企業檔案管理發展趨勢有哪些
近年來，隨著經濟全球化日益加速、對外開放程度不斷加深，我國國有企業紛紛?走出去?，在境外投資設廠、開展業務，從而產生了大量境外檔案。下面是我為大家分享企業檔案管理發展趨勢有哪些，歡迎大家閱讀瀏覽。
壹、法規遵從
法規遵從(Regulatory Compliance)是指企業在業務活動中，要遵守各項法律法規和規章制度，而且能證明自身確實遵守了相關要求。檔案記錄了企業各項業務活動的依據、過程和結果，是企業守法、合規、誠信經營的可追溯性證明。實現法規遵從要求企業依法、有效地管理檔案，保證信息的真實性、完整性、可用性和安全性，為企業活動提供合法性證明。
對法規遵從的強調，始於美國的《薩班斯法案》。2001年，包括安然能源、冠群電腦、世界通訊、施樂公司等在內的多家美國大公司，相繼爆出偽造文件、銷毀檔案、進行財務欺詐的醜聞。為了重拾投資者信心，加強對企業的監管，2002年，美國國會通過《上市公司財務改革和投資者保護法案》(又稱《薩班斯法案》，Sarbanes-OxleyAct)，對在美上市公司的文件存檔作出了嚴格規定，強調通過審計檔案來審計企業行為，以實現對企業的監管。《薩班斯法案》規定，如果公司故意銷毀、偽造文件、檔案，將被處以罰款或最高20年的監禁。此後不久，美國證券交易委員會(SEC)對摩根斯坦利、美林、城市銀行和德意誌銀行等券商處以巨額罰款，原因即是這些公司的電子郵件保存不全。[1]2004年，巴塞爾銀行監管委員會通過針對金融業的?新巴塞爾資本協定?(New Basel Capital Accord)，對企業信息備存與電子舉證機制的建立進行了規範。2008年，我國財政部、證監會、審計署、銀監會和保監會聯合頒布《企業內部控制基本規範》，對企業信息的真實完整、文件的存儲和保管提出了要求。
上述法規有三個基本要求：壹是數據存儲(Storage)。要求企業的數據必須真實、完整地保存起來，直至法規和政策所規定的期限結束;數據保存期間，必須從技術上保證其不被修改和刪除。二是安全利用(Access)。企業應充分保護數據中的隱私和情報成分，同時數據應該在安全存儲的前提下被安全利用。三是審計(Account)。要求企業保留數據主體，同時對數據的訪問過程進行封存，滿足法規和政策的審計要求。法規遵從對企業檔案管理提出了新的嚴格要求，也督促公司管理層更加重視檔案管理。
二、資產化
資產是指對過去的交易或事項形成的、由企業擁有或控制的、預期會給企業帶來經濟利益的資源。檔案的信息、知識屬性決定了其經濟價值，尤其是在知識經濟時代，檔案作為企業無形資產的地位更加凸現。國際標準ISO15489《信息與文獻?文件管理》指出：?文件是有價值的信息資源和重要的企業資產。?國際標準ISO30300《信息與文獻?文件管理系統?基礎和術語》進壹步明確：?文件作為壹種信息資源，是組織智力資本的壹部分，因此也屬於組織的資產。?我國檔案行業標準DA/T42《企業檔案工作規範》也強調：?企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。?
