讀和修改的痕跡，解決了過去因反復修改草稿文件而浪費大量紙張的問題。而且電子文檔可以在OA系統上同時流轉給多人，縮短了文檔流轉的周期，消除了紙質文檔丟失的可能。
2、方便檢索，推廣信息* * *
OA系統中的公文、公共信息、通知等功能模塊是各部門共享信息資源的平臺。員工可以通過OA系統及時了解醫院的最新信息，有利於部門之間的溝通與合作。OA系統上強大的條件檢索功能，為員工快速查找文件資料提供了極大的便利，解決了過去花費大量時間查找紙質文件的問題，提高了收集文件資料的效率。
3.增強監管能力，提高行政管理水平。
OA系統可以及時有效地監控各部門和員工的作息時間、跑卷情況以及會議室、車輛、辦公用品的使用情況，具有督促監督、自動提醒的功能。壹方面可以防止業務處理時間的拖延，另壹方面有利於管理員的整體監控，及時發現問題並及時協調解決。另外，在OA系統上處理的流程步驟都有審批的痕跡，可追溯，方便日後參考和管理。
4.提高工作效率，打造優秀的團隊意識。
OA系統的信息傳遞、日程安排等功能模塊，大大提高了員工之間的協作效率和溝通能力，打造了壹支凝聚力強、工作效率高、反應能力快的優秀團隊。通過建立工作論壇等模塊，及時有效地加強了領導與員工之間、員工之間的溝通與互動。員工取長補短，* * *互相學習，* * *共同進步，促進了業務水平的提高，增強了團隊合作精神。
5.實現辦公自動化，建立科學的管理模式。
OA系統的使用全面促進了辦公自動化。借助先進的計算機和網絡信息技術，實現了辦公業務的高效、安全、規範處理，大大提高了工作效率和服務質量。同時為各級領導進行宏觀管理提供高效便捷的服務，為科學決策提供參考，從而構建科學的管理模式。