1、準確反映企業的成長歷程
檔案記錄著企業成長的點點滴滴，何時成立，何時擴張，戰略目標調整等等都可以從企業檔案中找到答案。企業發展何時平穩、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規律和解答。
2、防患企業知識產權外泄
企業檔案無不涉及商業機密和知識產權，如果沒有統壹管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統壹管理，而且還有要保密意識。
3、決策制訂的參謀和幫手
企業做決策、出方案，往往都要查找歷史數據，它為企業重要決策發揮了查考依據和參考憑證的作用，提供了詳實可信的原始資料，促進了企業生產發展。
4、企業文化的活標本
企業文化是員工思想意識在企業制度規範、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。做好檔案管理的企業，在整理完善企業文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規範、行為準則梳理、補充、完善，企業文化的基本內容就有了。再結合企業發展史上的重要事件的整理、以及好的員工代表的事跡總結，企業文化就豐富起來了。
5、企業宣傳的資料庫
檔案管理好的企業需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作。檔案管理好的企業，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業影響力有百利而無壹害。