在實踐中，1992年上海海洋地質調查局在參與組建?上海石油天然氣公司?時，以其東湖油氣田勘探階段所獲得的檔案估價1.2億元作為註冊資本認繳。[2]2000年歐盟估計，歐盟各國政府以電子文件為主體的信息資源蘊涵了4700億歐元的價值。[3]2000年英國發布了《信息資產登記》和《評估信息資產：政府組織機構電子文件的鑒定》，用於英國聯邦政府機構對包括檔案在內的信息進行資產登記和評估。2008年全國人大代表、富潤控股集團有限公司董事局主席趙林中提出：要像?離任財務審計?壹樣，對黨政機關、企事業單位法定代表人進行?離任檔案審計?，並納入《檔案法》。[4]將檔案視為資產，進行登記、評估和審計，將成為企業檔案管理的重要趨勢之壹。
三、企業文化
壹流企業做文化，二流企業做技術，三流企業做產品。我國企業要做大做強，做成百年基業的卓越公司，必須努力培育良好的企業文化。而企業文化的培育離不開良好的檔案管理。檔案是企業歷史的沈澱物，是公司文化的固化物。世界許多知名企業，如美國電話電報公司、福特汽車、IBM 、西門子、巴斯夫、拜耳等，都十分重視檔案管理，重視對企業歷史的研究。這些公司的檔案館還收藏了大量具有文物價值的產品、紀念品等，兼具公司博物館和工業文化遺產陳列館的功能。[5]我國許多企業檔案部門也越來越重視挖掘企業歷史與文化，弘揚公司的優秀傳統、增加公司的歷史積澱、提高公司的文化氣質，促進公司競爭力提升和可持續發展。
四、標準化
標準化是人們在生產建設活動中，廣泛地將科學研究成果和生產實踐經驗進行總結，形成***同準則，並加以普遍推行的活動。標準化內涵著統壹、簡化、協調和最優化的基本原理。推行標準化是大規模社會化生產的基本要求。多年來，我國企業檔案界壹直強調推行標準化，但實際工作中，主要遵循的是國家標準和行業標準，而較少關註國際標準。隨著經濟全球化、經營跨國化，采用國際標準成為現代企業的基本趨勢和必然要求。而且，許多國際標準反映了某壹領域內的先進理念和最佳實踐，卓越企業應該以權威的國際標準為指引。
檔案管理領域的國際標準主要由ISO/TC46/SC11(國際標準化組織檔案/文件管理分技術委員會)負責制訂。目前，ISO/TC46/SC11制訂的以下標準值得企業檔案部門關註：ISO30300《信息與文獻?文件管理系統?基礎和術語》、ISO30301《信息與文獻?文件管理系統?需求》、ISO15489《信息與文獻?文件管理》、ISO23081《信息與文獻?文件管理過程?文件元數據管理》、ISO26122《信息與文獻?用於文件的工作過程分析》、ISO13028《信息與文獻?文件數字化實施指南》、ISO 13008《信息與文獻?數字文件的轉換和遷移流程》和ISO16175《信息與文獻?電子環境下文件管理原則與功能需求》等。
五、組織記憶
?記憶?原為生物學、心理學概念，是指個人在日常生活過程中有意識或無意識地對其經驗、事物等的保存和再現。記憶是壹個人生存和成長的基礎。後來，社會學家提出了?集體記憶?社會記憶?的概念。集體記憶是所屬群體***同的精神財富、文化紐帶。上世紀末，?記憶?被引入檔案學領域。1996年加拿大檔案學家特裏?庫克在第十三屆國際檔案大會上指出，全世界檔案人員仍然在建造記憶宮殿。2000年第十四屆國際檔案大會上，西班牙國王胡安?卡洛斯指出：?檔案館是保存人類記憶的各種表現形式，保存社會記憶、個人記憶的最權威場所。?[6]2004年第十五屆國際檔案大會主題即為?檔案、記憶和知識?。ISO15489提出，文件給組織帶來的收益之壹即是?維護組織記憶、個人記憶或社會記憶?;ISO30300也強調，實施文件管理系統的目標之壹是?維護企業或集體記憶並承擔社會責任?。
管理學界也提出了?組織記憶?的概念。組織記憶是指將過去的知識應用於現在的活動，並以此來提高組織的業務水平，其本質上就是企業的經驗性知識、歷史性知識。組織記憶與組織智能、學習型組織、人工智能、知識管理系統、組織和個人發展等概念密切相關，甚至等同於知識管理。王兆祥等指出：?企業記憶系統是指企業內部通過識記、保持、回憶等方式，積累和保持知識的系統。它主要由以下要素組成的：企業內全部成員的大腦，文件、合同、檔案資料、圖書、電腦存儲器等各種形式的信息存儲介質等。?[7]可見，檔案是組織記憶重要的組成部分，傳承組織記憶應該成為企業檔案管理的重要目標。從組織記憶的角度審視檔案，為企業檔案管理提供了新的思路。
六、知識管理
在當今知識經濟時代，知識是唯壹有價值的資源，知識管理是企業管理的基本範式。知識管理有兩種基本模式：壹是編碼化模式(Codification Mode)，強調借助信息技術構建知識庫，通過?人?文檔?人?途徑，實現對顯性知識的管理與開發;二是人性化模式(Personalization Mode)，強調投資於人力資源，培養知識交流氛圍，通過?人?人?途徑，實現對隱性知識的***享與利用。檔案是企業顯性知識的?沈積容器?和隱性知識顯性化的?編碼工具?。編碼化知識管理本質上是壹種知識化的、高級的檔案管理。早在1994年，特裏?庫克就提出，檔案工作者應該從實體保管者向知識提供者過渡。2002年，張斌提出：?企業檔案是企業重要的知識資源，企業檔案管理是企業知識管理的重要內容。?[8]2007年，徐擁軍進壹步提出?檔案知識管理模式?(?以知識管理為導向的檔案管理?和?以檔案管理為基礎的知識管理?)，認為檔案管理應該向知識管理方向創新、拓展，知識管理可以從檔案管理切入、起步。[9]
早幾年，由於忽視檔案管理，知識無法固化，許多公司的知識管理失敗了。近年來，越來越多的知識管理經理認識到，知識管理要落地，離不開檔案管理。另壹方面，許多企業檔案部門也更加積極地參與知識管理，有的甚至成為公司知識管理的主導者或牽頭單位。當前，企業檔案管理在完成從實體管理到信息管理的發展後，正經歷著從信息管理到知識管理、從知識管理向知識服務的'過渡。
七、集成管理
集成是指將壹些孤立的事物或元素通過某種方式集中在壹起，產生聯系，從而構成壹個有機整體的過程。集成管理是為實現系統目標而進行的縱向與橫向的整合與優化。企業檔案管理領域的集成包括以下幾個層面：(壹)資源集成，包括文件與檔案的集成(壹體化)、圖書情報和文檔的集成(壹體化)、結構化數據和非結構化數據的集成。未來企業將不再嚴格區別文件與檔案、圖書情報與檔案、結構化數據與非結構化，而是將它們都視為信息資源(信息內容)予以統壹管理。(二)系統集成，即檔案管理系統與業務系統的集成。先期主要構建業務系統與檔案管理系統的接口，實現業務系統的數據自動歸檔於檔案管理系統;最終將實現檔案管理系統與業務系統的無縫銜接。部分企業也可以不建設單獨的檔案管理系統，而是將檔案管理功能嵌入業務系統中。(三)流程集成，即將文件/檔案管理嵌入業務流程中，以文件/檔案信息流支撐業務流。(四)標準集成，即將文件/檔案管理納入ISO9000質量管理體系、ISO14000環境管理體系、OHSAS18000職業健康安全管理體系、ISO27000信息安全管理體系。
八、風險管理
隨著科學技術飛速發展和全球化快速推進，人類社會已經步入壹個充滿不確實性的?風險社會?。無論是自然災害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海嘯，還是人為災難，如2001年?9.11?事件、2003年伊拉克戰爭，都嚴重損毀了大量珍貴的檔案，帶來無法挽回的損失。?9?11?事件之後，世貿大樓許多公司因為業務數據全部被毀，沒能再恢復運營，而摩根斯坦利公司因為在新澤西州建有備份系統，第三天就恢復了營業。[10]可見，加強檔案風險管理十分必要。
2001年，ISO15489就強調對文件風險進行評估、分析與應對。2004年，國際文件管理與行政工作者協會(ARMA)出版了《文件與信息的風險管理》，為各國文件管理人員提供風險管理方法論指導;歐洲數字保護中心(DCC)和歐洲數字保護(DPE)課題組研制了《基於風險評估的數字倉儲審計方法》。2009年，我國DA/T42要求：?制定檔案管理應急預案。對可能發生的突發事件和自然災害，企業應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統、數據的維護、防災和恢復，應制定應急預案。?構建檔案風險管理體系、制定檔案管理應急預案，已經成為現代企業檔案工作的重要壹環。
九、境外檔案監管
近年來，隨著經濟全球化日益加速、對外開放程度不斷加深，我國國有企業紛紛?走出去?，在境外投資設廠、開展業務，從而產生了大量境外檔案。由於諸多原因，許多國有企業境外檔案監督不力、管理混亂，導致大量國有資產流失，國家核心經濟秘密頻繁外泄，企業經營風險急劇增加。為此，2005年，國家檔案局印發了《關於加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見》，要求?母體公司要逐步建立和完善駐外機構和境外企業檔案工作管理體制?。2009年，國資委和國家檔案局印發了《關於進壹步加強中央企業檔案工作的意見》，其中強調要?加強境外企業和機構的檔案管理?。
由於國有企業境外檔案的特殊性、境外檔案工作所處環境的特殊性，尤其是境內外檔案法律、制度、語言、文化、傳統等方面的差異性，給國有企業境外檔案監管帶來了特殊挑戰，提出了特殊要求。為此，國有企業境外檔案監管應遵循兩項基本原則雙重遵從?(同時遵從中國和所在國家或地區的檔案法律法規)、?雙向包容?(相互包容中國和所在國家或地區的檔案文化傳統);把握三個關鍵控制點?境外文件歸檔範圍與保管期限表的確定，覆蓋全球的檔案管理系統的構建，境外檔案向境內移交方法的選擇。
十、雲計算和大數據
雲計算(CloudComputing)和大數據(Big Data)是當前信息化發展的兩大重要趨勢，對各行各業都將產生深遠影響。和企業其他活動壹樣，檔案管理必須適應雲計算和大數據的特點與要求，進行思想理念、業務模式與管理方式的變革。壹是檔案概念的泛化。即樹立?大檔案觀?，將壹切具有保存價值的信息記錄視為檔案，而不論其所處過程、載體、類型、格式、保存期限如何。這意味著，凡記錄皆檔案，文件產生?壹瞬間?即是檔案。二是檔案雲平臺的建設。即基於?雲架構?，打造覆蓋企業各個部門、系統和業務的統壹、高效檔案資源管理與服務平臺。三是檔案存儲與知識挖掘。大數據的核心應用之壹是預測，而預測依賴於歷史數據的積累和挖掘。這就對檔案的海量存儲和知識挖掘提出了更高的要求。企業檔案工作的重心將從?數字化?轉變為?數據化?。四是檔案安全問題更加嚴峻與復雜。
解釋：
[1]朱偉壹.摩根斯坦利為何與電子郵件過不去[N].南方周末，2006-06-22
[2]宋興等.東海平湖油氣田勘探階段資料和成果價格評估方法的探討[J].中國地質礦產經濟，1994(2)：27-29
[3]徐擁軍等.發展信息內容產業的意義與對策[J].科技管理研究，2006(11)：184-185
[4]趙林中代表：法人?離任檔案審核?應納入《檔案法》[EB/OL]./misc/2008-03/09/content_7751760.htm.2014-01-
[5]張斌等. 德國企業檔案館的發展及其啟示[J]. 檔案學研究，2012(2):89-92
[6]第十四屆國際檔案大會上西班牙國王胡安?卡洛斯致詞[A]//第十四屆國際檔案大會文集[C].北京：中國檔案出版社，2002：7-8
[7]王兆祥等. 淺談企業記憶系統的不足與彌補[J].商場現代化.2006(7)：63-64
[8]張斌等.知識資源管理：企業檔案工作改革的新思路[J].中國檔案,2004(10):37-39
[9]徐擁軍.企業檔案知識管理模式?基於雙向視角的研究[M].北京：中國人民大學出版社，2009
[10]馮惠玲等.電子文件風險管理[M].北京：中國人民大學，2008:12
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